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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
近年來(lái),隨著信息技術(shù)與管理模式的不斷升級(jí),人力資源管理信息化被越來(lái)越多的企業(yè)視為提升管理效率和水平的有效手段。不過(guò),由于每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)以及管理模式不同,所以他們對(duì)于人力資源管理信息化建設(shè)都存在不同的舉措。但同樣是信息化運(yùn)用,有的企業(yè)是順風(fēng)順?biāo)?,有的企業(yè)則是舉步維艱。細(xì)究其中緣由,關(guān)鍵在于人力資源管理信息化的道與法,即企業(yè)前期的信息化規(guī)劃和對(duì)實(shí)施過(guò)程的把控。
1.人力資源管理信息化的道
人力資源管理信息化的道指的時(shí)人力資源管理信息化整體規(guī)劃,它為整個(gè)人力資源管理信息化建設(shè)確立了目標(biāo)、方向和框架,同時(shí)也為一個(gè)項(xiàng)目種下了成功或失敗的種子。規(guī)劃問(wèn)題涉及很廣,但總體思路卻必須清晰:
(1)分析企業(yè)戰(zhàn)略、愿景、目標(biāo)
信息化建設(shè)的核心目的是支撐企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn),因此人力資源管理信息化建設(shè)必須從戰(zhàn)略出發(fā)。很多客戶都會(huì)有這樣一個(gè)問(wèn)題:即當(dāng)前市面上的人力資源數(shù)字化產(chǎn)品是否能夠支撐他們的企業(yè)未來(lái)5到10年的發(fā)展。顯然,如果企業(yè)發(fā)展短期內(nèi)就將造成信息化系統(tǒng)不能適應(yīng),那么信息化投資回報(bào)就無(wú)法保證。
而要回答好上面的問(wèn)題,就必須從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)。具體到人力資源管理信息化,就應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)戰(zhàn)略以及由此決定的人力資源管理戰(zhàn)略,重點(diǎn)是人力資源管理模式、體系架構(gòu)和發(fā)展規(guī)劃。
由于人力資源管理信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)部分,因此還必須考慮到企業(yè)信息化整體戰(zhàn)略。這一方面決定了信息化建設(shè)中產(chǎn)品選型,比如企業(yè)集團(tuán)信息化選型必須與集團(tuán)人力資源管控模式相匹配;另一方面決定了信息化建設(shè)的總體進(jìn)程,先做什么,后做什么,否則,企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)很容易支離破碎、前后無(wú)法銜接,形成一個(gè)個(gè)孤島。
(2)立足現(xiàn)狀,分析需求
在戰(zhàn)略的總體指導(dǎo)下,需要進(jìn)一步明確具體的人力資源管理信息化建設(shè)需求。
①管理需求,主要是從人力資源管理的角度提出對(duì)系統(tǒng)功能的要求;管理與信息化的關(guān)系在某種程度上是“體”與“用”的關(guān)系,可以說(shuō)管理需求不明確也就不可能有成功的信息化建設(shè)。因此大量企業(yè)在信息化建設(shè)前都需要大規(guī)模、深入的管理梳理與提升,這也是目前倡導(dǎo)的管理與IT服務(wù)融合的原因所在。
②性能需求,主要包括靈活性、可擴(kuò)展性、開(kāi)放度等IT技術(shù)層面的需求。
③集成需求,主要是指人力資源系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)(如OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、ERP等)的集成應(yīng)用。
需要注意的是,確定需求要注意處理好現(xiàn)實(shí)需求與未來(lái)需求之間的關(guān)系。一方面要立足現(xiàn)實(shí)需求,確定各項(xiàng)需求的優(yōu)先級(jí),只有這樣才能夠快速見(jiàn)效,為信息化建設(shè)爭(zhēng)取更多支持和空間;另一方面則必須注意與未來(lái)之間的銜接。這也是我們堅(jiān)持人力資源管理信息化必須“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原因。
(3)確定模式,選定產(chǎn)品
人力資源系統(tǒng)的部署模式由其管理模式?jīng)Q定,尤其是集團(tuán)型企業(yè)。業(yè)務(wù)模式單一的運(yùn)營(yíng)管控型企業(yè)適合于集中式部署模式;業(yè)務(wù)模式主輔型的戰(zhàn)略管控型企業(yè)適合于集分式部署模式;多元化業(yè)務(wù)模式的財(cái)務(wù)管控型企業(yè)適合于分布式部署模式。
另外,選型中的關(guān)鍵問(wèn)題是,究竟選擇定制開(kāi)發(fā)還是購(gòu)買(mǎi)一款成熟的產(chǎn)品?這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有一個(gè)簡(jiǎn)單的答案,而是要根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、需求、預(yù)算、項(xiàng)目周期等多種因素進(jìn)行綜合判斷。早期很多企業(yè)選擇定制開(kāi)發(fā),原因是市場(chǎng)上缺乏滿足自己需求的產(chǎn)品;而由于定制開(kāi)發(fā)巨大的技術(shù)、預(yù)算、項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn),以及人力資源管理信息化廠商的快速發(fā)展,很多企業(yè)開(kāi)始轉(zhuǎn)向外部采購(gòu)。
