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HR系統(tǒng)哪家好呢？面對如火如荼的HR系統(tǒng)市場，HR軟件產(chǎn)品良莠不齊，企業(yè)用戶如何能在HR系統(tǒng)選型的過程中保持冷靜的頭腦，選出符合自身企業(yè)需求的系統(tǒng)，為整個項目的順利進(jìn)行打下一個良好的基礎(chǔ)呢？
本文試圖針對HR系統(tǒng)的特點和目前在選型過程中存在的一些問題，介紹一種有效的選型工具：征求信息文件和需求建議書，希望與各位正在進(jìn)行HR系統(tǒng)選型的用戶分享。
e-HR軟件的特點
ERP、MRP II而言，為什么專家對e-HR的選型更加關(guān)心和強(qiáng)調(diào)呢？首先，我們應(yīng)該來分析一下e-HR軟件的特點：
1.HR系統(tǒng)：迅速發(fā)展的新領(lǐng)域
幾年前，大多數(shù)人對HR系統(tǒng)還很陌生；而今，由于市場競爭的日益激烈，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到利用有效的工具來提高企業(yè)HR管理水平的重要性，面對越來越多的市場需求和潛在的商機(jī)，很多公司都來掏金，在短短幾年的時間里，已有數(shù)百家供應(yīng)商的人力資源管理系統(tǒng)產(chǎn)品問世，成為發(fā)展最為迅速的應(yīng)用領(lǐng)域之一。然而，迅速發(fā)展的同時，也造成了市場的不規(guī)范，甚至是混亂的局面。
2.功能“相似”，價格跨度大
為了競爭的需要，很多供應(yīng)商提供的軟件都在不斷地擴(kuò)展其功能，很多HR管理新的理念和工具，如員工自助服務(wù)、經(jīng)理自助服務(wù)、平衡積分卡、3600評估、繼任人計劃、股票＼期權(quán)計劃和工作流管理等等也能為他們的產(chǎn)品所支持，因此，從表面上來看，系統(tǒng)的功能非常相似，但價格跨度卻非常大，使得在系統(tǒng)選型時，客戶更加無所適從。
3.無標(biāo)準(zhǔn)模式，內(nèi)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜
HR系統(tǒng)不像CAD和MRP等軟件：HR系統(tǒng)幾乎沒有什么標(biāo)準(zhǔn)的公式、定理和模式。不同的企業(yè)會有不同的需求，而作為商品化的軟件既必須符合大多數(shù)企業(yè)的需求，又要能盡量個性化。例如績效管理，不僅各企業(yè)績效管理模式可能會不同，其結(jié)果可能會和薪資、培訓(xùn)、繼任人計劃等等發(fā)生聯(lián)系，也可能沒有聯(lián)系，因此造成了HR系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)關(guān)系非常復(fù)雜。
4.系統(tǒng)穩(wěn)定性、成熟性非常重要
據(jù)“2002年中國。HR現(xiàn)狀調(diào)查”，在中國大陸，尚沒有出現(xiàn)突出的e-HR供應(yīng)商品牌，就市場占有率而言，占有率最大的不超過10%。而大部分比較知名的軟件產(chǎn)品多在0.2%~2.1%之間，其他軟件的市場占有率則更低。沒有足夠的用戶來測試和驗證系統(tǒng)，如何能保證系統(tǒng)的成熟性和穩(wěn)定性？何況這些軟件本身還要不斷地推出新功能。正如有些人士指出的那樣有些HR系統(tǒng)目前還不是實用的系統(tǒng)，只適合做演示。
HR系統(tǒng)選型的問題
由于HR系統(tǒng)的特點和目前國內(nèi)軟件存在的問題，使得HR系統(tǒng)的選型變得更加復(fù)雜。目前國內(nèi)在HR系統(tǒng)選型過程中存在著不少問題，除了大家討論得比較多的，如需求不明、目標(biāo)不清，項目組建立較晚等問題以外，還有：
5.缺乏經(jīng)驗和專業(yè)人才
