-
行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
eHR系統(tǒng)實(shí)施成功的秘訣有哪些？Internet的普及應(yīng)用使信息流突破部門限制延伸到企業(yè)內(nèi)外各個(gè)角落，HR管理體系也突破了原有的封閉模式，其業(yè)務(wù)流程再造將企業(yè)上下各級(jí)管理者及普通員工都納入進(jìn)來，eHR系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。與傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)不同，eHR系統(tǒng)從“全面人力資源管理”角度出發(fā)，利用Internet技術(shù)為HR管理搭建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的工作平臺(tái)，將HR管理鏈上的各角色聯(lián)系起來，及時(shí)滿足其業(yè)務(wù)管理需求，優(yōu)化人力資源管理，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。
eHR的眩目光環(huán)吸引眾多企業(yè)爭先恐后地謀劃構(gòu)建自己的eHR系統(tǒng)，正當(dāng)其熱情高漲隨波逐流之際，業(yè)內(nèi)人士一句“eHR實(shí)施失敗率高達(dá)80%”的提醒如平地驚雷，將盲目行事的企業(yè)拉回到現(xiàn)實(shí)中！如何才能成功實(shí)施eHR系統(tǒng)？
A公司是北京一家中外合資的制藥企業(yè)，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷海外，經(jīng)營業(yè)績良好。公司規(guī)模較大，全國各地設(shè)有30多家辦事處，員工總數(shù)600多人，其中北京200多人，外地辦事處300多人。人力資源部設(shè)于北京總部，總監(jiān)、經(jīng)理各一位，外加分別負(fù)責(zé)招聘、培訓(xùn)和薪酬模塊的三名管理專員，員工總數(shù)與HR管理人員之比為156：1。隨著公司規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，人員地域分布更為復(fù)雜，對HR管理工作提出了更高要求。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，人力資源部在公司領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門支持下，經(jīng)過深入討論研究，決定著手構(gòu)建企業(yè)eHR系統(tǒng)，優(yōu)化人力資源業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)全員參與的高效人力資源管理。
A公司要想成功實(shí)施eHR系統(tǒng)，關(guān)鍵在于把握好五大環(huán)節(jié)。
1.需求調(diào)查：分角色了解
實(shí)施eHR系統(tǒng)，首先需要進(jìn)行需求調(diào)查工作，要明確企業(yè)中各角色對eHR系統(tǒng)有何需求，并據(jù)此制定構(gòu)建的預(yù)期目標(biāo)；同時(shí)，需求調(diào)查過程也可以調(diào)動(dòng)公司全體員工對于eHR系統(tǒng)構(gòu)建的積極性，增強(qiáng)認(rèn)同感，為后期使用推廣工作打好基礎(chǔ)。
A公司人力資源部采用對中高層管理人員進(jìn)行深度訪談、對員工發(fā)放調(diào)查問卷的方式，進(jìn)行eHR系統(tǒng)的需求調(diào)查。在收集、分析調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上，人力資源部經(jīng)過討論明確了公司不同角色對eHR系統(tǒng)的實(shí)際需求。
（1）角色1：人力資源管理者
人力資源管理者承擔(dān)人力資源規(guī)劃、招聘甄選、在職管理（人事信息管理、考勤休假管理、培訓(xùn)管理、績效管理、薪酬管理），以及人員退出管理等所有人力資源管理職責(zé)，貫穿“選、用、育、留、出”五大環(huán)節(jié)。他們急需通過構(gòu)建eHR系統(tǒng)能夠?qū)⒆约簭姆彪s的傳統(tǒng)人事管理中“解放”出來，利用高科技信息化系統(tǒng)高效高質(zhì)地完成人力資源管理的計(jì)劃、監(jiān)控與分析工作。