在采購(gòu)中首先要注意產(chǎn)品與管理需求之間的擬合程度,由于企業(yè)人力資源管理相對(duì)于財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理等具有更強(qiáng)的個(gè)性化,而且往往隨著企業(yè)發(fā)展而不斷調(diào)整,這時(shí)產(chǎn)品的靈活性、可配置性就值得特別關(guān)注。當(dāng)然,廠商的產(chǎn)品價(jià)格、交付能力、開(kāi)發(fā)能力、永續(xù)服務(wù)能力也是應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮的因素。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況為以上各要素確定權(quán)重、綜合平衡,選擇產(chǎn)品。
(4)確認(rèn)系統(tǒng)建設(shè)保障
系統(tǒng)建設(shè)保障主要是指企業(yè)用于人力資源管理信息化建設(shè)的資金保障、組織保障等方面。資金保障自然不必多說(shuō),組織保障同樣重要:一方面,企業(yè)應(yīng)當(dāng)與廠商共同建立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目小組,遴選熟悉人力資源管理需求的HR人員,以及信息化部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)期間專(zhuān)職從事項(xiàng)目建設(shè);具有決策能力的HR部門(mén)高層也應(yīng)當(dāng)參與其中,重點(diǎn)是監(jiān)控項(xiàng)目方向并在關(guān)鍵時(shí)刻決策、協(xié)調(diào)資源。另一方面,企業(yè)最高負(fù)責(zé)人雖然不會(huì)直接參與到項(xiàng)目中,但對(duì)于信息化建設(shè)的支持卻是必須的,離開(kāi)了這一點(diǎn),項(xiàng)目成功是無(wú)法保障的。
2.人力資源管理信息化的法
人力資源管理信息化的法指的是項(xiàng)目實(shí)施步驟及實(shí)施原則,e-HR的實(shí)施是我們與用戶應(yīng)用的橋梁,是改變和優(yōu)化用戶業(yè)務(wù)處理的催化劑。e-HR實(shí)施不等于教用戶如何使用軟件功能,也不等于對(duì)用戶做簡(jiǎn)單的軟件培訓(xùn),它是一個(gè)全面的企業(yè)變革過(guò)程,并意味著企業(yè)整個(gè)管理業(yè)務(wù)流程的改變。我們認(rèn)為:軟件實(shí)施包括實(shí)施準(zhǔn)備、藍(lán)圖規(guī)劃、用戶化實(shí)施、系統(tǒng)測(cè)試以及培訓(xùn)交付五個(gè)步驟。
(1)項(xiàng)目實(shí)施步驟
①實(shí)施準(zhǔn)備,包括項(xiàng)目組的成立、實(shí)施主計(jì)劃的確認(rèn)以及項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的召開(kāi)。其目的是合作雙方就項(xiàng)目總體目標(biāo)、實(shí)施范圍、實(shí)施思路以及資源配置要求達(dá)成一致。因?yàn)槟繕?biāo)不明、范圍不清的項(xiàng)目永遠(yuǎn)都不可能實(shí)施成功。
②藍(lán)圖規(guī)劃階段是用戶業(yè)務(wù)導(dǎo)入系統(tǒng)前的方案規(guī)劃階段,也是影響項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵階段,主要包括:產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品培訓(xùn)、需求調(diào)研、需求分析、實(shí)施方案的評(píng)審確認(rèn)等工作。同時(shí),在藍(lán)圖規(guī)劃階段遵循如下策略:?jiǎn)柧碚{(diào)查、訪談、循環(huán)溝通落實(shí)等多種需求調(diào)研方式相結(jié)合,了解用戶真正業(yè)務(wù)要求及管理痛點(diǎn),以產(chǎn)品為導(dǎo)向制定基于現(xiàn)狀又高于現(xiàn)狀的實(shí)施方案;細(xì)化量化實(shí)施工作量,明確任務(wù)分工及完工標(biāo)準(zhǔn)。
③用戶化實(shí)施,本階段工作目標(biāo)是建設(shè)符合用戶管理現(xiàn)狀和發(fā)展需要的人力資源管理系統(tǒng)。需要注意的是,在建設(shè)的過(guò)程中需要就前期制定的實(shí)施方案的正確性、完整性進(jìn)行驗(yàn)證并逐步完善。主要工作包括靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、實(shí)施設(shè)置、靜態(tài)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及權(quán)限的分配等工作。在客戶化實(shí)施階段采用如下策略:在充分考慮各個(gè)業(yè)務(wù)之間銜接問(wèn)題的基礎(chǔ)上,按照先易后難的原則對(duì)實(shí)施模塊進(jìn)行排序;系統(tǒng)關(guān)鍵用戶必須緊密參與模塊實(shí)施工作,對(duì)實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)的同時(shí)培養(yǎng)企業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和實(shí)施團(tuán)隊(duì)??蛻艋^(guò)程中很可能出現(xiàn)需求變更,這非常正常,但必須按照提出變更、評(píng)估變更、審批變更、執(zhí)行變更的步驟嚴(yán)格管理,否則隨意變更需求將使項(xiàng)目陷于泥潭之中。
