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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
人力資源管理信息化作為企業(yè)管理信息化的重要組成部分，一直困擾著企業(yè)人力資源管理部門的決策者。許多企業(yè)人力資源管理信息化的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)都表明，其成功的關(guān)鍵在于能否構(gòu)建出適合企業(yè)特點(diǎn)和需求的人力資源管理系統(tǒng)(humanresourcesmanagementsystem,HRMS)。筆者認(rèn)為，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)要想取得成功，必須從系統(tǒng)工程和軟件工程的角度進(jìn)行研究和實(shí)施，其參考步驟如下。
一、澄清認(rèn)識(shí)，規(guī)劃為先
hrms是信息技術(shù)與人力資源戰(zhàn)略、方法的融合，即信息技術(shù)對(duì)hrm的滲透而產(chǎn)生的戰(zhàn)略與方法再造，因此它絕對(duì)不是純粹的it項(xiàng)目。企業(yè)應(yīng)利用信息技術(shù)來(lái)推動(dòng)完善人力資源管理體系，將hrms規(guī)劃與其他is規(guī)劃一道納入企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定的過(guò)程，從企業(yè)人力資源戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略全局的高度出發(fā)，才能應(yīng)對(duì)企業(yè)人力資源管理環(huán)境的變化，從而提高h(yuǎn)rms實(shí)施的成功率和服務(wù)水平，延長(zhǎng)系統(tǒng)應(yīng)用的生命周期。合理的hrms規(guī)劃可以參照以下步驟進(jìn)行：
成立規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組并組織相關(guān)培訓(xùn)
hrms規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該由組織的主要決策者之一負(fù)責(zé)，其成員包括人力資源部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干、人力資源管理專家和系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)人員，通過(guò)培訓(xùn)使其了解hrms相關(guān)專業(yè)知識(shí)并掌握制定hrms規(guī)劃方
全面收集和整理規(guī)劃信息
進(jìn)行hrms規(guī)劃時(shí)需要使用的信息包括人力資源管理政策信息、勞動(dòng)力市場(chǎng)信息和現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)信息，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)和信息的歸類和匯總，為hrms的規(guī)劃準(zhǔn)備好“原材料”。
確定規(guī)劃性質(zhì)和期限
hrms規(guī)劃需要根據(jù)組織規(guī)模、管理規(guī)范化程度以及產(chǎn)品/勞動(dòng)需求等基本情況確定規(guī)劃的年限和具體方法，以明確規(guī)劃的性質(zhì)和適用范圍，進(jìn)而合理地選用規(guī)劃輔助工具或軟件。
約束條件分析
對(duì)hrms的目標(biāo)、開(kāi)發(fā)方法、功能結(jié)構(gòu)及財(cái)務(wù)狀況等逐個(gè)進(jìn)行分析后，根據(jù)組織自身的財(cái)力、人力及物力等諸資源的現(xiàn)狀和限制，將hrms建設(shè)的約束條件一一定義出來(lái)，為其目標(biāo)的制定識(shí)別障礙。
明確目標(biāo)和基本結(jié)構(gòu)
確定hrms的建設(shè)目標(biāo)，諸如應(yīng)具備的功能、項(xiàng)目服務(wù)范圍和項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量等，給出其初步形態(tài)和基本框架，為項(xiàng)目的分析和設(shè)計(jì)指明方向。
擬定開(kāi)發(fā)方案
選定優(yōu)先建設(shè)的子項(xiàng)目，確定項(xiàng)目建設(shè)的總體順序，制定較為詳細(xì)的開(kāi)發(fā)策略，明確具體的開(kāi)發(fā)方法，估計(jì)項(xiàng)目成本和人員需求并列出建設(shè)進(jìn)度表。
二、詳細(xì)調(diào)查，全面分析
hrms的建設(shè)無(wú)論采用信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)常用的結(jié)構(gòu)化方法、原型方法還是面向?qū)ο蠓椒?，?duì)系統(tǒng)的分析都是必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。hrms分析就是對(duì)要建設(shè)的項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)化的研究，分析hrm過(guò)程并提出優(yōu)化和改進(jìn)的思路和邏輯方案/模型，解決“做什么”的問(wèn)題。現(xiàn)代系統(tǒng)工程的方法論提供了系統(tǒng)分析的科學(xué)步驟和工具：
項(xiàng)目建設(shè)的可行性分析
hrms可行性分析的內(nèi)容主要包括：人力資源管理人員對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的態(tài)度和管理方面的條件是否滿足，當(dāng)前項(xiàng)目建設(shè)隊(duì)伍的能力能否滿足系統(tǒng)需求，項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)費(fèi)能否及時(shí)到位，項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益能否達(dá)到或超過(guò)支出等。此外，可行性分析的結(jié)論應(yīng)明確指出項(xiàng)目建設(shè)是立即進(jìn)行、暫緩?fù)ㄟ^(guò)還是根本不行，為后續(xù)工作指明道路。
業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)的調(diào)查和分析
項(xiàng)目建設(shè)的可行性通過(guò)分析驗(yàn)證后，就應(yīng)該對(duì)人力資源管理部門的結(jié)構(gòu)、職能和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查和分析，在此過(guò)程中可以借助組織結(jié)構(gòu)圖、管理功能圖和業(yè)務(wù)流程圖等圖形分析工具或相關(guān)軟件描述相關(guān)靜態(tài)或動(dòng)態(tài)的管理信息，了解組織內(nèi)人力資源的基本情況，以發(fā)現(xiàn)其不合理甚至錯(cuò)漏之處，進(jìn)而為優(yōu)化業(yè)務(wù)提供條件。為了有效地引入信息技術(shù)輔助管理，還應(yīng)借助數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、判斷樹/表等工具將管理數(shù)據(jù)和處理過(guò)程抽象地獨(dú)立出來(lái)，發(fā)現(xiàn)并解決數(shù)據(jù)流通中的問(wèn)題，為后階段建立人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和設(shè)計(jì)相關(guān)功能模塊處理過(guò)程奠定基礎(chǔ)。
