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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人力資源管理信息化（或eHR系統(tǒng)）是提升管理效率和決策質(zhì)量的重要工具。eHR系統(tǒng)的成功實施不僅能優(yōu)化企業(yè)的人力資源管理流程，還能顯著增強企業(yè)的核心競爭力。然而，eHR系統(tǒng)的建設(shè)和實施是一個系統(tǒng)工程，需要從多個角度深入規(guī)劃和分析。
一、澄清認識，規(guī)劃為先
1.明確eHR系統(tǒng)的定位
eHR系統(tǒng)不僅是一個信息技術(shù)項目，更是信息技術(shù)與人力資源管理戰(zhàn)略、方法的深度結(jié)合。因此，企業(yè)在規(guī)劃eHR系統(tǒng)時，應(yīng)將其作為企業(yè)戰(zhàn)略的一部分，與整體信息系統(tǒng)（IS）規(guī)劃共同進行。這樣才能應(yīng)對不斷變化的人力資源管理環(huán)境，從而提高eHR系統(tǒng)實施的成功率和服務(wù)水平，并延長系統(tǒng)的生命周期。
2.組建規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組
企業(yè)需要成立由主要決策者、人力資源部門的業(yè)務(wù)骨干、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表、人力資源管理專家和系統(tǒng)分析設(shè)計人員組成的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組。通過專門的培訓(xùn)，使這些成員掌握eHR系統(tǒng)規(guī)劃的相關(guān)知識和制定方法，確保規(guī)劃的科學(xué)性和可操作性。
3.全面收集和整理規(guī)劃信息
規(guī)劃過程中，需要收集包括人力資源管理政策信息、勞動力市場信息和現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)信息等數(shù)據(jù)。這些信息是制定eHR系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)，能夠確保系統(tǒng)符合企業(yè)實際需求并具備前瞻性。
4.確定規(guī)劃性質(zhì)和期限
根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、管理規(guī)范程度以及產(chǎn)品/勞動力需求等因素，明確eHR系統(tǒng)規(guī)劃的年限和具體方法。這一步驟幫助明確規(guī)劃的性質(zhì)和適用范圍，從而合理選擇規(guī)劃輔助工具或軟件。
5.進行約束條件分析
系統(tǒng)建設(shè)的目標、開發(fā)方法、功能結(jié)構(gòu)及財務(wù)狀況等都需要逐一進行分析。結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的資源狀況，包括財力、人力和物力等，明確系統(tǒng)建設(shè)的約束條件，為目標制定識別潛在障礙。
6.明確目標和基本結(jié)構(gòu)
確定eHR系統(tǒng)的建設(shè)目標，包括系統(tǒng)應(yīng)提供的功能、服務(wù)范圍和建設(shè)質(zhì)量等。定義系統(tǒng)的初步形態(tài)和基本框架，為后續(xù)的詳細分析和設(shè)計提供指導(dǎo)。
7.擬定開發(fā)方案
選擇優(yōu)先建設(shè)的子項目，確定項目實施的總體順序，制定詳細的開發(fā)策略，估計項目成本和人員需求，并列出建設(shè)進度表，確保項目順利推進。
二、詳細調(diào)查，全面分析
1.項目建設(shè)的可行性分析
可行性分析是確保eHR系統(tǒng)成功實施的關(guān)鍵。包括人力資源管理人員對項目建設(shè)的態(tài)度、是否滿足管理條件、項目團隊的能力、項目建設(shè)經(jīng)費是否及時到位及項目的經(jīng)濟效益等。在可行性分析報告中，需要明確指出項目建設(shè)是立即進行、暫緩?fù)ㄟ^還是根本不可行。
2.業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)的調(diào)查和分析
在可行性分析通過后，需要對人力資源管理部門的結(jié)構(gòu)、職能和業(yè)務(wù)流程進行詳細調(diào)查和分析。使用組織結(jié)構(gòu)圖、管理功能圖和業(yè)務(wù)流程圖等工具，將相關(guān)管理信息進行靜態(tài)或動態(tài)描述，發(fā)現(xiàn)并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程中的問題。
3.系統(tǒng)化分析
對企業(yè)原有的管理業(yè)務(wù)流程、管理職能、數(shù)據(jù)及處理過程進行系統(tǒng)化分析，確定eHR系統(tǒng)的功能子系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)資源分布。使用功能/數(shù)據(jù)分析方法，通過建立U/C矩陣，檢驗HR數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性和無冗余性，明確系統(tǒng)的邏輯功能、模塊劃分和數(shù)據(jù)資源分布。
4.建立邏輯方案
在系統(tǒng)分析和優(yōu)化后，建立擬采用的管理模型和數(shù)據(jù)處理方法。邏輯方案應(yīng)包括系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及處理方式、數(shù)據(jù)指標體系、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)資源分布等內(nèi)容。
三、系統(tǒng)設(shè)計，科學(xué)選型
1.總體結(jié)構(gòu)設(shè)計
總體結(jié)構(gòu)設(shè)計包括功能結(jié)構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)流程設(shè)計。以結(jié)構(gòu)化和模塊化的思想為指導(dǎo)，使用功能結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)流程圖，將系統(tǒng)分解為功能單一但相互聯(lián)系的模塊，并描述各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系。
2.代碼設(shè)計
利用數(shù)字、字母或相關(guān)符號的組合來替代各類不同形式的管理信息。通過設(shè)置信息的分類、編碼和校驗機制，構(gòu)建一種規(guī)范的、高效的交流工具，方便后面的計算機處理。
3.模塊功能與處理過程設(shè)計
結(jié)合前期的分析和設(shè)計成果，使用層次模塊結(jié)構(gòu)圖、HIPO圖和結(jié)構(gòu)化算法描述語言等工具，詳細設(shè)計所有模塊的功能和處理過程及相互間的連接方式。設(shè)計工作完成后，需要提交系統(tǒng)設(shè)計報告，報告內(nèi)容包括系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)、分類編碼方案、設(shè)備配置圖、I/O設(shè)計方案、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)處理流程圖和設(shè)計方案說明。
四、周密部署，順利實施
1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理與人員培訓(xùn)
在實施eHR系統(tǒng)前，需要采用統(tǒng)一規(guī)范的方法將組織的人力資源管理數(shù)據(jù)整理并輸入系統(tǒng)。與此同時，對操作人員和用戶進行全面培訓(xùn)，內(nèi)容包括系統(tǒng)操作方式和流程、操作注意事項、可能的故障及其排除等，以增強系統(tǒng)的實際操作性和用戶參與度。
2.實施計劃的制定和執(zhí)行
設(shè)計方案通過審查后，制定詳細的實施計劃并嚴格執(zhí)行。實施過程中，需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門的工作，及時解決實施過程中遇到的問題，確保系統(tǒng)平穩(wěn)運行。
通過以上步驟，企業(yè)可以成功構(gòu)建和應(yīng)用適合自身需求的eHR系統(tǒng)，從而提高人力資源管理的效率和質(zhì)量，增強企業(yè)的整體競爭力。完整的規(guī)劃、詳細的調(diào)查分析、科學(xué)的設(shè)計和周密的實施計劃是確保eHR系統(tǒng)成功的基本保障。
