人才之爭(zhēng)是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的核心內(nèi)容之一。為了穩(wěn)定軍心并不斷吸納優(yōu)秀人才，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化的人才管理方法。因此，先進(jìn)的人力資源管理系統(tǒng)越來(lái)越引人注目。
　　隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，人已成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身戰(zhàn)略目標(biāo)的一個(gè)非常關(guān)鍵的因素。企業(yè)中人心的向背和員工對(duì)工作的投入程度在很大程度上決定了該企業(yè)的興衰與成敗。如何能保持本企業(yè)員工的工作責(zé)任感，激勵(lì)他們的工作熱情，減少人材的流失，已成為困擾企業(yè)主管和人力資源經(jīng)理的一個(gè)日益尖銳的問(wèn)題。企業(yè)管理從根本上來(lái)講就是對(duì)人的管理?，F(xiàn)在“公平、公正、合理”的企業(yè)管理原則已為不少企業(yè)所采納。但是，要實(shí)現(xiàn)“公平、公正、合理”決非易事，它不是僅靠規(guī)章制度和政策就可以解決的。通過(guò)建立透明、相容、一致、易查和全面的人力資源信息系統(tǒng)，將與人相關(guān)的信息統(tǒng)一地管理起來(lái)，才有可能為“公平、公正、合理”原則的實(shí)現(xiàn)，以及企業(yè)在運(yùn)作和勞資糾紛諸方面的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等建立一套科學(xué)的保障體系。
　　一、人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)簡(jiǎn)介
　　人力資源管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史可以追溯到20世紀(jì)60年代末期。由于當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入實(shí)用階段，同時(shí)大型企業(yè)用手工來(lái)計(jì)算和發(fā)放薪資既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又非常容易出差錯(cuò)，為了解決這個(gè)矛盾，第一代的人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)時(shí)由于技術(shù)條件和需求的限制，用戶非常少，而且那種系統(tǒng)充其量也只不過(guò)是一種自動(dòng)計(jì)算薪資的工具，既不包含非財(cái)務(wù)的信息，也不包含薪資的歷史信息，幾乎沒(méi)有報(bào)表生成功能和薪資數(shù)據(jù)分析功能。但是，它的出現(xiàn)為人力資源的管理展示了美好的前景，即用計(jì)算機(jī)的高速度和自動(dòng)化來(lái)替代手工的巨大工作量，用計(jì)算機(jī)的高準(zhǔn)確性來(lái)避免手工的錯(cuò)誤和誤差，使大規(guī)模集中處理大型企業(yè)的薪資成為可能。
　　第二代的人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)于20世紀(jì)70年代末。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，無(wú)論是計(jì)算機(jī)的普及性，還是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工具和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，都為人力資源管理系統(tǒng)的階段性發(fā)展提供了可能。第二代人力資源管理系統(tǒng)基本上解決了第一代系統(tǒng)的主要缺陷，對(duì)非財(cái)務(wù)的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮，其報(bào)表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能也都有了較大的改善。但這一代的系統(tǒng)主要是由計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)發(fā)研制的，未能系統(tǒng)地考慮人力資源的需求和理念，而且其非財(cái)務(wù)的人力資源信息也不夠系統(tǒng)和全面。
　　人力資源管理系統(tǒng)的革命性變革出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代末。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，如何吸引和留住人才，激發(fā)員工的創(chuàng)造性、工作責(zé)任感和工作熱情已成為關(guān)系企業(yè)興衰的重要因素，人才已經(jīng)成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一的“公正、公平、合理”的企業(yè)管理理念和企業(yè)管理水平的提高，使社會(huì)對(duì)人力資源管理系統(tǒng)有了更高的需求；同時(shí)由于個(gè)人電腦的普及，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、客戶/服務(wù)器技術(shù)，特別是Internet/Intranet技術(shù)的發(fā)展，使得第三代人力資源管理系統(tǒng)的出現(xiàn)成為必然。第三代人力資源管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)（如薪資福利、招聘、個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)、職位管理、績(jī)效管理、崗位描述、個(gè)人信息和歷史資料）統(tǒng)一管理起來(lái)，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來(lái)考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。
　　二、人力資源管理功能
　　近幾年來(lái)，國(guó)內(nèi)外與人力資源管理有關(guān)的系統(tǒng)和程序的發(fā)展都非常迅速，眾多軟件如雨后春筍般地不斷涌現(xiàn)。這些軟件盡管各有特點(diǎn)，但從功能上來(lái)分析，大致可分為如下五種：
