-
行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，無論是個(gè)人、企事業(yè)單位還是行政機(jī)關(guān)，檔案信息化建設(shè)都是一個(gè)重要的趨勢。然而，許多單位在選擇員工檔案管理系統(tǒng)時(shí)仍然比較盲目，從而導(dǎo)致花費(fèi)了大量資金卻沒有選擇到合適的軟件。針對這種現(xiàn)象，本文將分享一些個(gè)人看法，希望為開展檔案信息化建設(shè)的單位提供一些有益的參考。
一、首先做到需求分析
在選擇員工檔案管理系統(tǒng)之前，必須先了解單位的實(shí)際情況和具體工作需求。你可以先列一個(gè)需求清單，例如需要管理哪些檔案，這些檔案需要通過哪些字段來管理，管理中要實(shí)現(xiàn)哪些功能等等。如果不清楚這些需求，選擇將是盲目和無效的。
二、了解員工檔案管理系統(tǒng)功能
明確需求后，就可以查看各個(gè)員工檔案管理系統(tǒng)的功能描述。無論是在相關(guān)網(wǎng)站、百度還是一些論壇上，開發(fā)公司通常都會詳細(xì)介紹軟件的功能。通過對比這些功能與自身需求，發(fā)現(xiàn)是否基本吻合。需要注意的是，功能豐富并不意味著適用性強(qiáng)。有的軟件雖然功能齊全，但并不符合你的實(shí)際需求。因此，必須排除不適合的軟件。
此外，重要的一點(diǎn)是查看該員工檔案管理系統(tǒng)是否按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》設(shè)計(jì)。如果沒有提到這一點(diǎn)，則其科學(xué)性、合理性和適用性值得懷疑。
三、能否提供試用
有些員工檔案管理系統(tǒng)公司可能會非?？浯笃涔δ?，甚至提供操作視頻展示，但卻不能提供無償試用服務(wù)。有的公司雖然能提供試用，但只能在用戶付費(fèi)后進(jìn)行。這樣的軟件盡量不要考慮，因?yàn)橐坏└顿M(fèi)，你可能會發(fā)現(xiàn)很多問題，而此時(shí)要退貨可能變得困難重重。
提供試用還有助于確認(rèn)你的電腦硬件是否支持該軟件的運(yùn)行，感受其運(yùn)行速度和穩(wěn)定性，對于最終決定是否購買非常重要。
四、比較價(jià)格，注重性價(jià)比
比較價(jià)格是選擇員工檔案管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，但絕不是價(jià)格越低越好。在質(zhì)量和服務(wù)有保障的前提下，可以追求低價(jià)格，但同時(shí)要注意，如果買來的軟件沒有實(shí)用價(jià)值，再便宜也是浪費(fèi)。
總而言之，通過以上四個(gè)步驟分層次選擇，相信你能夠在眾多的員工檔案管理系統(tǒng)中找到最適合自己的一款。選擇一款合適的系統(tǒng)不僅可以提高檔案管理的效率，還能為企業(yè)的整體發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的支持。
