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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在過去的幾年里，不少大型企業(yè)的HR部門都在致力于本單位的人力資源管理信息化建設(shè)，在實踐的過程中遇到了許多的困難，以至于不少的人力資源軟件開發(fā)項目以失敗告終。通過一系列或是成功或是失敗的案例，能夠總結(jié)出HR軟件供應(yīng)商在人力資源軟件開發(fā)的過程中存在一些普遍的誤區(qū)和問題，具體表現(xiàn)在五個方面。我國本土的人力資源軟件大致可以分為三個階段：第一個階段是人事管理，第二個階段是人力資源管理，第三個階段是人才資本。
第一個階段應(yīng)該是一些事務(wù)性工作處理，如工資、報表業(yè)務(wù)，功能比較簡單，廠商比較少，用戶要求也比較簡單。第二個階段主要是人力資源管理方面的需求，如績效考核、培訓(xùn)、全員參與等需求比較旺。這一階段的需求有其必然性，一方面是人力資源管理方面的需要，另一方面人們在思索，如何保證數(shù)據(jù)準確及時呢？那就是實現(xiàn)人事業(yè)務(wù)流程化，通過使用來保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)準確性和及時性。在第三階段，隨著全球信息化腳步加快，市場競爭加劇，人力資源管理軟件加快開發(fā)的步伐，尤其是知識型組織、人才資本和集團管控方面的需求越來越多，如在線培訓(xùn)、能力素質(zhì)模型、集團管控、數(shù)據(jù)挖掘等，涉及業(yè)務(wù)更復(fù)雜，人員更多，功能要求更強?！ ?/p>
管理模式不斷變化
由傳統(tǒng)的人事管理向人力資源管理過渡，各單位管理的模式不斷變化。在中國由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變的特殊背景下，各單位人力資源管理的模式不斷發(fā)生著變化，經(jīng)常是剛剛完成軟件的開發(fā)，管理模式又要發(fā)生變化；一套HR軟件曾經(jīng)使用得不錯，但過了一兩年，就又不能滿足使用了；不少單位因為人力資源軟件開發(fā)跟不上管理的變化，而陷入了困境?，F(xiàn)在不少商品化軟件都已注意到這個問題，開發(fā)的軟件基本都是靈活的結(jié)構(gòu)，但他們往往沒有處理好“軟件靈活”和“操作簡便”之間的關(guān)系，開發(fā)出來的產(chǎn)品用戶難以理解，更談不上自由操作，因而阻礙了軟件的推廣進程。
數(shù)據(jù)源不一致
缺少規(guī)劃，各自為政，數(shù)據(jù)源不一致，軟件難以輔助決策。這一點是用戶當中普遍存在的問題。人力資源部的每個業(yè)務(wù)處室使用著不同的軟件，或上級下發(fā)，或找人開發(fā)，或購買單機商品化軟件，各部門自己維護自己的數(shù)據(jù)庫，這樣使用軟件的結(jié)果：一是維護很吃力，所有內(nèi)容都要自己部門來維護，時間一長或工作一忙，就維護不了。二是不同的部門軟件維護的情況不一樣，報到領(lǐng)導(dǎo)那兒的數(shù)據(jù)就經(jīng)常會出現(xiàn)不一致的情況。領(lǐng)導(dǎo)不知該相信哪個部門的數(shù)據(jù)，更談不上利用數(shù)據(jù)進行有效決策了。
追求一步到位
目標定得過高，追求一步到位，沒有開發(fā)出或找到合適的人力資源軟件。還有一些單位，采取讓各個部門提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開發(fā)，這樣做的結(jié)果往往是：每一個部門都提出許多個性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機會把需求提全，把什么工作都計算機化，以后自己就輕松了。事實上，這是不現(xiàn)實的，如果在現(xiàn)階段就達到這樣的目標的話，意味著假設(shè)有10個人的人力資源部門恐怕就要裁掉8個人了，因為都計算機化了嘛。這樣做的結(jié)果往往是失敗的。其實，通過這些年成功與失敗的案例，我們認為，人力資源信息化的過程應(yīng)循序漸進，分步實施，先打基礎(chǔ)，后談應(yīng)用。具體實施可分為以下三步：
一、提高人力資源的工作效率：行政事務(wù)管理、組織機構(gòu)管理、薪酬福利管理，這幾部分工作占用管理者大量時間，手工操作不僅效率低，且容易出錯。因此，人力資源信息化首要解決的是如何提高工作效率。