　　1．薪資和福利計(jì)算程序。這類(lèi)程序通?？捎糜诠芾砥髽I(yè)薪資和福利計(jì)算的全過(guò)程，其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設(shè)定、自動(dòng)計(jì)算個(gè)人所得稅、自動(dòng)計(jì)算社會(huì)保險(xiǎn)等代扣代繳項(xiàng)目。通常，這些程序還可以根據(jù)公司的政策設(shè)置并計(jì)算由于年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對(duì)薪資和福利的扣減，能夠設(shè)定企業(yè)的成本中心并按成本中心將薪資和總賬連接起來(lái)，直接生成總賬憑證，還能存儲(chǔ)完整的歷史信息供查詢和生成報(bào)表；這類(lèi)系統(tǒng)也可處理部分簡(jiǎn)單的人事信息。
　　2．培訓(xùn)管理系統(tǒng)。如何能留住人才一直是困擾企業(yè)主管的難題。諾基亞中國(guó)學(xué)院曾做過(guò)一次調(diào)查分析，其結(jié)果是培訓(xùn)機(jī)會(huì)僅列在個(gè)人事業(yè)發(fā)展空間之后，在保持人才留用的諸多因素中位居第二。由此可見(jiàn)培訓(xùn)對(duì)于留住人才的重要性。同時(shí)，培訓(xùn)也是改進(jìn)企業(yè)服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量、工作效率的有效途徑之一。培訓(xùn)管理系統(tǒng)一般通過(guò)培訓(xùn)需求調(diào)查、預(yù)算控制、結(jié)果評(píng)估和反饋以及培訓(xùn)結(jié)果記載等手段，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)管理的科學(xué)化，并且和人力資源信息有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，為企業(yè)人力資源的配備和員工的升遷提供科學(xué)的依據(jù)。
　　在此值得一提的是，雖然嚴(yán)格地講，基于計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)管理系統(tǒng)不能歸于人力資源管理系統(tǒng)，但由于學(xué)員可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和教員講課水平的限制，自學(xué)后通過(guò)聯(lián)機(jī)考試，其結(jié)果也可以記入人力資源管理系統(tǒng)中，因而受到很多公司的青睞。不少公司甚至自己組織力量投資開(kāi)發(fā)專(zhuān)用的培訓(xùn)軟件。現(xiàn)在，“線上學(xué)習(xí)”(e-learning)如同Internet一樣，正在風(fēng)靡全球，它不僅可以節(jié)約可觀的訓(xùn)練費(fèi)用和人力投資，而且，正在給傳統(tǒng)的培訓(xùn)業(yè)造成一定的沖擊。有人甚至斷言“線上學(xué)習(xí)”將成為未來(lái)的主要學(xué)習(xí)途徑。
　　3．考勤管理程序。為了有效地記載員工的出勤情況，很多企業(yè)購(gòu)置了打卡機(jī)、考勤機(jī)等設(shè)備?？记诠芾沓绦蛞话愣寂c這些設(shè)備相接，根據(jù)事先編排的班次信息，過(guò)濾掉錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，生成較為清晰的員工出勤報(bào)告，并可轉(zhuǎn)入薪資和福利程序中，使考勤數(shù)據(jù)與薪資計(jì)算直接掛鉤。其生成的文檔還可作為歷史信息保存，用于分析、統(tǒng)計(jì)和查詢。
　　4．人力資源管理系統(tǒng)。人力資源管理系統(tǒng)從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開(kāi)始，一般包括招聘、崗位描述、培訓(xùn)、技能、績(jī)效評(píng)估、個(gè)人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個(gè)人相關(guān)的信息，并以一種相容的、一致的、共享的、易訪問(wèn)和檢取的方式儲(chǔ)存到集中的數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而將企業(yè)內(nèi)員工的信息統(tǒng)一地管理起來(lái)。其靈活的報(bào)表生成功能和分析功能使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來(lái)，將精力放到更富有挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的人力資源分析、規(guī)劃、員工激勵(lì)和戰(zhàn)略等工作中去。完整的歷史信息記載了員工從面試開(kāi)始到離職整個(gè)周期的薪資、福利、崗位變遷、績(jī)效等信息。同時(shí)由于這類(lèi)系統(tǒng)可管理較全面的人力資源和薪資數(shù)據(jù)，因而還可以生成許多綜合性的報(bào)表供企業(yè)決策人員參考，如生成按崗位的平均歷史薪資圖表，員工配備情況的分析圖表，個(gè)人績(jī)效與學(xué)歷、技能、工作經(jīng)驗(yàn)、接受過(guò)的培訓(xùn)等關(guān)系的分析等等。
　　5．eHR。Internet/Intranet不僅沖擊了傳統(tǒng)的市場(chǎng)、供應(yīng)、銷(xiāo)售和服務(wù)等領(lǐng)域，也給人力資源管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。eHR實(shí)際上是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統(tǒng)。為了將人力資源管理人員從繁重瑣碎的日常事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，eHR強(qiáng)調(diào)員工的自助服務(wù)，如果員工的個(gè)人信息發(fā)生了變化，他本人就可以去更新自己的信息，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序即可生效。同樣，對(duì)于培訓(xùn)、假期申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)等日常的行政事務(wù)也可作類(lèi)似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認(rèn)和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。而且由于Internet不受時(shí)間和地理位置的限制，即使經(jīng)理遠(yuǎn)在國(guó)外，他也可以及時(shí)地處理其員工的各種申請(qǐng)，不會(huì)因?yàn)槿瞬辉诠径绊懝ぷ鳌Ｍ瑫r(shí)，公司的各種政策、制度、通知和培訓(xùn)資料也可通過(guò)這種渠道來(lái)發(fā)布，有效地改善了公司內(nèi)部溝通途徑。eHR對(duì)公司的硬件環(huán)境、員工的素質(zhì)和公司的管理水平都提出了較高的要求；這是eHR在現(xiàn)階段發(fā)展的一個(gè)最主要的制約因素。
