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ehr系統(tǒng)實施誤區(qū)有哪些？ 系統(tǒng)誤區(qū)避免措施是重點!目前，國內(nèi)更多企業(yè)已經(jīng)紛紛告別以前幾千元一套的人事管理軟件，同時開始踏上花費數(shù)十萬甚至上百萬利用信息技術(shù)提升和改造人力資源管理的路程。畢竟，數(shù)十萬的花費購買的不再是一個人事信息軟件和工資計算器，而是"購買"了一個通向?qū)崿F(xiàn)戰(zhàn)略人力資源管理的機遇。這個機遇就是利用信息技術(shù)規(guī)范或重新設(shè)計人力資源管理的業(yè)務(wù)流程，引入先進的人力資源管理理念和實踐，重新界定人力資源部門的"產(chǎn)品"或"服務(wù)"形式。
顯然，這是一個需要領(lǐng)導者、部門經(jīng)理、HR、員工等各類角色都要參與進來的IT系統(tǒng)項目管理工程。能否成功地規(guī)劃和實施一套ehr系統(tǒng)，就取決于能否實現(xiàn)成功的ehr系統(tǒng)項目管理。
最近，有機會與業(yè)內(nèi)一家專業(yè)HRMS服務(wù)公司咨詢服務(wù)部總監(jiān)James就上述問題進行交流，他認為，由于很多企業(yè)并沒有以嚴格的項目管理的意識和標準來規(guī)劃和實施，于是，在為眾多客戶提供人力資源管理信息化服務(wù)的過程中，看到的更多的是沒有清晰的方向和目標，沒有規(guī)范的項目管理流程，沒有評估的工具和指標，甚至是沒有完整的HRMS項目管理團隊等類似的不規(guī)范現(xiàn)象。"很多企業(yè)將昂貴的ehr系統(tǒng)即便是裝在了服務(wù)器上，卻束之高閣的多，充分利用的少。"James深有感觸地說。
James結(jié)合自己五年來為企業(yè)人力資源管理信息化服務(wù)的經(jīng)驗，簡單地總結(jié)了企業(yè)在規(guī)劃和實施ehr系統(tǒng)中通常會犯的四類錯誤及避免措施。
1.該做的工作沒有做
在選購ehr系統(tǒng)時，你很容易會被那些新奇和復雜的功能模塊以及性能特色吸引，而你卻忽略了一些最基本也是最重要的那些平凡的功能。應(yīng)該記著：要拿著你詳盡的需求文檔列成的清單去選購系統(tǒng)，而不要被ehr系統(tǒng)服務(wù)商兜售和吆喝的各種眩目的新奇花樣所迷惑。
購買一套并不符合假設(shè)的需求的ehr系統(tǒng)對于負責ehr系統(tǒng)的人士來說是一件非常嚴重的錯誤。沒有對具體工作和具體需求的適當?shù)慕缍?，誰又能夠判定哪一個ehr系統(tǒng)是適合公司的需要的呢？
有時，ehr系統(tǒng)的需求定義是非常的松散。有時，需求會在項目進行的半中間進行修改。不管是哪一種，都會導致令人不愉快的經(jīng)歷。要避免這些，就得經(jīng)常有效地溝通，以保證管理層和用戶能夠持續(xù)地達成一致的意見，從而保證ehr系統(tǒng)的順利實施。
一旦你界定清楚了你的具體需求，要積極主動地利用這些文檔去評估和測試服務(wù)商的ehr系統(tǒng)產(chǎn)品及其服務(wù)，并開始規(guī)劃你的培訓計劃。在選購ehr系統(tǒng)時，你很容易會被那些新奇和復雜的功能模塊以及性能特色吸引，而你卻忽略了一些最基本也是最重要的那些平凡的功能。應(yīng)該記著：要拿著你詳盡的需求文檔列成的清單去選購系統(tǒng)，而不要被ehr系統(tǒng)服務(wù)商兜售和吆喝的各種眩目的新奇花樣所迷惑。忽略了這一點會使你處于危險的邊緣。
最后，要確保人們接受到了充分的培訓，以便使他們積極主動地、正確地使用系統(tǒng)。
2.用戶不愿使用或痛恨ehr系統(tǒng)
如果用戶從一開始就同意和接受企業(yè)規(guī)劃和選擇的系統(tǒng)，那么他們是非常愿意下功夫去學習如何使用系統(tǒng)的。