首先，HR系統(tǒng)專業(yè)人才的培養(yǎng)明顯滯后于市場的需求。不僅在企業(yè)里可能一時還很難找到既懂現(xiàn)代HR管理理念和方法，熟悉本企業(yè)HR管理體系和特點，又有豐富的IT背景，同時還熟悉。HR產(chǎn)品的復(fù)合人才，就是在市場上這樣的人才目前也奇缺。在我們自己還不太了解。HR系統(tǒng)，對HR系統(tǒng)的功能、實施和應(yīng)用中可能存在的問題還存在一知半解的情況下，進(jìn)行HR系統(tǒng)的選型往往會被軟件花花綠綠的外表和各種新穎的理念和工具所打動，缺乏認(rèn)真仔細(xì)的分析，使人不禁有一種“外行”看熱鬧的感覺。
6.重視局部、忽視整體
由于主要選型人員知識領(lǐng)域的局限性，有些企業(yè)在系統(tǒng)選型過程中往往過分重視某些局部，忽視了整體的評估和考察。即使選型小組由多方面人士組成，在選型過程中也會僅考察他們所想到、看到和聽到的部分，而對于整體部分卻沒有能夠評估和考察。
7.“跟著感覺走”，缺乏科學(xué)的選型方法
有些企業(yè)的選型人員在沒有參加過HR系統(tǒng)的培訓(xùn)、對HR系統(tǒng)一知半解的情況下邊學(xué)邊干，而主要的學(xué)習(xí)方詮則是通過。HR相關(guān)的演示會和與供應(yīng)商的直接溝通，然而，面對“王婆賣瓜，自賣自夸“的供應(yīng)商，缺乏采用科學(xué)的手段來有效地規(guī)避選型風(fēng)險，反而被供應(yīng)商牽著鼻子走。
8.選型和實施相脫離
如果選型負(fù)責(zé)人與將來系統(tǒng)實施的負(fù)責(zé)人不是同一個人，不僅會造成不懂系統(tǒng)而且將來也不用系統(tǒng)的人在定標(biāo)準(zhǔn)、選系統(tǒng)，而且會為將來項目沒有達(dá)到預(yù)期效果而互相指責(zé)埋下了禍根。
9.供應(yīng)商的誤導(dǎo)
面對供應(yīng)商天花亂墜的演示，信口開河的承諾和悉心安排的“成功案例”，缺乏經(jīng)驗和知識的用戶可能會掉進(jìn)供應(yīng)商的陷阱。雖然很多管理咨詢公司也已涉足于。HR領(lǐng)域，但如果管理咨詢公司與某一家軟件供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略同盟，在協(xié)助用戶選型時就有可能會考慮到自身的利益，從協(xié)助選型的角色變成了變相推銷產(chǎn)品和服務(wù)。
那么，是不是我們用戶就只有任人宰割，聽天由命呢？當(dāng)然不是。RFI/RFP作為一種有效的選型工具，已經(jīng)在國外比較普遍的使用在HR系統(tǒng)的選型過程中。
RFI/RFP——HR成功選型的加速器
所謂RFI是一種工具，它通知可能的供應(yīng)商并給他們簡單介紹你計劃中的項目，詢問他們是否對本項目有興趣，并希望得到他們公司及產(chǎn)品的簡單情況介紹。作為一種在HR系統(tǒng)選型過程中可選的步驟，它還可以幫助您從眾多的供應(yīng)商中確定部分比較符合貴公司需求的供應(yīng)商，給他們發(fā)送RFP，進(jìn)行進(jìn)一步的考察和分析。應(yīng)該記住的是，一方面一份冗長的RH列表，可能既不是你，也不是潛在的供應(yīng)商所想要的東西，而且每增加一個問題，就會增加你在回答之間做比較的復(fù)雜性。另一方面，過分簡單的RFI，可能不能幫助你確定進(jìn)一步考察的對象。因此，在RFI中應(yīng)盡量準(zhǔn)備一些關(guān)鍵的問題。如中英文雙語環(huán)境可能對一家合資企業(yè)非常重要。
所謂RFP是根據(jù)需求分析和項目的目標(biāo)，形成的客戶期望的。HR系統(tǒng)的詳細(xì)要求說明。它不僅描述了客戶計劃的HR系統(tǒng)項目，而且建立了基于競爭的評估指南，并要求所有合格的軟件供應(yīng)商通過提交RFP來競標(biāo)。