　　此外，還有一些較為專(zhuān)用的系統(tǒng)，如用于福利管理和規(guī)劃的專(zhuān)用程序等，在此不一一列舉。
　　三、應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的作用
　　現(xiàn)在不少企業(yè)管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到采用人力資源管理系統(tǒng)的必要性，紛紛開(kāi)發(fā)或選購(gòu)適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理系統(tǒng)。但是，仍有不少企業(yè)決策者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)還沒(méi)有一個(gè)比較清楚的認(rèn)識(shí)，他們往往認(rèn)為只要將員工的信息輸入計(jì)算機(jī)，再用Excel或Word打印出漂亮的報(bào)表就行了。事實(shí)上，前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。
　　1、整合的、集中的信息源
　　首先，我們可以反思一下，企業(yè)里現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會(huì)用自編程序、FoxBase或Excel來(lái)計(jì)算員工的工資，而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個(gè)人信息等可能被存放于多個(gè)Word或Excel文件中或打印出來(lái)放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多重復(fù)的工作，造成人工浪費(fèi)，其保存和查找也是一個(gè)相當(dāng)困難的過(guò)程，而要使所有的信息得到及時(shí)的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當(dāng)政府部門(mén)、股東或上級(jí)機(jī)構(gòu)需要一份報(bào)表時(shí)，往往會(huì)從計(jì)算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名，從另一個(gè)文件里獲得他們的合同信息，再?gòu)钠渌募铽@取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲(chǔ)造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無(wú)策。時(shí)常會(huì)出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而采用人力資源管理系統(tǒng)，就可以用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動(dòng)，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來(lái)不可能提供的分析報(bào)告成了可能。
　　2、易訪問(wèn)、易查詢的信息庫(kù)
　　在沒(méi)有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)，往往依賴于某個(gè)人或某些人來(lái)獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過(guò)程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會(huì)將依賴于人的過(guò)程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，直接查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時(shí)，偶然發(fā)現(xiàn)某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請(qǐng)了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢(qián)的加班費(fèi)。試想一下，如果同部門(mén)的另一位員工也請(qǐng)了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作？其他員工又會(huì)有什么樣的想法？像這種審計(jì)過(guò)程，在沒(méi)有人力資源管理系統(tǒng)支持之前幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o(wú)暇顧及“小事”，也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查，或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門(mén)提供的報(bào)告畢竟只是靜態(tài)的、匯總的，可能是經(jīng)過(guò)人為過(guò)濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以瀏覽一下系統(tǒng)，不僅可以得到較為全面的、詳細(xì)的、未經(jīng)過(guò)濾的第一手人事信息，發(fā)現(xiàn)不公平的現(xiàn)象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā)，從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透明性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
　　3、有利于體現(xiàn)公平性原則，留住人才