（2）角色2：CEO
對CEO而言，他在做出某項(xiàng)人力資源決策時(shí)，需要一個(gè)方便快捷的信息查詢平臺(tái)。而eHR系統(tǒng)就可以讓CEO方便及時(shí)地獲取有關(guān)企業(yè)人力資源的基本信息，如總?cè)藬?shù)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、離職率、晉升率、人力成本等等。而且，在企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較為完善的情況下，eHR平臺(tái)的集成效應(yīng)有助于CEO掌握人力資源狀態(tài)指標(biāo)對企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的影響規(guī)律，通過分析其內(nèi)在聯(lián)系，從人力資源角度找到企業(yè)經(jīng)營業(yè)績提升的突破點(diǎn)，準(zhǔn)確做出戰(zhàn)略決策；其次，eHR系統(tǒng)還是CEO人事決策的終端處理平臺(tái)。通過eHR系統(tǒng)，CEO可以在網(wǎng)上完成自己在HR管理活動(dòng)流程中的角色承擔(dān)，比如審批人事異動(dòng)和績效考核的結(jié)果等工作，提高流程的效率。
（3）角色3：直線管理者
eHR系統(tǒng)使直線管理者的人力資源管理工作網(wǎng)絡(luò)化。通過這一平臺(tái)，直線管理者可在授權(quán)范圍內(nèi)上網(wǎng)調(diào)取相關(guān)員工的人事信息，對員工進(jìn)行績效管理，以及進(jìn)行員工的轉(zhuǎn)正、培訓(xùn)、請假、休假、離職等審批工作。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)使直線管理者與人力資源部門的溝通更為快捷方便，比如說可通過網(wǎng)絡(luò)即時(shí)向人力資源部門提交招聘、培訓(xùn)計(jì)劃。
（4）角色4：普通員工
eHR系統(tǒng)是普通員工和企業(yè)的溝通窗口與交流平臺(tái)。在授權(quán)范圍內(nèi)，通過eHR系統(tǒng)員工可在線管理更新個(gè)人基本信息，查詢相關(guān)人事記錄，查看企業(yè)規(guī)章制度、組織架構(gòu)管理、重要任免信息、內(nèi)部招聘信息、報(bào)名參加內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請假/休假及外派培訓(xùn)申請，快捷地與HR部門溝通等等。
2.目標(biāo)設(shè)定：分階段針對性設(shè)計(jì)
基于對需求調(diào)查結(jié)果所得信息的分類統(tǒng)計(jì)及按照時(shí)間緊迫度、任務(wù)復(fù)雜度等標(biāo)準(zhǔn)排出的優(yōu)先順序，就可以對構(gòu)建eHR系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行有針對性的設(shè)計(jì)。
為方便后續(xù)工作的進(jìn)行，A公司在構(gòu)建eHR系統(tǒng)過程中，制作了如下預(yù)期目標(biāo)分類圖，并對實(shí)施階段進(jìn)行了劃分，使整個(gè)項(xiàng)目處于有力的控制之下。項(xiàng)目參與者就此明確了努力方向，避免盲目行動(dòng)所帶來的各種風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省了成本與時(shí)間。
3.方案設(shè)計(jì)：依戰(zhàn)略選定供應(yīng)商
戰(zhàn)略決策
在完成需求調(diào)查與分階段實(shí)施總體構(gòu)想之后，就應(yīng)該考慮eHR系統(tǒng)構(gòu)建實(shí)施主體的問題了。A公司現(xiàn)有兩個(gè)選擇：內(nèi)部自行開發(fā)或?qū)ν赓徺I。針對這一問題，A公司人力資源部利用SWOT分析工具，從內(nèi)部優(yōu)勢與劣勢、外部機(jī)會(huì)與威脅四方面，對兩種選擇進(jìn)行了衡量，以正確做出戰(zhàn)略決策。
通過SWOT分析，A公司最終決定購買市場上成熟的eHR系統(tǒng)，人力資源部進(jìn)入對eHR系統(tǒng)供應(yīng)商的篩選階段，具體流程：