④系統(tǒng)測(cè)試包括功能測(cè)試和性能測(cè)試。功能測(cè)試的目的是關(guān)鍵用戶通過(guò)模擬實(shí)際的業(yè)務(wù)操作方式、操作步驟來(lái)驗(yàn)證實(shí)施設(shè)置是否滿足管理業(yè)務(wù)要求;性能測(cè)試的目的是通過(guò)自動(dòng)化的測(cè)試工具模擬多種正常、峰值以及異常負(fù)載條件,以確定當(dāng)負(fù)載逐漸增加時(shí),系統(tǒng)各項(xiàng)性能指標(biāo)的變化情況是否正常。
⑤培訓(xùn)交付。系統(tǒng)測(cè)試通過(guò)后,項(xiàng)目組和關(guān)鍵用戶開(kāi)始對(duì)終端用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn),培訓(xùn)后系統(tǒng)進(jìn)入上線運(yùn)行階段。在運(yùn)行過(guò)程中我們建立項(xiàng)目問(wèn)題跟蹤表,記錄系統(tǒng)運(yùn)行的問(wèn)題、進(jìn)行問(wèn)題分類(lèi)以及問(wèn)題的解決方案,以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
(2)項(xiàng)目實(shí)施原則
①質(zhì)量第一,重點(diǎn)突出。項(xiàng)目質(zhì)量是衡量項(xiàng)目成敗的決定性要素。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中我們遵循質(zhì)量第一、重點(diǎn)突出的原則。質(zhì)量管理可分成如下三步:
l 首先根據(jù)項(xiàng)目的總體目標(biāo)、項(xiàng)目范圍以及項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,雙方確定有效的項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
l 其次,在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中采取有效措施監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行,為了達(dá)到有效監(jiān)控的目的,我們通常采取的監(jiān)控和溝通渠道包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目例會(huì)、里程碑會(huì)議、各種會(huì)議紀(jì)要等。
l 再次,把項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的實(shí)際表現(xiàn)與項(xiàng)目質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較,分析出差異。
l 最后,根據(jù)具體情況采取合理的糾正措施。經(jīng)過(guò)比較與分析,如果發(fā)現(xiàn)偏差,就要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行糾正,讓項(xiàng)目實(shí)施回到正軌。
②按圖索驥,逐步細(xì)化,實(shí)施管理不當(dāng)最容易造成進(jìn)度失控。因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度的延遲總是在計(jì)劃即將結(jié)束的時(shí)刻才暴露出來(lái),結(jié)果誰(shuí)也不知道項(xiàng)目到底何時(shí)才能結(jié)束,最終導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。項(xiàng)目初期,由于項(xiàng)目中的不確定性因素太多,雙方要根據(jù)項(xiàng)目的總體目標(biāo)、項(xiàng)目的范圍制定里程碑式的工作計(jì)劃,每個(gè)里程碑有明確的完成時(shí)間及完成標(biāo)準(zhǔn)。隨著實(shí)施工作的深入,結(jié)合實(shí)際情況雙方又會(huì)對(duì)里程碑計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化:將里程碑劃分若干個(gè)子項(xiàng)目,每個(gè)子項(xiàng)目又被劃分為具體的任務(wù),每個(gè)具體的任務(wù)又明確了負(fù)責(zé)人及完成標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然,項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的工作計(jì)劃并不是一成不變的,在項(xiàng)目進(jìn)度管理過(guò)程中我們要對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)控,修正以保證計(jì)劃的有效性和可執(zhí)行性。