　　不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象；對(duì)此，除了抱怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等?，F(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程，得到了證書(shū)，有了一技之長(zhǎng)。但是，按以往的情形，除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和報(bào)酬。同時(shí)，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統(tǒng)，在某個(gè)崗位需要人時(shí)，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，這樣也許會(huì)留住一部分人才。再如，在提拔干部時(shí)，是根據(jù)誰(shuí)在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是根據(jù)他的知識(shí)、技能和以往的績(jī)效呢？體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個(gè)人的努力程度，從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號(hào)，它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。
　　4、提高管理水平
　　采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到，在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)后，經(jīng)過(guò)整合的、較為全面、準(zhǔn)確、一致和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等，可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。
　　實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的過(guò)程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并根據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來(lái)改變現(xiàn)行的體系。在實(shí)施的過(guò)程中可以看到這樣一種現(xiàn)象：管理水平相對(duì)完善的企業(yè)，實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較低的企業(yè)容易；而管理水平較低的企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問(wèn)題。同時(shí)，實(shí)施過(guò)程也是一個(gè)反思先行制度，重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。
　　另外需要說(shuō)明的一點(diǎn)是，信息的透明和安全是一對(duì)矛盾的兩個(gè)方面。人力資源管理系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)使得機(jī)密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問(wèn)被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔(dān)心會(huì)因?yàn)椴捎萌肆Y源管理系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會(huì)因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)的采用而得到加強(qiáng)。
　　四、關(guān)于人力資源管理系統(tǒng)的四個(gè)誤區(qū)
　　1、缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光
　　有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在人力資源管理中缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，認(rèn)識(shí)不到采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的重要性。他們或者只顧眼前利益，認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)是一種“錦上添花”的項(xiàng)目，沒(méi)有緊迫感；或者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)，自以為自己也已采用了人力資源管理系統(tǒng)，殊不知他們實(shí)質(zhì)上只是采用了帶有部分人事數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單薪資處理軟件（這類(lèi)系統(tǒng)大部分甚至還未達(dá)到20世紀(jì)70年代末的水平）；還有些企業(yè)在選取人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，只考慮滿足當(dāng)前的需求，而且考慮價(jià)格因素多于系統(tǒng)功能，這樣選取的系統(tǒng)會(huì)后患無(wú)窮，不僅現(xiàn)在缺乏指導(dǎo)價(jià)值，將來(lái)隨著企業(yè)的發(fā)展和管理水平的提高，也會(huì)阻礙企業(yè)的進(jìn)步，屆時(shí)要想改換其他的系統(tǒng)會(huì)比現(xiàn)在還要痛苦。
　　2、人力資源管理系統(tǒng)是一個(gè)拿來(lái)即用的軟件
