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?近日,人力資源社會(huì)保障部(下稱(chēng)“人社部”)辦公廳發(fā)布了《電子勞動(dòng)合同訂立指引》(人社廳發(fā)〔2021〕54號(hào))(下稱(chēng)“《指引》”),用于指導(dǎo)用人單位與勞動(dòng)者依法規(guī)范地訂立電子勞動(dòng)合同,這標(biāo)志著電子勞動(dòng)合同的時(shí)代正式來(lái)臨。那么,在這種大浪潮下,企業(yè)一定要改用電子勞動(dòng)合同嗎?同時(shí)又該如何訂立合規(guī)的電子勞動(dòng)合同呢?作為人力資源管理領(lǐng)域的決策者，HR不妨聽(tīng)聽(tīng)這類(lèi)解讀。
1.企業(yè)一定要改用電子勞動(dòng)合同嗎？
近年來(lái),互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展,為簽訂、傳遞和儲(chǔ)存電子勞動(dòng)合同,保證其完整、準(zhǔn)確、不被篡改提供了可靠的技術(shù)條件。新冠疫情暴發(fā)以來(lái),更是推動(dòng)了電子合同在企業(yè)內(nèi)部入職場(chǎng)景下的應(yīng)用。去年3月,人社部發(fā)布《人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題的函》,文件明確了“用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致,可采用電子形式訂立書(shū)面勞動(dòng)合同”。同年,北京市人社局發(fā)文表示,將在全市范圍內(nèi)推廣使用電子勞動(dòng)合同,并搭建全市統(tǒng)一的電子勞動(dòng)合同管理平臺(tái)。此后,多地紛紛加快行動(dòng)。截至目前,已有青島、淄博、沈陽(yáng)、昆明、廣州、滄州、桂林、南寧等地提出“全面推行電子勞動(dòng)合同?！蓖瑫r(shí)在一簽通的數(shù)據(jù)中顯示,目前國(guó)內(nèi)已有15%的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了在入職管理流程中簽署電子合同,占已擁有線(xiàn)上入職系統(tǒng)的36%,比去年同期增長(zhǎng)了140%。電子合同作為打通HR業(yè)務(wù)線(xiàn)上化的最后一環(huán),有效簡(jiǎn)化了紙質(zhì)合同“線(xiàn)下簽、線(xiàn)上錄”的繁瑣操作,尤其對(duì)于勞動(dòng)密集型企業(yè)、分支機(jī)構(gòu)多員工分布廣的企業(yè),降低了代簽、冒簽、遺失等風(fēng)險(xiǎn),支持員工“入轉(zhuǎn)調(diào)離”全流程線(xiàn)上管理,將HR從事務(wù)性工作中徹底釋放,提升HR組織整體服務(wù)效率。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看,電子勞動(dòng)合同已是大勢(shì)所趨,但企業(yè)如何轉(zhuǎn)變、如何應(yīng)用,還需結(jié)合自身企業(yè)情況綜合考量。
2.如何訂立合規(guī)的電子勞動(dòng)合同
該《指引》可作為企業(yè)建立電子勞動(dòng)合同合規(guī)制度的重要參考,指導(dǎo)企業(yè)在訂立電子勞動(dòng)合同時(shí)有效減少法律風(fēng)險(xiǎn)。
（1）電子勞動(dòng)合同需通過(guò)訂立平臺(tái)訂立：
第三條:用人單位與勞動(dòng)者訂立電子勞動(dòng)合同的,要通過(guò)電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)訂立。
訂立電子勞動(dòng)合同所依托的信息化平臺(tái),大致分為三種類(lèi)型:一是第三方搭建電子勞動(dòng)合同服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)可付費(fèi)給市場(chǎng)化的電子簽名服務(wù)商搭建的第三方電子勞動(dòng)合同服務(wù)平臺(tái),由其為企業(yè)簽訂電子勞動(dòng)合同提供服務(wù)。二是政府建設(shè)電子勞動(dòng)合同訂立公共服務(wù)平臺(tái),供企業(yè)和勞動(dòng)者免費(fèi)使用。三是企業(yè)自建平臺(tái)。對(duì)于實(shí)力較強(qiáng)、信息技術(shù)水平較高、用工規(guī)模大的企業(yè),可選擇自建平臺(tái)系統(tǒng)與勞動(dòng)者訂立電子勞動(dòng)合同。
（2）嚴(yán)格限定訂立平臺(tái)技術(shù)要求：
《指引》嚴(yán)格限定電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)所具備的技術(shù)要求。
第四條:電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)要通過(guò)有效的現(xiàn)代信息技術(shù)手段提供勞動(dòng)合同訂立、調(diào)取、儲(chǔ)存、應(yīng)用等服務(wù),具備身份認(rèn)證、電子簽名、意愿確認(rèn)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等能力,確保電子勞動(dòng)合同信息的訂立、生成、傳遞、儲(chǔ)存等符合法律法規(guī)規(guī)定,滿(mǎn)足真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、不可篡改和可追溯等要求。