系統(tǒng)化分析
在對(duì)組織原有的管理業(yè)務(wù)流程、管理職能、數(shù)據(jù)及處理過(guò)程等做了詳細(xì)描述和認(rèn)真分析以后，就可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)化的分析以確定HRMS系統(tǒng)的功能子系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)資源分布、數(shù)據(jù)處理流程和數(shù)據(jù)處理方式。本階段的工作可以使用系統(tǒng)化的聚類分析方法即功能/數(shù)據(jù)分析法，通過(guò)建立u/c矩陣，檢驗(yàn)hrm數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性和無(wú)冗余性，進(jìn)而確定系統(tǒng)的邏輯功能、模塊劃分和數(shù)據(jù)資源分布狀況。
邏輯方案的建立
邏輯方案是指經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分析和優(yōu)化后，系統(tǒng)擬采用的管理模型和數(shù)?處理方法，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)處理工作方式；系統(tǒng)的數(shù)據(jù)指標(biāo)體系、數(shù)據(jù)流程及計(jì)算機(jī)部分描述；系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)資源分布方式；系統(tǒng)在各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)擬采用的模型或算法；配套的管理制度和運(yùn)行體制；開(kāi)發(fā)資源和時(shí)間進(jìn)度估計(jì)等。由于邏輯方案不同于計(jì)算機(jī)配置和軟件結(jié)構(gòu)模型等實(shí)體結(jié)構(gòu)方案，因此在構(gòu)思此階段時(shí)要保留一定的柔性。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，科學(xué)選型
hrms系統(tǒng)設(shè)計(jì)/選型的實(shí)質(zhì)是在系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)，建設(shè)項(xiàng)目的物理模型，解決“怎么做”的問(wèn)題。本階段可以參照系統(tǒng)工程理論中結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方法：
總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)就是對(duì)系統(tǒng)總體框架和可利用的資源進(jìn)行宏觀設(shè)計(jì)和規(guī)劃，主要工作是功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。以結(jié)構(gòu)化和模塊化的思想為指導(dǎo)，借助功能結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)流程圖，可以將系統(tǒng)分解為功能單一但相互聯(lián)系的模塊，并詳細(xì)描述出各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，用于表述系統(tǒng)處理過(guò)程的大致設(shè)想。
代碼設(shè)計(jì)
代碼設(shè)計(jì)是利用數(shù)字、字母或相關(guān)符號(hào)的組合來(lái)替代各類不同形式的管理信息，便于后面的計(jì)算機(jī)處理。通過(guò)設(shè)置信息的分類、編碼和校驗(yàn)機(jī)制，可以在系統(tǒng)和使用者之間提供一種規(guī)范的、高效的交流工具，從而使很多的計(jì)算機(jī)處理變得十分方便和簡(jiǎn)單。
模塊功能與處理過(guò)程設(shè)計(jì)
系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最后一步，也是涉及具體業(yè)務(wù)處理過(guò)程最詳細(xì)的一步，是編寫程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。結(jié)合前階段的分析和設(shè)計(jì)成果，使用層次模塊結(jié)構(gòu)圖、hipo圖、結(jié)構(gòu)化算法描述語(yǔ)言等工具，具體設(shè)計(jì)出系統(tǒng)所有模塊的功能和處理過(guò)程、步驟及相互之間的連接方式。設(shè)計(jì)工作結(jié)束后，要提交系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告，其內(nèi)容主要包括系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)分類編碼方案、系統(tǒng)設(shè)備配置圖、i/o設(shè)計(jì)方案、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)處理流程圖和設(shè)計(jì)方案說(shuō)明。系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告是設(shè)計(jì)階段的最終成果，也是下一步系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)，一旦設(shè)計(jì)通過(guò)審查，整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)便可以進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段。
周密部署，順利實(shí)施
實(shí)施是項(xiàng)目建設(shè)的最后一個(gè)階段，其實(shí)質(zhì)是將設(shè)計(jì)階段的結(jié)果在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和組織內(nèi)加以實(shí)現(xiàn)。由于牽涉組織管理的方方面面，在實(shí)施hrms之前有必要制定周密的計(jì)劃，以保證其順利進(jìn)行。實(shí)施階段的主要任務(wù)包括：
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理與人員培訓(xùn)
項(xiàng)目建設(shè)組應(yīng)該注意采用統(tǒng)一規(guī)范的方法、手段和渠道將組織的人力資源管理軟件數(shù)據(jù)整理并輸入系統(tǒng)內(nèi)，與此同時(shí)進(jìn)行的還有操作人員和用戶的培訓(xùn)，其主要內(nèi)容應(yīng)該集中在系統(tǒng)操作方式和流程、操作注意事項(xiàng)、可能的故障及其排除等方面，這樣做的目的是使用戶更有效地參與系統(tǒng)，加強(qiáng)用戶和分析設(shè)計(jì)人員之間的理解和溝通。
