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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
眾所周知，傳統(tǒng)的人力資源管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)對人力資源管理的需求，由此借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息化人力資源管理勢在必行。與此同時(shí)，降本增效永遠(yuǎn)是每個(gè)企業(yè)所追求的長遠(yuǎn)目標(biāo)，因此為了使人力資源管理部門能夠從重復(fù)繁雜的日常管理事務(wù)中解脫出來，從而來提高人力資源管理效率和降低企業(yè)管理成本，就非常需要一款適應(yīng)企業(yè)本身發(fā)展需求和滿足社會(huì)信息化要求的有力工具--------人力資源管理系統(tǒng)軟件。
那為什么說人力資源管理系統(tǒng)是助力企業(yè)降本增效的有力工具呢？其實(shí)我們可以從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行細(xì)究。
1.人事檔案管理
在傳統(tǒng)的人力資源管理模式中，往往是通過人工管理手段來對企業(yè)的員工人事檔案資料進(jìn)行管理的。而人工管理方式總是避免不了以下弊端：
第一，占據(jù)空間大，易受環(huán)境影響。一般來說，當(dāng)企業(yè)處于上升期或者是已經(jīng)成為一個(gè)集團(tuán)型企業(yè)時(shí)，所管理的員工人事檔案資料肯定會(huì)比經(jīng)營初期相對復(fù)雜，這時(shí)就需要通過更大的儲(chǔ)存空間來進(jìn)行人事檔案資料的存放了。其次，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，類似高溫、高濕、強(qiáng)光、有害氣體等這些因素都會(huì)使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，從而讓紙張變得易碎、壽命變短。此外，由于保存時(shí)間過長，也容易產(chǎn)生字跡擴(kuò)散、模糊的現(xiàn)象，而這些都會(huì)給紙質(zhì)的員工檔案完整性帶來巨大的危險(xiǎn)。
第二，管理成本高，查找維護(hù)麻煩。對于有些企業(yè)來講，員工人事檔案資料可能不僅僅包括勞動(dòng)合同、員工簡歷、身份證復(fù)印件、證書復(fù)印件等這么簡單。有些企業(yè)可能還會(huì)涉及體檢報(bào)告、員工獎(jiǎng)勵(lì)或處罰資料等紙質(zhì)數(shù)據(jù)，所以當(dāng)企業(yè)員工數(shù)量超出人力資源部門管理極限時(shí)，一般都會(huì)采用招聘更多的HR來協(xié)助這些事務(wù)的管理，這樣就會(huì)給企業(yè)帶來額外的人力成本。再者，當(dāng)員工有部分資料需要修改時(shí)，往往會(huì)讓HR在資料的海洋里找不著北，導(dǎo)致在查找資料和修改資料過程需要花費(fèi)較長時(shí)間。
因此，當(dāng)企業(yè)使用人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，通過系統(tǒng)中的員工管理能夠?qū)崿F(xiàn)員工人事檔案資料的完整管理，并且當(dāng)需要查找或修改員工資料時(shí)，HR既可以點(diǎn)擊員工管理花名冊中的姓名進(jìn)行數(shù)據(jù)穿透來查看和修改員工資料信息；也可以讓員工通過系統(tǒng)中的自助服務(wù)功能自行修改個(gè)人信息，之后通過流程審批，就能實(shí)現(xiàn)員工信息資料的自動(dòng)更新。通過這兩種的方式，既能提高HR的工作效率，也能節(jié)省因管理資料過多而產(chǎn)生的人力成本和時(shí)間成本。
2.考勤管理統(tǒng)計(jì)
如今，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以人工統(tǒng)計(jì)計(jì)算為基礎(chǔ)的考勤管理弊端日益顯現(xiàn)。首先，在考核方式上，企業(yè)多采用傳統(tǒng)考勤機(jī)來收集員工的考勤打卡情況，而傳統(tǒng)的考勤機(jī)往往需要人工導(dǎo)出才能看到考勤數(shù)據(jù)，這對于集團(tuán)型或者是連鎖企業(yè)來講，隨時(shí)查看各個(gè)分子公司或門店的考勤數(shù)據(jù)和進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總都是相對比較困難；其次，考勤機(jī)導(dǎo)出的考勤數(shù)據(jù)一般是以excel表格的形式存在的，對于其真實(shí)性是無法保證的；此外，針對集團(tuán)型企業(yè)和連鎖企業(yè)來講，每個(gè)分子公司或門店因業(yè)務(wù)需要都得部署考勤機(jī)，也會(huì)加大企業(yè)的運(yùn)行成本。
所以，企業(yè)使用人力資源管理系統(tǒng)的好處在于既能實(shí)時(shí)在線查看每個(gè)員工的考勤狀態(tài)，同時(shí)還能自動(dòng)統(tǒng)計(jì)每日、每月的考勤信息，無需分子公司或門店再進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總與上報(bào)，這樣不僅提高了企業(yè)在考勤方面的管理效率，而且還能降低企業(yè)需要投資的硬件成本。
3.培訓(xùn)管理
當(dāng)企業(yè)規(guī)模達(dá)到一定程度時(shí)，由于需要讓員工快速掌握上崗技能或想要進(jìn)一步提升企業(yè)人才綜合素質(zhì)，往往會(huì)投放更多的資本在培訓(xùn)管理上，其中就涵蓋租賃的場地成本、外聘的講師成本以及由于場地與企業(yè)相離甚遠(yuǎn)所帶來的交通成本。并且當(dāng)參加培訓(xùn)的人員過多時(shí)，也很難形成良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和溝通氛圍，同時(shí)也容易導(dǎo)致培訓(xùn)結(jié)果成效不佳。
而人力資源管理系統(tǒng)不同，它不受時(shí)間空間的限制，員工能夠通過系統(tǒng)中的自助功能實(shí)現(xiàn)電腦或手機(jī)端的培訓(xùn)課程的學(xué)習(xí)，從而為企業(yè)節(jié)省不必要的培訓(xùn)成本；而且企業(yè)也能在系統(tǒng)中隨時(shí)查看員工的培訓(xùn)情況，也能結(jié)合培訓(xùn)管理中的考試系統(tǒng)實(shí)行對員工培訓(xùn)結(jié)果的有效考核，從而提高培訓(xùn)效率。
簡而言之，人力資源管理系統(tǒng)軟件中能夠助力企業(yè)降本增效的功能遠(yuǎn)不止以上提到的這些，因此，企業(yè)只有真正將它納入管理體系中，才能真實(shí)體驗(yàn)到其好處，從而更好地推進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代人力資源管理信息化進(jìn)程。
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