　　由于缺乏對(duì)系統(tǒng)實(shí)施工作的重要性和艱巨性的認(rèn)識(shí)，將人力資源管理系統(tǒng)混同于一個(gè)普通的軟件，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃和項(xiàng)目組織，邊用邊開(kāi)發(fā)，使系統(tǒng)的實(shí)施處于一種混亂的狀態(tài)。其結(jié)果，不僅會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)、不相容和不全面；同時(shí)會(huì)造成相關(guān)人員和部門(mén)在數(shù)據(jù)采集和確認(rèn)中進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，增加了工作量，使他們產(chǎn)生怨言。如果數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或不能有效地更新數(shù)據(jù)，還會(huì)使得以前的勞動(dòng)前功盡棄，嚴(yán)重挫傷實(shí)施人員的工作積極性。而數(shù)據(jù)采集得不夠全面，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些分析報(bào)告時(shí)不能及時(shí)提供，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的成效和實(shí)施人員的工作產(chǎn)生懷疑，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生不利的影響。
　　3、不顧實(shí)力自己開(kāi)發(fā)人力資源管理系統(tǒng)
　　有些企業(yè)出于種種考慮，不顧自己的實(shí)力，組織一些人自己開(kāi)發(fā)所謂的人力資源管理軟件。要想使自己開(kāi)發(fā)的軟件投入實(shí)際運(yùn)行，便于人力資源部門(mén)人員的使用并在以后能根據(jù)實(shí)際需要不斷更新，其用于維護(hù)、文檔編寫(xiě)、調(diào)試和排錯(cuò)等等所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力姑且不論(肯定會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)購(gòu)買(mǎi)商品化軟件所需的成本)，問(wèn)題是在于，如何將現(xiàn)代人力資源管理的理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地集合起來(lái)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)和發(fā)展的眼光來(lái)進(jìn)行全面的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)并不是一件輕而易舉的事?；A(chǔ)打得不好，會(huì)給將來(lái)的工作留下禍根，而且很有可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。
　　4、盲目依靠銷(xiāo)售商的實(shí)施顧問(wèn)
　　現(xiàn)在幾乎所有人力資源管理軟件的銷(xiāo)售商都提供實(shí)施顧問(wèn)。誠(chéng)然，由他們提供必要的培訓(xùn)和咨詢是有益的，但過(guò)分依賴他們是不可取的。除了費(fèi)用和響應(yīng)時(shí)間方面的因素之外，企業(yè)的相關(guān)設(shè)置不可能一成不變，而銷(xiāo)售商的實(shí)施顧問(wèn)不可能長(zhǎng)時(shí)間地熟悉某個(gè)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該立足于自己，建立包括計(jì)算機(jī)人員和人力資源管理人員在內(nèi)的項(xiàng)目核心小組，只有他們才是企業(yè)可以依靠的對(duì)象。
　　五、人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的特點(diǎn)及注意事項(xiàng)
　　要想通過(guò)人力資源管理系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)的管理水平，光是選取一個(gè)好的或比較好的、適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理軟件還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。人力資源管理軟件通常只是一個(gè)通用的系統(tǒng)框架，它提供諸如報(bào)表生成、查詢、宏，等等輔助工具來(lái)協(xié)助使用者工作。作為一種通用的系統(tǒng)，它適用于多種行業(yè)和企業(yè)的需要，能夠處理各種各樣包括規(guī)范的和不規(guī)范的、普遍存在的和特殊的、相對(duì)簡(jiǎn)單的和錯(cuò)綜復(fù)雜的情景。因此，實(shí)施中根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和企業(yè)所在地的政策法規(guī)，進(jìn)行給這個(gè)骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸張地說(shuō)，人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵就在于這種被稱(chēng)為實(shí)施過(guò)程添血添肉的工作。
　　由于人力資源管理系統(tǒng)管理的是所有與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，信息量大，變化頻繁，內(nèi)部關(guān)聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認(rèn)、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，特別是工資計(jì)算不能有任何錯(cuò)誤，因此，實(shí)施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于一般人的預(yù)計(jì)。根據(jù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，為了最大限度地提高企業(yè)的人力資源管理水平，成功地實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)，需要特別注意以下七點(diǎn)：
　　1．主要領(lǐng)導(dǎo)的理解和全力支持。
　　人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施不只是人事部門(mén)或計(jì)算機(jī)部門(mén)的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，需要企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)和全體員工的積極配合。同時(shí)，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎(chǔ)上，根據(jù)先進(jìn)的人力資源管理理念，從程序到操作進(jìn)行全面改進(jìn)。所有這些工作，如沒(méi)有企業(yè)決策層的參與是很難實(shí)現(xiàn)的。
