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高校人事制度改革加速推進(jìn)，人事管理工作量和難度不斷增大，是否需要推動(dòng)信息化建設(shè)已經(jīng)不再是問(wèn)題，讓高校人事和信息化管理部門(mén)最為困擾的是如何進(jìn)行高校人力資源管理系統(tǒng)選型。許多高校在人力資源管理系統(tǒng)選型中投入了大量時(shí)間、資源和精力，但系統(tǒng)上線之后卻沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，管理效率沒(méi)有得到有效提升，甚至還需要花費(fèi)更多的時(shí)間去維護(hù)系統(tǒng)。
適合的才是最好的，那么，究竟該如何從眾多的廠家中選擇適合自己的人力資源管理系統(tǒng)呢？這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是，究竟什么才是適合的，什么是必須避免的。避開(kāi)誤區(qū)雖然不能確保成功，卻能過(guò)濾掉大多數(shù)輕易的失?。幻鞔_適合的，才能讓選擇把握住方向。那么，我們來(lái)談一談高校人力資源管理系統(tǒng)選型時(shí)的常見(jiàn)誤區(qū)。
誤區(qū)一：定制開(kāi)發(fā)是最合適的
誠(chéng)然，定制開(kāi)發(fā)有很多“看上去很美”的優(yōu)勢(shì)，用戶(hù)需要什么，基本上就開(kāi)發(fā)什么，個(gè)性化需求得到充分滿(mǎn)足；由于業(yè)務(wù)針對(duì)性強(qiáng)，操作的友好度與易用性也會(huì)很強(qiáng)，初期推廣見(jiàn)效迅速。
但是，選擇定制開(kāi)發(fā)的人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，你必須清楚幾個(gè)問(wèn)題。其一，人力系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程管理是極為復(fù)雜的課題，從用戶(hù)的原始需求到產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)，中間包括需求調(diào)研、需求分析、設(shè)計(jì)、代碼、測(cè)試等一系列過(guò)程，涉及到多種專(zhuān)業(yè)崗位，無(wú)論是自行開(kāi)發(fā)還是外包開(kāi)發(fā)，都不太可能在一個(gè)項(xiàng)目上配齊所有專(zhuān)業(yè)角色，所以，對(duì)需求的理解、架構(gòu)設(shè)計(jì)、代碼質(zhì)量以及系統(tǒng)穩(wěn)定性都無(wú)法與成熟的商業(yè)產(chǎn)品相比。其二，在現(xiàn)在的改革背景下人事管理需求必然不斷變化，而應(yīng)對(duì)變化正是定制開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，因此，隨時(shí)應(yīng)變升級(jí)改造系統(tǒng)是你應(yīng)該做好的心理準(zhǔn)備，而你也需要準(zhǔn)備錢(qián)。其三，定制開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的后期維護(hù)成本高，高校自身基本不可能進(jìn)行維護(hù)，事無(wú)巨細(xì)都需要開(kāi)發(fā)方進(jìn)行維護(hù)，因此，你還是得準(zhǔn)備充足的資金讓開(kāi)發(fā)方來(lái)替你維護(hù)。
定制化開(kāi)發(fā)最適用的是個(gè)性化極強(qiáng)并且模式固化的系統(tǒng)，比如教務(wù)系統(tǒng)。
誤區(qū)二：將高校人力資源管理系統(tǒng)定位于數(shù)字化校園的一個(gè)模塊
數(shù)字化校園一體化建設(shè)有一個(gè)特點(diǎn)，就是信息的高度集成，將高校內(nèi)部教學(xué)、辦公、學(xué)工服務(wù)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)集成在一起。高集成性帶來(lái)了非常明顯的優(yōu)勢(shì)，比如數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)處理結(jié)果按權(quán)限實(shí)時(shí)共享，數(shù)據(jù)來(lái)源唯一、避免重復(fù)輸入、降低數(shù)據(jù)冗余，系統(tǒng)信息支持多路徑查詢(xún)等。
但集成也帶來(lái)了另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)對(duì)多個(gè)子系統(tǒng)的集成程度越高，系統(tǒng)就越龐大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)就越復(fù)雜，那么系統(tǒng)調(diào)整的難度就越大，即使表面上看來(lái)非常細(xì)微的一個(gè)調(diào)整也可能引發(fā)到系統(tǒng)內(nèi)部非常復(fù)雜的、涉及非常多的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的調(diào)整。
如果不考慮高校人事管理的重要性與復(fù)雜性，將人力資源管理系統(tǒng)系統(tǒng)定位于簡(jiǎn)單的信息記錄和工資核算，在數(shù)字化校園建設(shè)中順帶包含進(jìn)去，確實(shí)是一種簡(jiǎn)單的解決方案，但事實(shí)絕非如此。比如，某國(guó)內(nèi)知名高校信息化服務(wù)商，為高校提供智慧校園解決方案，其系統(tǒng)中內(nèi)置了非常多的表格，為了達(dá)到高集成要求，表格之間都是相互關(guān)聯(lián)的。同樣，HR模塊也涉及了很多表格，HR表格也是和數(shù)字校園中的財(cái)務(wù)、教務(wù)、辦公等多個(gè)模塊相關(guān)聯(lián)的，調(diào)整HR表格的時(shí)候，也就必須對(duì)相關(guān)聯(lián)的表格進(jìn)行調(diào)整，后期維護(hù)工作量極大，也極易產(chǎn)生錯(cuò)誤。
