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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在數(shù)字化時代，數(shù)據(jù)被視為除了人員、資金和物質(zhì)以外的第四種生產(chǎn)要素，成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的重要資產(chǎn)與經(jīng)營決策的基石。數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響著數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值和決策效果。唯有數(shù)據(jù)準確、完整、實時、規(guī)范、一致，決策者才能更有效地利用數(shù)據(jù)來指導(dǎo)企業(yè)的管理決策和業(yè)務(wù)發(fā)展?？梢哉f，數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低成為了企業(yè)是能否精準決策的關(guān)鍵。員工信息管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)，其數(shù)據(jù)質(zhì)量更是深刻影響著企業(yè)其他業(yè)務(wù)的開展。
然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或Excel表格的員工信息管理方式很多都需要由HR錄入、更新，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，工作量更是與日俱增，占據(jù)HR大量時間的同時，信息維護錯誤的頻率也越來越高。基于這樣的背景，越來越多的企業(yè)開始嘗試用數(shù)字化手段來管理員工信息，而員工自助就是其中一個重要手段。
紅海云自助式HRSSC共享服務(wù)中心支持個人信息的自助維護。員工可以在PC端或移動端的員工自助中心上維護、更新個人信息，相關(guān)數(shù)據(jù)會同步到員工全生命周期數(shù)字化管理平臺，待HR審核通過后將自動同步更新到花名冊及員工檔案。這種賦能員工自主管理個人信息權(quán)利的方式，不僅大大減輕了HR的工作壓力，還能有效提高員工信息的準確性，同時增強員工的參與感和滿意度，提升企業(yè)形象和員工品牌影響力。
盡管員工自助維護能極大減輕HR負擔(dān)，有效提高員工信息的準確性，但員工信息質(zhì)量參差不齊的問題也隨之而至。不少HR都遇到過這樣的問題：
員工信息不完整，教育信息、家庭情況等必要信息缺失。
員工信息不準確，特別是像身份證號、銀行卡號等長串的數(shù)字，輸錯的情況時有發(fā)生，一個個的檢查核對也十分費勁。
員工信息不規(guī)范，不同員工填寫的日期格式、職務(wù)級別等名稱不一致，各種寫法、叫法都有。
員工信息更新不及時，如員工結(jié)婚生子，但沒有及時維護更新家庭情況，導(dǎo)致后面結(jié)算薪資福利的時候無法順利進行。
針對以上問題，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺在個人信息自助維護功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)據(jù)聯(lián)動、字段設(shè)置、數(shù)據(jù)巡檢、智能提醒、OCR識別等多種方式，解鎖出多種信息維護的新方案，切實保障員工信息的準確性、完整性、及時性和一致性，為企業(yè)的人力資源數(shù)字化管理打造準確、可靠的數(shù)據(jù)基底。下面將以員工信息維護更新的三個場景展開說明。
場景1：新人預(yù)入職時完善個人信息
預(yù)入職是繼候選人簡歷后又一個收集個人信息的階段，企業(yè)需要進一步收集候選人的個人資料、教育背景、家庭情況、工作經(jīng)歷、相關(guān)證明文件等信息，以更詳細地了解核實候選人的基本情況，為之后的入職、培訓(xùn)和后續(xù)發(fā)展提前做好準備。
傳統(tǒng)的預(yù)入職方式是讓候選人填寫一份預(yù)入職表格，像聯(lián)系方式、教育背景等在招聘前期已經(jīng)填寫過的信息，還是需要重新填寫，甚至是反復(fù)填寫，不僅耗費時間和資源，容易讓候選人感到煩躁、降低對企業(yè)的好感度，還很可能導(dǎo)致多份員工檔案前后不一致的情況。此外，人為出錯和疏漏、關(guān)鍵信息缺失、填寫內(nèi)容不規(guī)范等問題也嚴重影響著員工信息的質(zhì)量。紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺提供以下解決方案，幫助企業(yè)解決這些問題。