第十六條:電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)要留存訂立和管理電子勞動(dòng)合同全過(guò)程證據(jù),包括身份認(rèn)證、簽署意愿、電子簽名等,保證電子證據(jù)鏈的完整性,確保相關(guān)信息可查詢(xún)、可調(diào)用,為用人單位、勞動(dòng)者以及法律法規(guī)授權(quán)機(jī)構(gòu)查詢(xún)和提取電子數(shù)據(jù)提供便利。
（3）明確多重核驗(yàn)手段,確保合同效力性
第七條:用人單位和勞動(dòng)者要確保向電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)提交的身份信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)要通過(guò)數(shù)字證書(shū)、聯(lián)網(wǎng)信息核驗(yàn)、生物特征識(shí)別驗(yàn)證、手機(jī)短信息驗(yàn)證碼等技術(shù)手段,真實(shí)反映訂立人身份和簽署意愿,并記錄和保存驗(yàn)證確認(rèn)過(guò)程。具備條件的,可使用電子社?？ㄩ_(kāi)展實(shí)人實(shí)名認(rèn)證。
第八條：用人單位和勞動(dòng)者要使用符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》要求、依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書(shū)和密鑰,進(jìn)行電子簽名。
第九條：電子勞動(dòng)合同經(jīng)用人單位和勞動(dòng)者簽署可靠的電子簽名后生效,并應(yīng)附帶可信時(shí)間戳。
規(guī)避參與主體錯(cuò)誤身份、虛假身份、失效身份等風(fēng)險(xiǎn),確保身份可信,不可仿冒與否認(rèn),實(shí)名認(rèn)證是合規(guī)合法電子勞動(dòng)合同的第一步。
（4）重視數(shù)據(jù)安全合規(guī)
第十七條:電子勞動(dòng)合同信息的管理、調(diào)取和應(yīng)用要符合《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》等法律法規(guī),不得侵害信息主體合法權(quán)益。
第十八條:電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)及其所依賴(lài)的服務(wù)環(huán)境,要按照《信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法》第三級(jí)的相關(guān)要求實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù),確保平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)行,提供連續(xù)服務(wù),防止所收集或使用的身份信息、合同內(nèi)容信息、日志信息泄漏、篡改、丟失。
第十九條：電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)要建立健全電子勞動(dòng)合同信息保護(hù)制度,不得非法收集、使用、加工、傳輸、提供、公開(kāi)電子勞動(dòng)合同信息。未經(jīng)信息主體同意或者法律法規(guī)授權(quán),電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)不得向他人非法提供電子勞動(dòng)合同查閱、調(diào)取等服務(wù)。
《指引》重視電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)及企業(yè)處理信息的數(shù)據(jù)合規(guī)問(wèn)題。根據(jù)《信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法》,第三級(jí)信息系統(tǒng)屬于監(jiān)督保護(hù)級(jí),“國(guó)家信息安全監(jiān)管部門(mén)對(duì)該級(jí)信息系統(tǒng)信息安全等級(jí)保護(hù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查”,電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)及其支持服務(wù)的企業(yè)等主體應(yīng)對(duì)第三次信息系統(tǒng)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次等級(jí)測(cè)評(píng),至少進(jìn)行一次自查。
通過(guò)以上內(nèi)容，相信HR對(duì)于“企業(yè)一定要改用電子勞動(dòng)合同嗎”，“如何訂立合規(guī)的電子勞動(dòng)合同”有了一定的了解和判斷。那么，在當(dāng)前疫情還沒(méi)有完全結(jié)束的情況下，企業(yè)如果在資本運(yùn)轉(zhuǎn)上沒(méi)有什么困難的話(huà)，還是建議使用電子勞動(dòng)合同，或者通過(guò)上線(xiàn)HCM管理系統(tǒng)來(lái)完成企業(yè)合同管理工作的。這樣既能為企業(yè)節(jié)省相應(yīng)的保存、保管成本，也能在平臺(tái)上統(tǒng)一操作和管理合同事務(wù)，避免勞動(dòng)合同過(guò)期無(wú)續(xù)簽等問(wèn)題。
關(guān)于紅海云
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