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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
順利通過了ehr系統(tǒng)選型的前期準備階段，便進入了供應(yīng)商招標階段，相信前期準備的時候做得足夠細致謹慎的企業(yè)，在ehr系統(tǒng)選型的供應(yīng)商招標階段也會更加順手。確定一個靠譜的ehr系統(tǒng)供應(yīng)商，需要做好六步。
第1步：篩選供應(yīng)商，并邀請投標
企業(yè)在正式招標之前，需要對潛在供應(yīng)商進行篩選，以確保邀請到盡可能符合企業(yè)需求的供應(yīng)商參加投標。一般項目經(jīng)理可以通過咨詢其他已實施ehr系統(tǒng)的同行進行了解，也可以通過Internet進行信息搜集。為了避免過度招標、惡性價格戰(zhàn)等帶來的項目風(fēng)險，企業(yè)一般應(yīng)將邀請的供應(yīng)商控制在3－5家。
確定邀請的供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式后，項目經(jīng)理就可向供應(yīng)商發(fā)出招標邀請函。在供應(yīng)商對招標邀請函作出正式應(yīng)答之后，項目經(jīng)理應(yīng)組織項目組成員與供應(yīng)商進行溝通，發(fā)放項目需求說明書，并針對方案提交時間、開標時間、評標辦法等向供應(yīng)商提出明確要求，以確保供應(yīng)商能提供最適合企業(yè)實際需求的解決方案。
第2步：系統(tǒng)演示
ehr系統(tǒng)演示的目的在于讓項目組成員對供應(yīng)商所提供的系統(tǒng)進行直觀的了解，并對其適用性進行初步評估。在演示過程中，項目組成員可就不清楚的問題與供應(yīng)商代表進行直接溝通，但一般不用在這一階段過于關(guān)注每一個功能細節(jié)。同時，在演示和溝通過程中，項目組也可以對供應(yīng)商團隊的素質(zhì)、經(jīng)驗等進行初步的了解和評估。
第3步：項目方案建議書評估
企業(yè)在正式開標之前，需要制定一個針對參選供應(yīng)商項目方案建議書的評分表。該表針對前期項目需求說明書中的關(guān)鍵需求設(shè)定評估指標，并根據(jù)各個指標的重要程度分配不同的權(quán)重。在此階段，企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)架構(gòu)、功能適用性、可擴展性等進行重點評估，而不是一味地強調(diào)價格。有些企業(yè)認為價格越低越好，將項目價格壓到很低，在這種情況下，供應(yīng)商考慮到自身成本的因素，往往派駐實施經(jīng)驗不夠、水平較低的實施顧問，在實施、服務(wù)質(zhì)量等方面也大打折扣，最終給項目帶來巨大風(fēng)險。
項目經(jīng)理應(yīng)組織項目成員對項目方案建議書進行認真評估，并在評估過程中與供應(yīng)商保持密切的溝通，遇到不清楚的問題及時聯(lián)系供應(yīng)商弄清楚。項目組完成評估后，應(yīng)討論確定進入下一輪的供應(yīng)商，并安排方案展示、典型客戶參觀的日程。同時，無論供應(yīng)商是否獲得進入下一輪競標資格，項目組都應(yīng)正式通知供應(yīng)商，并對參加競標但未入選的供應(yīng)商表示感謝。
第4步：參觀典型用戶
傾聽供應(yīng)商典型用戶的心聲非常重要，他們將為企業(yè)項目實施提供重要參考意見，同時也可以對供應(yīng)商以往實施的項目情況進行了解。在參觀典型用戶之前，項目組應(yīng)事先準備好需要了解的問題清單，以便做到確保參觀的有效性。準備的問題包括典型用戶的eHR系統(tǒng)軟件應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實施階段、系統(tǒng)應(yīng)用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應(yīng)性、服務(wù)質(zhì)量，以及對該供應(yīng)商的綜合評價等。典型用戶的意見固然重要，但項目組也應(yīng)該對這些意見進行客觀評估，以確保評估過程盡可能公正、公平。
有的企業(yè)還希望參觀供應(yīng)商，以進一步評估ehr系統(tǒng)供應(yīng)商的綜合實力，并就一些不清楚問題作進一步溝通。
第5步：方案調(diào)整溝通及價格談判
一般來講，項目組通過一系列地ehr系統(tǒng)選型工作，會對原來的項目需求進行調(diào)整，有的甚至和當(dāng)初需求差異較大，這樣就要求供應(yīng)商對解決方案進行針對性調(diào)整。
最后，作為選擇供應(yīng)商的一個重要環(huán)節(jié)，價格談判也是這一階段的重點工作。對于價格，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身預(yù)算，并參考前期項目需求的變化，設(shè)定一個合理的價格區(qū)間。只要在此區(qū)間之內(nèi)的報價，都應(yīng)認為是合理報價。項目組在此階段最容易進入的誤區(qū)是進入低價陷阱，首先項目組本身將低價作為選擇供應(yīng)商的首要指標，這樣就會導(dǎo)致供應(yīng)商互相殺價，進入惡性價格競爭的怪圈。要知道，大部分供應(yīng)商都會采用降低實施和服務(wù)質(zhì)量的辦法來應(yīng)對過低的價格，部分遵守市場規(guī)則的供應(yīng)商甚至?xí)苯舆x擇退出價格戰(zhàn)。因此，過度降價必然會帶來項目風(fēng)險，這是項目組需要重點權(quán)衡的地方。
第6步：最終確定供應(yīng)商，并簽訂合同
在做完上述工作之后，我們相信項目組成員已經(jīng)對各個入選供應(yīng)商都有了清晰的評估結(jié)果。項目經(jīng)理應(yīng)趁熱打鐵，及時組織召開會議討論確定供應(yīng)商，一般到這個階段，結(jié)果已經(jīng)非常明確。
在內(nèi)部確定供應(yīng)商之后，項目經(jīng)理應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并就合同條款進行溝通，包括對系統(tǒng)上線時間、產(chǎn)品功能模塊、項目價格、付款條件及違約責(zé)任等方面的溝通。項目經(jīng)理應(yīng)對簽訂合同這一環(huán)節(jié)重點控制，因為這是對雙方權(quán)責(zé)的明確，也是雙方合作的最重要依據(jù)。
最后，項目經(jīng)理還應(yīng)向未能最終中標的供應(yīng)商解釋其落選原因，并對其在前期所做的大量工作表示感謝。
以上就是eHR選型供應(yīng)商招標階段最關(guān)鍵的六步，但其實并不是每個企業(yè)都要按此標準去執(zhí)行，在實際選型過程中應(yīng)該懂得靈活運用。值得鄭重一提的是，選擇一個優(yōu)秀的供應(yīng)商只是項目成功的保障，要想ehr項目獲得最終成功，還需要項目組和供應(yīng)商團隊在合作過程中不斷溝通、磨合、實踐。
