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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
eHR系統(tǒng)實施的特點及注意事項有哪些？要想通過eHR系統(tǒng)來提高企業(yè)的管理水平，光是選取一個好的或比較好的、適合本企業(yè)特點的人力資源管理軟件還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。人力資源管理軟件通常只是一個通用的系統(tǒng)框架，它提供諸如報表生成、查詢、宏，等等輔助工具來協(xié)助使用者工作。作為一種通用的系統(tǒng)，它適用于多種行業(yè)和企業(yè)的需要，能夠處理各種各樣包括規(guī)范的和不規(guī)范的、普遍存在的和特殊的、相對簡單的和錯綜復(fù)雜的情景。因此，實施中根據(jù)企業(yè)的實際情況和企業(yè)所在地的政策法規(guī)，進(jìn)行給這個骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸張地說，eHR系統(tǒng)項目成功與否的關(guān)鍵就在于這種被稱為實施過程添血添肉的工作。
由于eHR系統(tǒng)管理的是所有與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，信息量大，變化頻繁，內(nèi)部關(guān)聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認(rèn)、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，特別是工資計算不能有任何錯誤，因此，實施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于一般人的預(yù)計。根據(jù)實施經(jīng)驗，筆者認(rèn)為，為了最大限度地提高企業(yè)的人力資源管理水平，成功地實施eHR系統(tǒng)，需要特別注意以下七點：
1.主要領(lǐng)導(dǎo)的理解和全力支持
eHR系統(tǒng)的實施不只是人事部門或計算機(jī)部門的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確和及時，需要企業(yè)內(nèi)各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎(chǔ)上，根據(jù)先進(jìn)的人力資源管理理念，從程序到操作進(jìn)行全面改進(jìn)。所有這些工作，如沒有企業(yè)決策層的參與是很難實現(xiàn)的。
2.培訓(xùn)
要想使eHR系統(tǒng)真正地發(fā)揮應(yīng)有的效用，必須通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兲貏e是中高層領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和行為方式。要讓他們學(xué)會并習(xí)慣于通過系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經(jīng)驗。培訓(xùn)不光要使中高層領(lǐng)導(dǎo)明白采用eHR系統(tǒng)的好處，更重要的是使他們了解系統(tǒng)的功能和系統(tǒng)的運(yùn)行方式，學(xué)習(xí)軟件系統(tǒng)中蘊(yùn)涵的先進(jìn)理念，主動積極地反思現(xiàn)行的體系，探討改進(jìn)的方案。
3.改進(jìn)企業(yè)的相關(guān)制度和信息結(jié)構(gòu)
由于歷史的原因和條件的局限，很多企業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)制度、人事相關(guān)信息的組成和報表不盡合理和科學(xué)。而實施eHR系統(tǒng)正是一個非常好的契機(jī)來回顧本企業(yè)不合理、不科學(xué)或不符合國家相關(guān)法律和規(guī)章的地方，重新合理地組織人事相關(guān)信息和報表，從而減少企業(yè)運(yùn)行的潛在風(fēng)險，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實施人力資源軟件不應(yīng)只是單純地將現(xiàn)行的制度和報表計算機(jī)化，而是應(yīng)該充分地回顧本企業(yè)的相關(guān)政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進(jìn)的建議報告給企業(yè)的決策領(lǐng)導(dǎo)并爭取付諸實施。
4.明確項目的實施目標(biāo)
在項目的初期，應(yīng)該明確：整個項目的實施計劃和目標(biāo)，需要采集的數(shù)據(jù)，需要保留的歷史信息，現(xiàn)有數(shù)據(jù)如何規(guī)范化，以及項目實施的時間和進(jìn)度安排等等。
5.組織精悍的項目實施小組
項目實施小組人員的組成應(yīng)包括企業(yè)管理人員，人事、薪資、計算機(jī)專業(yè)人員，他們將負(fù)責(zé)整個項目的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)有效性的檢查，提供相關(guān)建議，培訓(xùn)其他人員，建立系統(tǒng)和檢查各部門的運(yùn)行程序。項目實施小組應(yīng)明確每個小組成員的工作職責(zé)。他們也將是該企業(yè)運(yùn)行eHR系統(tǒng)的主要骨干和技術(shù)支持。
6.測試軟件功能
項目實施小組在明確實施目標(biāo)和進(jìn)度后，一項重要的任務(wù)就是根據(jù)實施目標(biāo)全面測試購買的軟件系統(tǒng)，爭取在三個月內(nèi)將軟件系統(tǒng)的錯誤解決掉。由于eHR系統(tǒng)需處理的信息關(guān)系非常復(fù)雜，各企業(yè)的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠(yuǎn)不如已經(jīng)運(yùn)行多年的成熟軟件產(chǎn)品，存在的錯誤較多。如果不在項目實施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費大量的人力，更嚴(yán)重的是會使他人失去信心，嚴(yán)重影響工作的進(jìn)展。
7.建立科學(xué)的程序性文件
人事相關(guān)信息的特點是信息量大、變化頻繁、采集和確認(rèn)困難而且無內(nèi)聯(lián)關(guān)系。采用計算機(jī)系統(tǒng)來管理人事信息要求數(shù)據(jù)的采集、更新能夠完整、準(zhǔn)確和及時。這兩者之間的矛盾會因為新系統(tǒng)的投入運(yùn)行而變得越來越突出。新系統(tǒng)在運(yùn)行后無疑會迫使一部分員工改變已經(jīng)熟悉了的工作方法和習(xí)慣，學(xué)習(xí)包括計算機(jī)知識在內(nèi)的新知識、新方法、新程序，一部分人的利益也許會受到影響。在系統(tǒng)的實施過程中，很多企業(yè)由于有關(guān)人員素質(zhì)較低、工作責(zé)任心不強(qiáng)，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統(tǒng)的實施和運(yùn)行事倍功半，而且降低了系統(tǒng)的功效。所以，除加強(qiáng)培訓(xùn)外，建立必要的科學(xué)的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為eHR系統(tǒng)的實施和正常運(yùn)行提供有效的保證。
以上就是eHR系統(tǒng)實施特點以及注意事項，希望企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)實施時能夠從以上幾點進(jìn)行考慮。