Step 1. HR設(shè)置員工檔案
首先，HR在收集信息前先設(shè)置好員工檔案的內(nèi)容，包括檔案所包含的信息子集（如教育信息、家庭情況、工作經(jīng)歷等），子集的讀寫類型，字段的輸入類型（如輸入框、單選框、復(fù)選框、下拉框等），字段的讀寫類型（必填、寫、隱藏），字段變更是否需要審核等。
對于像身份證號、聯(lián)系方式、郵箱等必要關(guān)鍵的字段可以設(shè)置為必填，設(shè)置完后候選人在填寫信息時必須填寫完后才能提交，HR也可以按業(yè)務(wù)需求設(shè)置某個信息子集為必填，這樣員工在填寫該子集時至少要保存一條數(shù)據(jù)才能進行下一步操作。字段及信息子集讀寫類型的設(shè)置可有效提高員工信息的完整性。
而對于如學(xué)歷等已經(jīng)有固定填寫規(guī)范的字段，HR可以將其字段輸入類型設(shè)置為下拉框或單選框，候選人在填寫時可根據(jù)實際情況選擇相應(yīng)選項，避免員工填寫格式或內(nèi)容不一致、不合規(guī)的情況，提高數(shù)據(jù)的規(guī)范性。
員工檔案設(shè)置完成后，HR可以通過預(yù)入職二維碼、URL、郵件或微信等移動APP消息提醒的方式通知候選人完善信息。
Step 2. 候選人自助完善信息
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺支持與紅海云ATS招聘系統(tǒng)打通，候選人接受offer后，其在招聘前期填寫的簡歷信息會自動流轉(zhuǎn)到員工管理的預(yù)入職菜單，候選人打開填寫鏈接后可以核對修改已填寫信息，補充完善未填信息，無需重復(fù)填寫，以保障信息的準確性和一致性。
同時，平臺支持OCR識別填充身份證、銀行卡號等多位數(shù)字信息，并且可自動帶出對應(yīng)的性別、籍貫地、出生日期、身份證地址、開戶銀行等信息，在極大提高相關(guān)信息的準確性和規(guī)范性之余，也簡化了填寫內(nèi)容，提升了候選人填寫信息的效率。
除此之外，平臺還支持字段校驗功能，如校驗身份證號、手機號是否合規(guī)、是否重復(fù)等，進一步確保員工信息的準確性和規(guī)范性，為企業(yè)人力資源數(shù)字化管理搭建準確可靠的數(shù)字基礎(chǔ)。
候選人填寫完畢并提交后，HR可以在預(yù)入職菜單查看審核候選人信息，以進一步確保信息的準確性和規(guī)范性。
場景2：員工信息發(fā)生變更需要更新
員工信息是動態(tài)的，會隨著員工的個人情況變化、工作經(jīng)驗積累、工作表現(xiàn)變化、公司策略調(diào)整和經(jīng)營狀況變化而發(fā)生調(diào)整和改變。因此員工信息需要及時更新，一旦更新不及時，將會阻礙其他業(yè)務(wù)的開展，導(dǎo)致決策錯誤，甚至給企業(yè)帶來法律糾紛。而如何保障員工信息更新的及時性，成為了企業(yè)員工信息管理的又一難題。紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺根據(jù)員工信息的不同特點采取不同的措施，切實保障員工信息的及時性和一致性，為企業(yè)人力資源管理提供更優(yōu)質(zhì)、更穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持。
Type 1. 流程聯(lián)動更新人事業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺支持所有流程審批數(shù)據(jù)的智能關(guān)聯(lián)。員工入轉(zhuǎn)調(diào)離的所有人事業(yè)務(wù)，當(dāng)流程審批通過后，流程表單上的相關(guān)數(shù)據(jù)（如員工狀態(tài)、轉(zhuǎn)正日期、調(diào)動后的部門及崗位等）會自動同步更新到花名冊及員工檔案，無需HR重復(fù)錄入更新。通過流程聯(lián)動實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動更新，能夠有效提高數(shù)據(jù)的準確性、實時性和一致性，減少人工錄入的錯誤率和操作成本，提升企業(yè)的管理效率，保障其他關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的順利進行。同時也保證了信息管理的規(guī)范性，實現(xiàn)信息變更有據(jù)可依、有跡可循。