這一問題也可以歸結(jié)為前一問題，但也是一個獨立的問題。導致這一問題的最重要的原因就是項目規(guī)劃和實施過程中缺乏用戶的參與，而能夠解決這一問題，使用戶感到滿意的辦法就是讓用戶參與到需求的分析和界定中，并在系統(tǒng)進行完整設(shè)計時，也讓他們參與進來。即使再忙，用戶通常也是非常樂意參與項目的。起草一個工作規(guī)劃和一個決策的程序，這樣你才不會被項目管理委員會弄得左右搖擺。但一定要確保用戶從一開始就可以參與項目。如果用戶從一開始就同意和接受規(guī)劃和選擇的系統(tǒng)，那么他們是非常愿意下功夫去學習如何使用系統(tǒng)的。
一個剛剛成立一年多的競爭對手由于缺乏成熟的項目管理經(jīng)驗，而使本來規(guī)劃一個月實施完畢的項目嚴重地拖延到了一年的時間，其中最重要的一點就是用戶參與的不充分。據(jù)悉，那些將要使用自助服務(wù)服務(wù)的經(jīng)理和員工都沒能參與進來，導致系統(tǒng)實施之后，HR部門開始向經(jīng)理和員工們推廣自助服務(wù)的時候，遇到了極大的抵觸和反感，因為他們非常想要的功能沒有，而能夠?qū)崿F(xiàn)的功能因為還要下載和設(shè)置復雜的客戶端軟件而不受這些部門經(jīng)理和員工的歡迎。最后，HR部門又不得不重新提交新的需求給這個ehr系統(tǒng)供應(yīng)商。
3.時間或者成本超支
為了避免這些超支，你可以把項目進行分解，分解得越細越好，以防止項目的"范圍"（Scope）被蔓延。
這一問題會導致項目出現(xiàn)各種各樣的麻煩。除非這種超支非常巨大，否則這個問題會被忽略（特別是如果其他問題被避免的話）。時間和成本通常很容易衡量的因素，然而，對經(jīng)理們來說也是最顯而易見會被忽略的。
超支的最主要的原因是在項目的規(guī)劃、工作任務(wù)的預估和控制以及資源調(diào)配方面的失敗引起。毋庸質(zhì)疑的是，一個資歷豐富的項目經(jīng)理會最大程度地減少這些困難。為了避免這些超支，你可以把項目進行分解，分解得越細越好，以防止項目的"范圍"（Scope）被蔓延。項目按時、保質(zhì)保量完成的最好辦法是，嚴格按照進度和預算完成每一個細分階段，上一個階段完成，再接著完成下一個階段，否則擴大了項目的"范圍"，導致項目拖延的危險就會來臨。
4.不可信賴的輸出和數(shù)據(jù)
從手工記錄或者其他系統(tǒng)里轉(zhuǎn)化到新的ehr系統(tǒng)里，必須有適當?shù)臄?shù)據(jù)和信息輸入審校機制，這樣才能保證輸入的質(zhì)量，也才會產(chǎn)生可信賴的輸出。
也許你已經(jīng)聽說過垃圾輸入和垃圾輸出這樣的階段，這也正好描述了從ehr系統(tǒng)得到了不可信賴的數(shù)據(jù)和結(jié)果的現(xiàn)象。然而，很少有人故意輸入垃圾信息到ehr系統(tǒng)里。通常都是因為沒有制定輸入的標準和作出相應(yīng)的監(jiān)控措施而導致。從手工記錄或者其他系統(tǒng)里轉(zhuǎn)化到系統(tǒng)里，必須有適當?shù)妮斎雽徯C制，這樣才能保證輸入的質(zhì)量。
以上就是企業(yè)在實施ehr系統(tǒng)時會產(chǎn)生的誤區(qū)，那么如何才能預防這些會產(chǎn)生垃圾信息的錯誤行為呢？首先，要制定向系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)或信息的標準，在輸入之前檢查現(xiàn)有數(shù)據(jù)的準確性；其次，是對錄入的數(shù)據(jù)盡可能地進行確認和驗證；第三，在大規(guī)?；蛘咄耆珜嵤┲斑M行抽樣檢測；最后，ehr系統(tǒng)項目組需要制定ehr系統(tǒng)的系統(tǒng)控制和審計制度，并加強對ehr系統(tǒng)日常負責人士（有的企業(yè)設(shè)有專門的ehr系統(tǒng)經(jīng)理）的系統(tǒng)維護和更新工作的評估。
