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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
人力資源管理系統(tǒng)如何維護(hù)？現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)通過(guò)上線人力資源管理系統(tǒng)來(lái)規(guī)范企業(yè)人力資源管理，節(jié)約人力資源管理的成本以及提高人力資源管理的效率。經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施，人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)成功上線并投入運(yùn)營(yíng)。很多企業(yè)認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)成功上線之后HR項(xiàng)目也就完結(jié)了，而忽視了人力資源管理系統(tǒng)后續(xù)的維護(hù)與支持。這就為系統(tǒng)日后的正常運(yùn)行埋下了隱患。
人力資源管理系統(tǒng)缺乏后期的維護(hù)，其后果不僅可能會(huì)造成系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完全，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)雜亂無(wú)章，要用的數(shù)據(jù)不全，無(wú)用的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)里到處都有，整個(gè)系統(tǒng)缺乏可用性，同時(shí)還可能造成重要數(shù)據(jù)的丟失。
那么，企業(yè)在人力資源管理系統(tǒng)成功上線之后該怎么去維護(hù)系統(tǒng)呢？可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期維護(hù)
系統(tǒng)維護(hù)必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。企業(yè)通常的毛病是在系統(tǒng)出了問(wèn)題或者是有了要求時(shí)才考慮進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，即使目前是大錯(cuò)不犯，也會(huì)小錯(cuò)不斷。同時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)人員不僅要有較強(qiáng)的IT基礎(chǔ)，而且還需要對(duì)HR方面有一定的了解，熟悉企業(yè)里人力資源管理部門(mén)的具體業(yè)務(wù)，在時(shí)間和精力上也要有一定的保證。
2.系統(tǒng)維護(hù)從建立原型系統(tǒng)后開(kāi)始
人力資源管理系統(tǒng)維護(hù)不是在系統(tǒng)上線后才開(kāi)始考慮，而應(yīng)該在建立了系統(tǒng)原型后就應(yīng)該著手考慮和進(jìn)行。一般來(lái)講，系統(tǒng)原型建立到系統(tǒng)正式上線會(huì)有一段時(shí)間，其間很多原有的和采集的數(shù)據(jù)會(huì)源源不斷地轉(zhuǎn)入系統(tǒng)中，而系統(tǒng)管理的信息又是動(dòng)態(tài)的，每天都可能有變化發(fā)生。完善的系統(tǒng)維護(hù)會(huì)幫助系統(tǒng)在實(shí)施完成后系統(tǒng)切換的正常進(jìn)行，減少切換過(guò)程的忙亂和可能的重復(fù)勞動(dòng)。
3.有效的檢查、溝通和培訓(xùn)
人力資源管理系統(tǒng)中的員工管理保留著很多員工的檔案信息，在將員工管理信息更新的工作交給相關(guān)人員的同時(shí)，也給如何檢查和保證相關(guān)信息的及時(shí)更新帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
人力資源管理系統(tǒng)的特點(diǎn)之一是數(shù)據(jù)的“不規(guī)范性”，如在工作經(jīng)歷中，不同的用戶(hù)可能會(huì)對(duì)系統(tǒng)要求的理解不一致，有些員工的工作經(jīng)歷過(guò)于瑣碎，而另一些員工的則可能會(huì)過(guò)于籠統(tǒng)。如何保證人力資源管理系統(tǒng)管理信息的一致性，也會(huì)隨著系統(tǒng)使用的深入而暴露出來(lái)。同時(shí)，系統(tǒng)的設(shè)置也會(huì)隨著公司相關(guān)政策的變化和不同用戶(hù)的要求，而不斷做調(diào)整和修改。因此，必須建立有效的溝通和培訓(xùn)渠道，確保系統(tǒng)的要求和變化能及時(shí)通知到每一個(gè)系統(tǒng)用戶(hù)。
4.定期系統(tǒng)清理和備份
在人力資源管理系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間以后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)里逐漸會(huì)積累很多結(jié)果不正確、目的不明確、甚至是無(wú)用的查詢(xún)、報(bào)表，它們的存在會(huì)大大地降低系統(tǒng)的可使用性。試想一下，面對(duì)系統(tǒng)中數(shù)十個(gè)甚至上百個(gè)查詢(xún)，用戶(hù)不僅難于找到他想要的結(jié)果，而同一種查詢(xún)往往會(huì)有很多個(gè)類(lèi)似的查詢(xún)?cè)谙到y(tǒng)中存在。由于建立查詢(xún)的方法不一樣，有些相對(duì)通用，有些是臨時(shí)用的，條件設(shè)置不同，運(yùn)行結(jié)果也會(huì)有差異。這些查詢(xún)逐漸就成為了系統(tǒng)的垃圾。同時(shí)，大量的、很少使用的歷史數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中也會(huì)大大降低系統(tǒng)的運(yùn)行效率。
5.建立系統(tǒng)運(yùn)行日志檔案
很多用戶(hù)不愿花時(shí)間來(lái)編寫(xiě)和更新系統(tǒng)有關(guān)文檔，即使在系統(tǒng)實(shí)施階段編寫(xiě)了文檔，也不能在以后的工作中根據(jù)變化保證文檔的更新。在人力資源管理系統(tǒng)投入運(yùn)行后，一般來(lái)講，系統(tǒng)維護(hù)工作應(yīng)包括系統(tǒng)設(shè)置文檔和用戶(hù)使用文檔的編寫(xiě)和更新及系統(tǒng)運(yùn)行日志的建立。建立系統(tǒng)運(yùn)行日志檔案可以有效地記載系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，在未來(lái)的使用中避免犯類(lèi)似的錯(cuò)誤。
事實(shí)上，當(dāng)企業(yè)對(duì)人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范的系統(tǒng)維護(hù)后，其作用會(huì)隨著使用的深入和時(shí)間的推移越來(lái)越明顯。