Type 2. 智能提醒更新/數(shù)據(jù)保鮮采集人事業(yè)務(wù)類個人信息
對于像婚姻及家庭親屬信息、產(chǎn)假子女信息、畢業(yè)季員工的學(xué)歷狀態(tài)、快到期或已過期的證書文件等與人事業(yè)務(wù)相關(guān)的個人信息，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺支持通過智能提醒方式通知員工更新，也可以通過數(shù)據(jù)保鮮的方式采集。
HR可以提前設(shè)置好提醒規(guī)則，如在身份證到期前30天提醒員工更換身份證文件、請婚假或者產(chǎn)假開始當(dāng)天提醒員工變更員工信息，平臺會根據(jù)設(shè)置好的規(guī)則在相應(yīng)時間自動發(fā)送提醒給對應(yīng)員工。通過設(shè)置智能提醒，員工可以有充足的時間提前做好相關(guān)資料的更新準備，并且可以自主選擇合適的時間更新數(shù)據(jù)，不影響系統(tǒng)的其他操作。這不僅可以為HR提供更加高效的管理服務(wù)，也可以在提高員工的滿意度和工作效率的同時保障員工信息的時效性和完整性，為企業(yè)的發(fā)展打下一個堅實的人力資源基礎(chǔ)。
如果遇到員工忘記或延遲更新導(dǎo)致信息過期，或者應(yīng)業(yè)務(wù)要求需要盡快更新信息的情況，HR可以發(fā)起對應(yīng)的數(shù)據(jù)保鮮采集。平臺的發(fā)起頁面會自動列出需要更新相關(guān)信息的員工，HR可以在此基礎(chǔ)上選擇員工進行數(shù)據(jù)采集，也可以直接全選發(fā)起采集。采集發(fā)起后在員工登錄賬號時，系統(tǒng)會彈出數(shù)據(jù)采集的彈窗，員工需要更新數(shù)據(jù)并提交后才能進行其他操作，從而為員工信息的及時性和完整性筑起一道堅固的防線。
Type 3. 常態(tài)化定期收集非人事業(yè)務(wù)類個人信息
像個人聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、居住地址等與其他人事業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大的，且變更一般不會太頻繁的數(shù)據(jù)，HR可以發(fā)起常態(tài)化定期采集來收集信息。平臺支持HR根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求勾選采集指標(biāo)和采集對象，采集對象可以按組織或崗位快速定位篩選，勾選完成后即可一鍵發(fā)起采集。員工在登錄系統(tǒng)后會馬上收到信息采集的彈窗，提示員工及時更新提交信息。常態(tài)化定期收集非人事業(yè)務(wù)類個人信息，可以讓企業(yè)HR更加全面地掌握員工信息，保證員工信息的準確性和完整性，優(yōu)化企業(yè)信息管理體系。
場景3：因新業(yè)務(wù)需求收集部分員工新信息
不僅員工信息是動態(tài)變化的，員工信息的收集需求也會跟著政策和業(yè)務(wù)需要的變化而變化。如某企業(yè)根據(jù)上級規(guī)定需要進一步規(guī)范公車使用情況，決定收集市場部等需要使用公車的部門員工的機動車駕駛證信息，以確保公車使用符合安全規(guī)范要求。但在信息收集的過程中，HR時常會遇到員工因各種原因沒有填寫信息、收集信息難推進的問題。
針對這一情況，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺提供強制完善信息功能。HR在完成新的信息子集或字段要求設(shè)置后可以按照業(yè)務(wù)需要勾選采集對象，再選擇“強制完善信息”。員工登錄系統(tǒng)后會立即收到完善信息的彈窗，不完善提交的話則會退出登錄系統(tǒng)，無法進行其他操作，借此確保員工及時完善信息，推進信息收集任務(wù)的順利進行。而對于其他沒有明確規(guī)定要完善新信息的部門員工，HR可以設(shè)置成“建議完善信息”，這些員工在登錄系統(tǒng)后同樣會收到完善信息的彈窗提示，但可以選擇暫不完善關(guān)閉彈窗進行其他操作。這種差別化的設(shè)置可以更好地滿足企業(yè)不同部門和不同員工之間的差異化業(yè)務(wù)需求，提高信息收集的效率。
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺，通過自助化、自動化、一體化手段，幫助企業(yè)解決人力資源管理數(shù)字化基座問題，建立安全、可靠的員工數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的高效利用，提升數(shù)字化管理效能。