A公司成立了篩選小組：成員6人，包括公司網(wǎng)管，HR各模塊專員，HR經(jīng)理以及其他部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員。經(jīng)討論分析確立如下標(biāo)準(zhǔn)：
?。?）知名的專業(yè)eHR系統(tǒng)供應(yīng)商，必須具有一定規(guī)模，研發(fā)、銷售、實(shí)施、維護(hù)各流程有專人負(fù)責(zé)，分工明確。在北京最好設(shè)有研發(fā)中心，以保證二次開發(fā)的技術(shù)支持與后續(xù)服務(wù)的及時(shí)提供。
（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念要與A公司全面人力資源管理理念相一致，這主要體現(xiàn)在該系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)是否合理，是否支持對直線管理者和員工的授權(quán)，是否具備完善的審批功能等方面。
?。?）系統(tǒng)必須具備完善安全的保密措施，比如重要數(shù)據(jù)、遠(yuǎn)程傳送數(shù)據(jù)必須加密，等等。
?。?）系統(tǒng)必須是B/S（使用網(wǎng)絡(luò)瀏覽器作為客戶端訪問系統(tǒng)）結(jié)構(gòu)，方便訪問、維護(hù)與升級(jí)。
?。?）要有方便快捷的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出系統(tǒng)，利于A公司存儲(chǔ)備份大量歷史數(shù)據(jù)。
在編寫需求說明書的同時(shí)，篩選小組參照既定標(biāo)準(zhǔn)初步選出4家信譽(yù)良好的供應(yīng)商，然后將編寫好的需求說明書發(fā)給它們。各供應(yīng)商很快提供了與A公司行業(yè)、組織結(jié)構(gòu)、管理模式等方面相近的典型客戶名單。根據(jù)這些名單，篩選小組成員分頭進(jìn)行電話聯(lián)系，從中挑出與A公司最具可比性的兩家客戶。在相關(guān)供應(yīng)商的安排下，篩選小組代表對其進(jìn)行了實(shí)地參觀，進(jìn)一步獲得系統(tǒng)應(yīng)用背景、功能、實(shí)施效果以及后續(xù)服務(wù)情況等必要信息。
約3周后，各供應(yīng)商相繼進(jìn)行了現(xiàn)有系統(tǒng)的演示，詳細(xì)說明其現(xiàn)有系統(tǒng)對A公司需求的支持情況，并進(jìn)行了差異分析。在差異分析的基礎(chǔ)上，針對A公司所存的部分問題提出了解決方案。
經(jīng)過一周左右的方案對比和評估，篩選小組最后選中了其中一家，并針對方案提出改進(jìn)要求。經(jīng)過多次溝通談判與方案調(diào)整，雙方就eHR系統(tǒng)構(gòu)建事宜簽署了合同。在合同中篩選小組著重明確了項(xiàng)目實(shí)施期限，二次開發(fā)及后續(xù)服務(wù)費(fèi)用以及實(shí)施項(xiàng)目組人員構(gòu)成等條款，這得益于前期同典型客戶進(jìn)行溝通后的啟發(fā)。
4.方案實(shí)施：把握五大關(guān)鍵點(diǎn)
合同簽訂后，就進(jìn)入方案具體實(shí)施階段，在此過程中HR部門要把握好以下五大關(guān)鍵點(diǎn)：
關(guān)鍵點(diǎn)一：成立項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)并明確成員職責(zé)。A公司實(shí)施團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成為：人力資源總監(jiān)為項(xiàng)目總監(jiān)，負(fù)責(zé)相關(guān)部門的溝通工作，協(xié)調(diào)資源；人力資源經(jīng)理擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，直接監(jiān)督系統(tǒng)建設(shè)工作，控制進(jìn)度；人力資源部各模塊專員均為項(xiàng)目組成員，與軟件工程師及時(shí)溝通，明確己方需求，協(xié)助實(shí)施各業(yè)務(wù)模塊。
關(guān)鍵點(diǎn)二：掌控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程并做好先期規(guī)劃。在簽訂的合同中，A公司明確說定了軟件工程師的到位時(shí)間與項(xiàng)目實(shí)施期限，同時(shí)規(guī)定雙方每周舉行一次工作階段總結(jié)會(huì)，每月末供應(yīng)商總結(jié)進(jìn)度并提交下月規(guī)劃。