　　2．培訓(xùn)。
　　要想使人力資源管理系統(tǒng)真正地發(fā)揮應(yīng)有的效用，必須通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兲貏e是中高層領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和行為方式。要讓他們學(xué)會(huì)并習(xí)慣于通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)的管理，而不是決策憑感覺(jué)，分析憑經(jīng)驗(yàn)。培訓(xùn)不光要使中高層領(lǐng)導(dǎo)明白采用人力資源管理系統(tǒng)的好處，更重要的是使他們了解系統(tǒng)的功能和系統(tǒng)的運(yùn)行方式，學(xué)習(xí)軟件系統(tǒng)中蘊(yùn)涵的先進(jìn)理念，主動(dòng)積極地反思現(xiàn)行的體系，探討改進(jìn)的方案。
　　3．改進(jìn)企業(yè)的相關(guān)制度和信息結(jié)構(gòu)。
　　由于歷史的原因和條件的局限，很多企業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)制度、人事相關(guān)信息的組成和報(bào)表不盡合理和科學(xué)。而實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)正是一個(gè)非常好的契機(jī)來(lái)回顧本企業(yè)不合理、不科學(xué)或不符合國(guó)家相關(guān)法律和規(guī)章的地方，重新合理地組織人事相關(guān)信息和報(bào)表，從而減少企業(yè)運(yùn)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實(shí)施人力資源軟件不應(yīng)只是單純地將現(xiàn)行的制度和報(bào)表計(jì)算機(jī)化，而是應(yīng)該充分地回顧本企業(yè)的相關(guān)政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進(jìn)的建議報(bào)告給企業(yè)的決策領(lǐng)導(dǎo)并爭(zhēng)取付諸實(shí)施。
　　4．明確項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)。
　　在項(xiàng)目的初期，應(yīng)該明確：整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)，需要采集的數(shù)據(jù)，需要保留的歷史信息，現(xiàn)有數(shù)據(jù)如何規(guī)范化，以及項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間和進(jìn)度安排等等。
　　5．組織精悍的項(xiàng)目實(shí)施小組。
　　項(xiàng)目實(shí)施小組人員的組成應(yīng)包括企業(yè)管理人員，人事、薪資、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，他們將負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)有效性的檢查，提供相關(guān)建議，培訓(xùn)其他人員，建立系統(tǒng)和檢查各部門(mén)的運(yùn)行程序。項(xiàng)目實(shí)施小組應(yīng)明確每個(gè)小組成員的工作職責(zé)。他們也將是該企業(yè)運(yùn)行人力資源管理系統(tǒng)的主要骨干和技術(shù)支持。
　　6．測(cè)試軟件功能。
　　項(xiàng)目實(shí)施小組在明確實(shí)施目標(biāo)和進(jìn)度后，一項(xiàng)重要的任務(wù)就是根據(jù)實(shí)施目標(biāo)全面測(cè)試購(gòu)買(mǎi)的軟件系統(tǒng)，爭(zhēng)取在三個(gè)月內(nèi)將軟件系統(tǒng)95%的錯(cuò)誤解決掉。由于人力資源管理系統(tǒng)需處理的信息關(guān)系非常復(fù)雜，各企業(yè)的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠(yuǎn)不如已經(jīng)運(yùn)行多年的成熟軟件產(chǎn)品，存在的錯(cuò)誤較多。如果不在項(xiàng)目實(shí)施的初期解決這些問(wèn)題，隨著問(wèn)題的不斷暴露，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力，更嚴(yán)重的是會(huì)使他人失去信心，嚴(yán)重影響工作的進(jìn)展。
　　7．建立科學(xué)的程序性文件。
　　人事相關(guān)信息的特點(diǎn)是信息量大、變化頻繁、采集和確認(rèn)困難而且無(wú)內(nèi)聯(lián)關(guān)系。采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)管理人事信息要求數(shù)據(jù)的采集、更新能夠完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。這兩者之間的矛盾會(huì)因?yàn)樾孪到y(tǒng)的投入運(yùn)行而變得越來(lái)越突出。新系統(tǒng)在運(yùn)行后無(wú)疑會(huì)迫使一部分員工改變已經(jīng)熟悉了的工作方法和習(xí)慣，學(xué)習(xí)包括計(jì)算機(jī)知識(shí)在內(nèi)的新知識(shí)、新方法、新程序，一部分人的利益也許會(huì)受到影響。在系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，很多企業(yè)由于有關(guān)人員素質(zhì)較低、工作責(zé)任心不強(qiáng)，加上某些管理人員的隨意指揮，會(huì)造成系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行事倍功半，而且降低了系統(tǒng)的功效。所以，除加強(qiáng)培訓(xùn)外，建立必要的科學(xué)的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施和正常運(yùn)行提供有效的保證。