實(shí)際上，人事業(yè)務(wù)同高校財(cái)務(wù)、教務(wù)等部門(mén)的集成度不是非常高，比如最緊密的集成來(lái)自于工資發(fā)放之后人工成本的財(cái)務(wù)科目和成本中心的歸集，類(lèi)似業(yè)務(wù)一個(gè)月做一次就足夠了。而且，人事管理對(duì)高校運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的支撐，不是體現(xiàn)在直接的、表面的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)上，更重要的是將高校戰(zhàn)略和文化內(nèi)化到人力資源管理的各個(gè)方面之中。
如果從數(shù)字化校園中相對(duì)獨(dú)立出來(lái)，由人事部門(mén)主導(dǎo)人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)，隨之而來(lái)的擔(dān)憂(yōu)則是系統(tǒng)兼容性問(wèn)題，即與數(shù)字校園或其他信息系統(tǒng)能否對(duì)接。這在高校信息化建設(shè)早期的確是個(gè)大問(wèn)題，但隨著大量集成開(kāi)發(fā)平臺(tái)和開(kāi)發(fā)技術(shù)的出現(xiàn)、高校信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累，兼容性問(wèn)題已經(jīng)得到較好地解決。
比如，軟件接口技術(shù)是一種重要的集成實(shí)現(xiàn)方式。一般來(lái)說(shuō)，軟件接口分為兩種，一種是數(shù)據(jù)接口，另一種是編程接口。所謂數(shù)據(jù)接口就是能夠?qū)⒁粋€(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到另一個(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊中，所謂編程接口則是一個(gè)系統(tǒng)可以通過(guò)編程調(diào)用另一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。對(duì)于很多高校比較關(guān)注的人力資源管理系統(tǒng)與數(shù)字化校園的接口，主要包括與財(cái)務(wù)的接口以及向其他業(yè)務(wù)推送組織人員數(shù)據(jù)，這些通過(guò)現(xiàn)在的軟件接口技術(shù)都能夠非常圓滿(mǎn)地實(shí)現(xiàn)。
誤區(qū)三：只關(guān)注目前的應(yīng)用范圍
隨著事業(yè)單位改革以及人力資源管理的發(fā)展，高校人力資源管理系統(tǒng)的定位已經(jīng)不能僅僅自我局限為部門(mén)內(nèi)使用的輔助工具了，“就是管管人員信息和工資”的認(rèn)識(shí)越來(lái)越跟不上發(fā)展趨勢(shì)。
系統(tǒng)建設(shè)不能四面出擊、亂鋪攤子，要有計(jì)劃地分步建設(shè)，但這并不意味著人力資源管理系統(tǒng)選型時(shí)只考慮當(dāng)期應(yīng)用。人事系統(tǒng)建設(shè)有一個(gè)通行的準(zhǔn)則，叫做“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施”，但現(xiàn)實(shí)中各廠商往往為了競(jìng)爭(zhēng)需要，重點(diǎn)宣傳分步實(shí)施，誘導(dǎo)用戶(hù)只關(guān)注當(dāng)期應(yīng)用模塊，快速理清當(dāng)期需求就開(kāi)始建設(shè)，草草上馬之后，客戶(hù)才發(fā)現(xiàn)廠商的其它模塊根本不適合自己應(yīng)用。
高校人力資源管理系統(tǒng)本身就是一個(gè)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，目前市場(chǎng)上成熟的產(chǎn)品，會(huì)按照人才供應(yīng)鏈的邏輯，涵蓋人才管理全生命周期，至少包含一二十個(gè)模塊，數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流貫穿始終。高校必須從自身管理的現(xiàn)實(shí)需求和中遠(yuǎn)期目標(biāo)出發(fā)，規(guī)劃每一期的應(yīng)用內(nèi)容，這就要求供應(yīng)商產(chǎn)品具有完整的架構(gòu)。但是，行業(yè)綜合廠商包含在數(shù)字校園系統(tǒng)中的人事管理模塊遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這個(gè)要求。
誤區(qū)四：只考慮當(dāng)前固化的人事管理模式
高校作為典型的事業(yè)單位，國(guó)家對(duì)于人事管理具有統(tǒng)一的管理體系和模式，比較的固化和單一，有些高校人力資源管理系統(tǒng)選型中很容易只考慮到當(dāng)前固化了的管理需求，選型中特別青睞一些只做高校人事管理信息化的廠商。這些廠商確實(shí)具有高校業(yè)務(wù)特點(diǎn)明顯、操作簡(jiǎn)單明了、能夠很快使用起來(lái)的信息系統(tǒng)。但隨著國(guó)家對(duì)事業(yè)單位改革力度的加強(qiáng)，高校的人事管理體系、模式等也將隨之而調(diào)整，尤其是高校越來(lái)越具有人才管理的獨(dú)立權(quán)限，那么高校人事管理體系和模式勢(shì)必要結(jié)合現(xiàn)代人力資源管理理念，尤其是企業(yè)人力資源管理的成熟體系，而進(jìn)行調(diào)整甚至變革，對(duì)于那些只做高校人事管理信息業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)，由于缺乏企業(yè)用戶(hù)經(jīng)驗(yàn)，其系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候，就難以考慮到支撐這些變化和調(diào)整，也就有系統(tǒng)無(wú)法保障長(zhǎng)期持續(xù)應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)。而人力資源管理系統(tǒng)因?yàn)橛涗浟巳藛T的所有信息，歷史的延續(xù)性、數(shù)據(jù)的積累與準(zhǔn)確就非常的重要，一般而言建設(shè)人事系統(tǒng)需要考慮十年的持續(xù)應(yīng)用，因此就需要避免這種只考慮當(dāng)前固化人事業(yè)務(wù)的選型誤區(qū)。