一般來講，RFP是用于供應(yīng)商和客戶之間建立有效溝通的工具。但不同的角色，對目標(biāo)和需求的理解就會不同，它實際上也是在管理層、項目組、用戶和供應(yīng)商之間建立的橋梁，以書面的形式較為準(zhǔn)確地描述了整個項目，在相關(guān)利益集團(tuán)之間形成的一種共識。同時，通過參考其他公司準(zhǔn)備的RFP，我們可以初步了解在e-HR系統(tǒng)選型時需要考慮的方方面面的因素，在汲取其他人的經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的需要進(jìn)行合理取舍，以彌補(bǔ)本企業(yè)在知識和經(jīng)驗方面的不足。RFP系統(tǒng)全面地分析企業(yè)的詳細(xì)需求，從而有效地降低了潛在的選型風(fēng)險。通常，客戶會要求將供應(yīng)商回復(fù)的RFP作為合同的附件，可以限制供應(yīng)商信口開河的承諾，發(fā)現(xiàn)在華麗外衣下的系統(tǒng)的真正內(nèi)涵，同時也減少了企業(yè)在e-HR選型過程中可能會存在的不同意見和爭執(zhí)。RFP的另一個作用是軟件供應(yīng)商能夠根據(jù)你的RFP發(fā)現(xiàn)項目目標(biāo)設(shè)置、時間進(jìn)度等方面的問題，并提供有益的建議。
RFP的內(nèi)容
準(zhǔn)備RFP是一項費時費力的任務(wù)，其內(nèi)容也幾乎包羅萬象，如美國華盛頓州政府在進(jìn)行HR系統(tǒng)選型時的RFP長達(dá)117頁，其中員工信息管理就有多達(dá)40項需要考察，培訓(xùn)也有近40項需要考察，而這些需要考察的方面也有幾十個之多：
通常RFP主要包括的內(nèi)容有：
公司的總體介紹，如公司的規(guī)模和產(chǎn)品、在崗和薪資計算員工總數(shù)，公司（及其分部）的地理位置、目前HR管理流程、薪資計算和發(fā)放的特點等，還應(yīng)該包括HR系統(tǒng)項目的簡介，如項目預(yù)計的啟動時間、預(yù)算、可能項目組參加人員的背景簡介和項目預(yù)期的進(jìn)度和效果以及預(yù)期的。HR系統(tǒng)運行模式和可能的系統(tǒng)用戶；同時還應(yīng)簡單介紹目前公司的計算機(jī)的硬、軟件環(huán)境，其他有可能與e-HR系統(tǒng)發(fā)生接口的軟件等，
RFP填寫租管理說明：
該部分一般包括系統(tǒng)選型的過程和時間表、提交RFP和競標(biāo)的截止時間、關(guān)于RFP詢問的政策、RFP的聯(lián)系人、期望RFP的形式及提交要求、評估RFP和挑選供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和雙方的承諾及保密條款；
功能需求說明：該部分應(yīng)是整個RFP的重心，一般會從三個方面來了解：
a）功能需求
功能需求應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際需求來確定，一般包括
·普通功能
·組織/職位管理
·培訓(xùn)和發(fā)展
·員工配備
·績效管理
·考勤
·員工和勞動關(guān)系
·薪資和福利
·公司資產(chǎn)管理
·預(yù)算
·員工數(shù)據(jù)
·ESS&MSS
·報表
b）技術(shù)需求
·運行平臺
·數(shù)據(jù)庫管理
·安全和系統(tǒng)管理
·用戶界面
·數(shù)據(jù)輸入
·應(yīng)用程序接口
·批處理
·數(shù)據(jù)倉庫
c）服務(wù)需求
供應(yīng)商可能給客戶提供的服務(wù)，如
·項目管理
·風(fēng)險管理和控制
·培訓(xùn)
·測試
·實施
·技術(shù)支持
·相關(guān)費用及其說明：要求供應(yīng)商提供有關(guān)軟件許可費用、培訓(xùn)費用、實施費用、年度維護(hù)費、客戶化模塊費用以及第三方軟件費用的詳細(xì)清單；
·供應(yīng)商信息：應(yīng)包括HR系統(tǒng)產(chǎn)品名稱、版本歷史、當(dāng)前版本已有的用戶數(shù)、當(dāng)前版本的支持和服務(wù)期限、目前還提供服務(wù)和支持的最早版本、與本RW需求相似的客戶名單列表、產(chǎn)品的發(fā)展計劃、產(chǎn)品測試過程、錯誤報告和修正過程等；