關(guān)鍵點(diǎn)三：實(shí)現(xiàn)知識(shí)全面積累并做到學(xué)以致用。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，A公司特別注重知識(shí)積累，安排事先找到的研究生全程跟進(jìn)，詳細(xì)記錄各種操作，編寫項(xiàng)目日志并及時(shí)整理，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)知識(shí)的全面積累。這樣一來，一方面可為本公司人員培訓(xùn)方案的制定提供第一手資料；另一方面便于更好地掌握供應(yīng)商所提供的報(bào)表開發(fā)工具，提升自我開發(fā)能力，降低后期成本。
關(guān)鍵點(diǎn)四：嚴(yán)把數(shù)據(jù)導(dǎo)入質(zhì)量并提供相關(guān)支持。歸根到底，eHR系統(tǒng)的主要功能是采集數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)，輸出數(shù)據(jù)。原始輸入數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低對后期輸出結(jié)果有重大影響。因此數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)審核，以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作至關(guān)重要，需投入大量時(shí)間與精力。A公司在做項(xiàng)目安排計(jì)劃時(shí)充分考慮到了這一點(diǎn)，預(yù)留了時(shí)間并實(shí)行專人跟進(jìn)。
關(guān)鍵點(diǎn)五：注重項(xiàng)目成果推廣并抓好培訓(xùn)工作。eHR系統(tǒng)的新建定會(huì)影響到相關(guān)人員的原有工作任務(wù)或工作習(xí)慣，無論從工作上還是心理上，他們都需要一段時(shí)間來適應(yīng)這種變化。HR部門可以通過及時(shí)有效的培訓(xùn)工作，加快eHR系統(tǒng)推廣進(jìn)程，讓更多的人盡快感受并得益于eHR系統(tǒng)為其工作所帶來的方便。
5.效果評估：三個(gè)層面看結(jié)果
eHR系統(tǒng)構(gòu)建是一項(xiàng)重要投資，企業(yè)需要對其準(zhǔn)確進(jìn)行投資回報(bào)分析，及時(shí)跟進(jìn)效果評估工作，可以從數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)以及戰(zhàn)略三層面入手。
據(jù)此，A公司對其eHR系統(tǒng)進(jìn)行了效果評估，得到的投資回報(bào)分析結(jié)果：
計(jì)算公式：
滿意度變化率=（構(gòu)建系統(tǒng)后滿意度-構(gòu)建系統(tǒng)前滿意度）÷構(gòu)建系統(tǒng)前滿意度成本=∑參與一項(xiàng)HR管理活動(dòng)的人員的小時(shí)工資×小時(shí)數(shù)
成本變化率=（構(gòu)建系統(tǒng)前成本-構(gòu)建系統(tǒng)后成本）÷構(gòu)建系統(tǒng)前成本
總而言之，實(shí)施eHR系統(tǒng)的五大環(huán)節(jié)并非相互獨(dú)立的，前一環(huán)節(jié)的成功完成是后一環(huán)節(jié)工作得以開展的前提，聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，是一個(gè)不斷完善的循環(huán)過程。而此過程中每一環(huán)節(jié)任務(wù)能否順利完成，關(guān)鍵在于公司的執(zhí)行力。站在這一角度而言，構(gòu)建eHR系統(tǒng)可謂是對公司執(zhí)行力的一次嚴(yán)峻考驗(yàn)，若eHR系統(tǒng)構(gòu)建成功并充分發(fā)揮效用，公司執(zhí)行力也會(huì)隨之得以全面提升。A公司就是一個(gè)成功的典型，其通過構(gòu)建eHR系統(tǒng)，檢驗(yàn)并進(jìn)一步提升了公司執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)了全面的人力資源管理。目前A公司正乘著eHR這列快車，在信息高速公路上飛速前進(jìn)。