二、規(guī)范人力資源的業(yè)務(wù)流程：招聘管理、績效管理、培訓(xùn)管理。人力資源信息化能將相關(guān)的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，且能將經(jīng)過優(yōu)化后的流程體現(xiàn)在系統(tǒng)中。
三、戰(zhàn)略性人力資源開發(fā)：員工發(fā)展、職業(yè)生涯規(guī)劃、人力資源成本評估、人力資源戰(zhàn)略決策。
上面這三個步驟可謂環(huán)環(huán)相扣，如果第一步還沒有實施好，就去做第二步、第三步，打個比喻就像沒有打地基就直接蓋三層樓一樣。事實上，如果一個單位人力資源的信息化管理還沒有網(wǎng)絡(luò)化，還處在單機操作階段，那么距第二個步驟“規(guī)范人力資源的業(yè)務(wù)流程”就比較遠了，招聘、績效、培訓(xùn)都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流程管理，要求使用人員必須熟悉網(wǎng)絡(luò)下的應(yīng)用，前提是本單位已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立了良好的人事、薪資數(shù)據(jù)庫并應(yīng)用良好。
過分追求數(shù)據(jù)集中
不顧現(xiàn)實狀況，追求數(shù)據(jù)集中管理，增大了失敗的隱患。還有一些單位在了解了集中管理的優(yōu)點后，總是希望能夠進行集中管理，而忽略了自身的實際情況。我們認為，對于一些完全垂直管理、規(guī)模適中、計算機應(yīng)用水平較高、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較好的單位是可以進行集中管理的。
但有些行業(yè)，尤其是一些規(guī)模較大的全國性行業(yè)或本身對下級單位管理權(quán)限不高的單位，就不一定適合集中管理了，理由如下：一是數(shù)據(jù)量越大。尤其達到十幾萬或幾十萬人的記錄時，對網(wǎng)絡(luò)條件及系統(tǒng)的性能要求極高，一般的用戶很難達到。二是基層單位人事工作者的軟件應(yīng)用水平參差不齊。有些人少的單位維護數(shù)據(jù)的意識淡薄，這樣就會影響整個網(wǎng)絡(luò)的運行質(zhì)量。三是投入巨大。人事數(shù)據(jù)與經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相比，及時性要求往往沒有那么高。因此，對于這樣的用戶應(yīng)采用分布式管理或混合式管理。待各方面條件都成熟后，再考慮集中式管理也不遲。
自行開發(fā)難度大
立項開發(fā)，波折頗多，最終沒能使用上軟件。據(jù)我們了解，一些較大的單位很容易選擇自行組織人力資源軟件開發(fā)。他們往往認為：自行開發(fā)軟件成本低，上級單位一次開發(fā)，基層單位可以多次利用，還可以滿足自己單位的個性化需求。但實踐證明，自行開發(fā)的軟件往往難以成功。為什么不容易成功呢？
總結(jié)起來，主要可以歸納為：一、從DOS時代進入Windows時代，再到Java時代，應(yīng)用人員對軟件的要求越來越高，開發(fā)難度越來越大。二、開發(fā)人員往往因為經(jīng)驗所限，不能夠完全領(lǐng)會用戶提出的需求要點，比如工資上有一個“級別滾動”的概念，對于沒有一定人事業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的軟件工程師，理解起來需要時間。如果再要求他們開發(fā)的軟件能夠適應(yīng)各種變化，的確不是一件容易的事。三、在項目接到手后，開發(fā)商考慮的往往不是如何將軟件開發(fā)得盡善盡美，而是考慮怎樣在最短的時間內(nèi)按功能要求做完了就行，至于操作是否容易就是一個彈性的概念了，你用戶說操作復(fù)雜，我開發(fā)商看挺簡單的，難以有一個評判的標準。而商品化軟件則不同，因其自身要在市場競爭中生存，因此所有的創(chuàng)作人員時刻都在想著怎樣讓自己的軟件做得盡善盡美，在市場上具有競爭力，這是內(nèi)在的動因，而項目開發(fā)則缺乏這種動因。四、對于項目開發(fā)的軟件，一旦交付使用后，用戶提出的進一步需求對于開發(fā)商來說就是負擔；而商品化軟件則能夠不斷聽取用戶的優(yōu)化建議，對軟件進行維護升級，從而更貼近用戶的需求，用戶的批評和建議往往是一個產(chǎn)品開發(fā)成功的重要保證。
一份耕耘，一份收獲，人力資源軟件開發(fā)需要經(jīng)驗的積累以及時間的沉淀才能日漸成熟，我國本土人力資源信息化還有比較長的路要走。相信終會有一天，eHR系統(tǒng)會在中國這塊土壤上遍地開花結(jié)果。
