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在現(xiàn)實(shí)中，有一些企業(yè)總會覺得人力資源管理信息化無非就是上線eHR系統(tǒng)，但事實(shí)是否真的如此呢？答案當(dāng)然是否定的，其實(shí)成功的人力資源管理信息化過程遠(yuǎn)不是上線一個系統(tǒng)那么簡單和容易，背后是正確的信息化理念和適當(dāng)?shù)膶?shí)際操作和推廣相結(jié)合的產(chǎn)物，而這兩點(diǎn)恰恰是很多單位在進(jìn)行信息化初期沒有想到的。本文就人力資源管理信息化中用戶方應(yīng)注意的問題，進(jìn)行一下簡單的闡述。
1.人力資源管理信息化需要先進(jìn)的信息化理念
這里面包含兩個維度，第一個是對信息化過程的正確認(rèn)識。很多的企業(yè)在信息化時對于信息化管理工具的期待很高，認(rèn)為eHR系統(tǒng)發(fā)展成熟，應(yīng)用簡單，是提升工作效率，增加工作產(chǎn)出的利器。不可否認(rèn)，eHR系統(tǒng)如果應(yīng)用成功確實(shí)為人力資源工作者帶來諸多價值，但是其實(shí)施過程往往要經(jīng)歷一個有些痛苦的數(shù)據(jù)整理、功能磨合和逐步修正的過程。從本質(zhì)上說，eHR系統(tǒng)的應(yīng)用，其實(shí)是一中工作模式的轉(zhuǎn)變，因此就包含了工作方法和工作內(nèi)容的變化。
從工作內(nèi)容上說，就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、格式化、規(guī)范化管理，從工作方式上說就是工作協(xié)同方式和工作工具的轉(zhuǎn)變。而大量的人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、薪資歷史數(shù)據(jù)、保險歷史數(shù)據(jù)等等材料都需要整理完成后才能進(jìn)入系統(tǒng)，同時工作協(xié)同方式和工作工具的轉(zhuǎn)變也需要系統(tǒng)的使用人學(xué)習(xí)新的知識，了解新的概念，掌握新得技能，轉(zhuǎn)變工作習(xí)慣。所以，對于人力資源管理信息化初期階段來說，工作量不但無法減輕，反而是加重的。但是這一個階段是信息化的關(guān)鍵時期，如果能夠度過這一階段，系統(tǒng)的價值才會展現(xiàn)出來，否則，信息化工作可能就會止步不前。
第二個就是對信息化范圍的正確認(rèn)識。由于技術(shù)的發(fā)展eHR系統(tǒng)的各個模塊和自助平臺已經(jīng)普及，很多單位在進(jìn)行信息化工作時希望大干快上，盡快見到工作成果，推廣信息化平臺。但是這種希望四處開花的美好愿望往往會被現(xiàn)實(shí)的情況挫傷。人力資源管理工作不像財務(wù)管理工作、生產(chǎn)管理工作那樣結(jié)構(gòu)化較強(qiáng)，有各種的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等可以參考，而是差異化明顯，每個單位都可以根據(jù)自己單位的實(shí)際情況設(shè)計自己的管理思路和操作方法，加之傳統(tǒng)辦公模式和信息化辦公模式并費(fèi)事簡單的復(fù)制，而是要經(jīng)歷各種痛苦的學(xué)習(xí)和習(xí)慣改變過程，因此一個信息化模塊的應(yīng)用成熟是需要一段時間的磨合，在不斷的修正和調(diào)優(yōu)下才能達(dá)到理想的效果。如果在一個模塊還沒有在人力資源部門內(nèi)部磨合成功后就大規(guī)模推廣，同時如上條所述要求大量系統(tǒng)使用人改變工作協(xié)同方式和工作工具，其過程必然變得艱難無比，質(zhì)疑不斷。
因此，人力資源管理信息化的步驟應(yīng)該是小步快跑、逐步推進(jìn)，在動態(tài)的修正中逐漸完善和推廣，切忌大干快上。
2.人力資源管理信息化需要充分的需求討論
信息技術(shù)在管理領(lǐng)域一個重大的突破就是打破了信息孤島，使數(shù)據(jù)集中在一個大的平臺下，各個業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人可以在這個平臺上進(jìn)行數(shù)據(jù)協(xié)作。但是這也帶來了一個問題，就是原有的工作方式已經(jīng)無法照搬到eHR系統(tǒng)上來，原有的協(xié)作關(guān)系無法在信息系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)，需要對工作流程和工作接口進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。在傳統(tǒng)辦公模式下，每個業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人可以按照自己的想法和習(xí)慣進(jìn)行工作的優(yōu)化，只要保證和其他人工作接口銜接順暢就可以。可是信息化時代由于接口的范圍比傳統(tǒng)的范圍更大也更規(guī)范，每個業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人已經(jīng)無法再孤立的只考慮自己的工作內(nèi)容，而要更多的考慮為別人提供各種標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，調(diào)整各種協(xié)作關(guān)系。