·供應(yīng)商的建議：
關(guān)于RFP的注意事項
1.公平性原則
對于采購方而言，必須要保證所有回復(fù)RFP的供應(yīng)商得到公平的對待，必須一視同仁，杜絕可能存在的偏愛、聽信誤傳和腐敗現(xiàn)象：
2.提供一個聯(lián)系人
在RFP時，有些問題應(yīng)該予以澄清，首先應(yīng)該給所有供應(yīng)商提供一個聯(lián)系人，他應(yīng)就所有供應(yīng)商在準(zhǔn)備RFP時提出的合適的問題迅速給予一致的答復(fù)，從而保證投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。還需說明的是，應(yīng)該明確規(guī)定如供應(yīng)商在這個過程中會試圖通過接觸公司里的某個人來打探一些內(nèi)部的消息或討好某些人，這樣的供應(yīng)商應(yīng)該立即從可以考慮的名單中刪除。
3.引人第三萬咨詢顧問
對于企業(yè)的一些個性化需求，某些通用系統(tǒng)在實現(xiàn)時可能會有一些問題，而企業(yè)本身又缺乏鑒別的能力。因此，引人具有選型、實施和使用。HR軟件經(jīng)驗的第三方咨詢顧問將是一個有益的補(bǔ)充，他們會根據(jù)其經(jīng)驗幫助企業(yè)鑒別其個性化需求，并體現(xiàn)在RFP中。同時，他們還可以就企業(yè)RFP的準(zhǔn)備、形式、內(nèi)容、將RFP發(fā)送到合適的供應(yīng)商、控制回復(fù)、解決所有與此過程相關(guān)聯(lián)的問題以及比較和審核回復(fù)的建議書時提供幫助。需要注意的是可能有些咨詢顧問已經(jīng)與某些供應(yīng)商建立了協(xié)作關(guān)系，因此選型還應(yīng)該立足于自身，參考咨詢顧問的建議。
4.避免過于復(fù)雜和籠統(tǒng)
RFP應(yīng)該是基于企業(yè)的需求，過于復(fù)雜的RFP不是一個好的RFP，不僅會加大供應(yīng)商準(zhǔn)備的時間，使得有些供應(yīng)商望而卻步，也會加大企業(yè)在審核和評估時的難度，同時也容易造成企業(yè)的目標(biāo)發(fā)生偏離。另一方面，如果RFP寫得過于籠統(tǒng)，那么你就不會從RFP中得到你所期望得內(nèi)容。
5.RFP不是選型的唯-標(biāo)準(zhǔn)
RFP是選型時的一個非常重要的標(biāo)準(zhǔn)，但不是惟一的標(biāo)準(zhǔn)，在公平的評估所有回復(fù)的RFP后，采購方還應(yīng)該要求人選的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的演示和說明，并明確地說明他們希望看見的和聽見的內(nèi)容?？赡艿脑掃€應(yīng)該走訪與本RFP需求類似的該供應(yīng)商的其他客戶，進(jìn)行客戶調(diào)查，還應(yīng)該仔細(xì)評估相關(guān)技術(shù)文擋、技術(shù)資料和用戶手冊。
HR系統(tǒng)選型過程是比較復(fù)雜的，需要從企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和人力資源管理的遠(yuǎn)景出發(fā)，綜合評估并且平衡當(dāng)下和未來的需求。HR系統(tǒng)作為企業(yè)人力資源管理的主要手段和輔助工具，HR系統(tǒng)將會對企業(yè)人力資源相關(guān)政策產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響。RFI/RFP作為一種有效的選型工具在e-HR的選型過程中扮演越來越重要的角色。同時，RFI/RFP也會對一些其他新興的計算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域，如客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理和知識管理軟件的選型起到借鑒的作用。