③有效溝通,多點(diǎn)落實(shí)。項(xiàng)目中溝通的作用很難衡量,但失敗的項(xiàng)目都存在著溝通的問(wèn)題。我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施中,采用有效溝通、多點(diǎn)落實(shí)的溝通原則:首先,識(shí)別項(xiàng)目的各個(gè)干系人,關(guān)注各個(gè)干系人的期望與需求;其次,在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中采用項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目周報(bào)、臨時(shí)會(huì)議等方式充分和項(xiàng)目相關(guān)人員進(jìn)行溝通;最后,溝通的結(jié)果會(huì)形成書(shū)面記錄以便有效執(zhí)行。全過(guò)程、多層次的溝通確保了雙方目標(biāo)一致、信息同步,從而有利于項(xiàng)目中各種問(wèn)題的解決。
④全程參與,知識(shí)轉(zhuǎn)移。項(xiàng)目實(shí)施的目的不僅是建設(shè)一套既滿足企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)要求又滿足企業(yè)未來(lái)發(fā)展需求的人力資源系統(tǒng),還需要為企業(yè)建立一支既懂信息化又懂人力資源業(yè)務(wù)的隊(duì)伍。我們采用關(guān)鍵用戶全程參與的方式來(lái)達(dá)到知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中按照轉(zhuǎn)移方式不同將知識(shí)內(nèi)容分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí),其中,顯性知識(shí)包括系統(tǒng)客戶化方法、系統(tǒng)操作方法、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及二次開(kāi)發(fā)規(guī)范;隱性知識(shí)則是指難以用文字記錄和傳播的知識(shí),是與人結(jié)合在一起的經(jīng)驗(yàn)性的知識(shí),難于通過(guò)常規(guī)方法收集,也難于通過(guò)常規(guī)的信息工具傳播,主要包括技術(shù)要素(主要指技術(shù)訣竅、技能和能力)、認(rèn)知要素(主要指選擇和分析問(wèn)題、判斷力、前瞻性)、經(jīng)驗(yàn)要素(指經(jīng)驗(yàn)、閱歷和文化要素)和價(jià)值要素(包括文化和行為準(zhǔn)則規(guī)范等)。顯性知識(shí)轉(zhuǎn)移通過(guò)培訓(xùn)、項(xiàng)目實(shí)施文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)移,隱形知識(shí)需要關(guān)鍵用戶參與需求分析、方案編寫(xiě)、客戶化設(shè)置等系統(tǒng)實(shí)施的全過(guò)程。
另外,結(jié)合眾多項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)我們建立了全程培訓(xùn)方案。培訓(xùn)對(duì)象包括系統(tǒng)管理員、關(guān)鍵用戶、部分終端用戶。培訓(xùn)原則為分步培訓(xùn),階段進(jìn)行;由內(nèi)及外,逐層推廣;區(qū)別對(duì)待,各有側(cè)重;按職責(zé)分類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。培訓(xùn)方式包括培訓(xùn)課件、討論交流以及上機(jī)操作、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等。
由上可知,成功的人力資源管理信息化建設(shè)需要“明道”、“正法”,缺乏道的指引,那么實(shí)施方法就會(huì)失去方向,從而難以支撐企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展和戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn);而缺乏法的支撐,則難以真正落地人力資源管理信息化規(guī)劃。所以,二者缺一不可。
關(guān)于紅海云
紅海云是中國(guó)領(lǐng)先的新一代人力資源管理一體化綜合解決方案提供商,核心產(chǎn)品紅海HCM系統(tǒng),打破傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)功能模塊數(shù)據(jù)割裂的局限,從核心人力管理、勞動(dòng)力管理到戰(zhàn)略人才管理,涵蓋人力資源業(yè)務(wù)12大模塊,百余項(xiàng)功能一體化布局。并通過(guò)紅海云PaaS平臺(tái)、Open API平臺(tái)、自動(dòng)化運(yùn)維平臺(tái)等底層數(shù)字化配套體系的賦能,讓紅海HCM系統(tǒng)擁有了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的靈活性和可擴(kuò)展性。
迄今為止,紅海云服務(wù)的客戶已成功覆蓋華北,華東、華南、西南地區(qū)市場(chǎng),已有逾千家大中型企業(yè)借助紅海產(chǎn)品獲得領(lǐng)先的人力資源管理數(shù)字化能力,廣泛分布于互聯(lián)網(wǎng)、地產(chǎn)、金融、醫(yī)藥、教育,汽車(chē)、物流、新零售等行業(yè),包括中國(guó)銀行、保利物業(yè)、石藥集團(tuán)、以嶺藥業(yè)、科興生物、中金珠寶、華宇集團(tuán)、祥源控股、雪松控股、真功夫、中郵金融、影兒集團(tuán)、比音勒芬、曹操出行等眾多頭部企業(yè)。