因此在信息化的設(shè)計階段需求的多方討論與確認(rèn)就變得十分重要。在信息化的過程中，在設(shè)計階段的需求變動與方案成本是最低的，隨著項(xiàng)目階段的深入，修正成本會越來越高甚至有可能是推翻底層結(jié)構(gòu)，尤其是在試運(yùn)行期間對各個模塊的設(shè)計思路發(fā)生變更的話，對于項(xiàng)目的成功上線無疑是巨大的風(fēng)險。
因此，項(xiàng)目的需求調(diào)研階段，應(yīng)該是時間最長、參與干系人最多的時候，切忌急于成績，尚未思考清晰就開始實(shí)施。
3.人力資源管理信息化需要專職人員的配合
在項(xiàng)目管理中，有一個關(guān)鍵用戶和最終用戶的概念，關(guān)鍵用戶指的就是跟隨系統(tǒng)實(shí)施的人員，對整個系統(tǒng)或負(fù)責(zé)部分模塊的設(shè)計理念，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，功能設(shè)計、操作規(guī)程都十分了解，并對最終用戶進(jìn)行培訓(xùn)和日常指導(dǎo)的人。最終用戶則是指最后使用部分系統(tǒng)功能完成日常工作的人。這兩類人從工作性質(zhì)、工作關(guān)系和任職資格上說應(yīng)該是獨(dú)立的，但是現(xiàn)實(shí)情況往往是各個業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，也就是最終用戶來扮演各自負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的模塊關(guān)鍵用戶。很多人認(rèn)為這種安排無任何不妥，但是這種考慮忽略了一個基本事實(shí)，就是像前文所說的，信息化是一個辦公模式和管理思路的變更，涉及到轉(zhuǎn)變工作思路和工作方法，需要大量的時間去學(xué)習(xí)、實(shí)操、鞏固的過程。
而現(xiàn)職業(yè)務(wù)人員都有大量的日常工作和關(guān)鍵任務(wù)要處理，很難抽出大量的時間來做關(guān)鍵用戶該做的事情，結(jié)果導(dǎo)致對信息系統(tǒng)既不熟悉又不習(xí)慣，在各種工作時點(diǎn)的催促下很容易又回到原有的工作模式處理工作，使信息化工作推進(jìn)困難重重。所以，人力資源管理信息化推進(jìn)需要長久不斷的思路引導(dǎo)和技術(shù)輔導(dǎo)才能完成，同時，在企業(yè)預(yù)算不是很充裕的情況下，這種角色是不可能指望系統(tǒng)廠商來扮演的，企業(yè)內(nèi)部必須安排安排一個或多個這樣的人才能保障信息化能夠按理想的進(jìn)度去推進(jìn)和不斷深化。
4.人力資源管理信息化需要完善的基礎(chǔ)管理
事實(shí)上，很多單位一直寄希望于上線eHR系統(tǒng)來改善企業(yè)的管理。不可否認(rèn)的是信息系統(tǒng)的設(shè)計確實(shí)是在規(guī)范管理的思想下按照一定的管理模型來設(shè)計的，所以利用信息系統(tǒng)的實(shí)施過程確實(shí)能夠查找到企業(yè)在管理上尤其是基礎(chǔ)管理里面存在的欠缺和改進(jìn)的方向。
但是必須清醒的認(rèn)識到，企業(yè)管理思想和管理水平的提高并非一朝一夕可以解決的事情，尤其是涉及到員工切身利益的變化，都要多方討論、先行試點(diǎn)后行推廣、不斷磨合才能實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理的逐步優(yōu)化，這個過程需要管理專家結(jié)合單位實(shí)際情況設(shè)計管理優(yōu)化方案，并針對單位員工特點(diǎn)制定推進(jìn)計劃，顯然這個過程不是任何eHR系統(tǒng)廠商所做的事情，而更應(yīng)該是管理咨詢公司的工作，而且絕大部分eHR系統(tǒng)廠商的實(shí)施費(fèi)用報價中也是不含這部分咨詢費(fèi)用的，所以無論從工作性質(zhì)的角度還是工作成本的角度，信息化廠商都不會承擔(dān)起這個責(zé)任，最終的結(jié)果往往是在甲方對eHR系統(tǒng)廠商的期待中和eHR系統(tǒng)廠商對甲方的等待中雙方對項(xiàng)目逐漸失去信心，使整個項(xiàng)目虎頭蛇尾，最后草草收場甚至不歡而散。
因此，人力資源管理信息化進(jìn)程并非一步到位，而是要通過多個步驟穩(wěn)步推進(jìn)才能實(shí)現(xiàn)的，除了上線適合企業(yè)自身的eHR系統(tǒng)外，其實(shí)自身的管理模式以及發(fā)展戰(zhàn)略也是十分重要的。
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紅海云是中國領(lǐng)先的新一代人力資源管理一體化綜合解決方案提供商，核心產(chǎn)品紅海HCM系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)功能模塊數(shù)據(jù)割裂的局限，從核心人力管理、勞動力管理到戰(zhàn)略人才管理，涵蓋人力資源業(yè)務(wù)12大模塊，百余項(xiàng)功能一體化布局。并通過紅海云PaaS平臺、Open API平臺、自動化運(yùn)維平臺等底層數(shù)字化配套體系的賦能，讓紅海HCM系統(tǒng)擁有了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的靈活性和可擴(kuò)展性。
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