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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
有不少HR小伙伴詢問，員工月末入職或者月初離職，當(dāng)月的社保還要為其繳納嗎？
比如，有新員工在8月25號(hào)入職，老員工在8月8號(hào)離職，而公司勞動(dòng)合同約定的工資發(fā)放時(shí)間為每月15日發(fā)上月工資。
那么8月份的社保，公司還需要為這兩名員工繳納嗎？
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多數(shù)企業(yè)的常見操作
大多數(shù)情況下，企業(yè)要求職工個(gè)人全額承擔(dān)當(dāng)月的社保繳費(fèi)，或者直接不繳納當(dāng)月保費(fèi)。
企業(yè)給出的理由也總是驚人的相似：公司有規(guī)定，當(dāng)月工作不滿月，不繳納社保費(fèi)。如果個(gè)人想繳納，就需要自行承擔(dān)費(fèi)用。
多數(shù)企業(yè)在處理員工月末入職、月初離職的社保繳納問題時(shí)，也有企業(yè)按照內(nèi)部規(guī)定，一般的做法是：
針對(duì)入職員工，在當(dāng)月15日之前入職，公司將為其繳納當(dāng)月社保，15日之后入職，公司將從下月開始為其繳納社保；
針對(duì)離職員工，在當(dāng)月15日之前離職，公司不為其繳納社保，而在15日之后離職，則公司會(huì)為其進(jìn)行社保繳納。
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這樣的企業(yè)規(guī)定究竟是否合法呢？
常見操作≠合法合規(guī)
其實(shí)如果嚴(yán)格按照法律規(guī)定，只要員工在職1天，企業(yè)都應(yīng)向其支付勞動(dòng)報(bào)酬并為職工繳納社保，而且不能出現(xiàn)個(gè)人承擔(dān)企業(yè)繳納費(fèi)用的情況。
所以上述的那些企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，其實(shí)是不合法的。
因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，須依法建立和完善，規(guī)章制度內(nèi)容不能與國家有關(guān)法律法規(guī)相抵觸。違反國家有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容，視為無效！
《勞動(dòng)法》第3條規(guī)定：
勞動(dòng)者享有平等就業(yè)和選擇職業(yè)的權(quán)利、取得勞動(dòng)報(bào)酬的權(quán)利、休息休假的權(quán)利、獲得勞動(dòng)安全衛(wèi)生保護(hù)的權(quán)利、接受職業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利、享受社會(huì)保險(xiǎn)和福利的權(quán)利、提請(qǐng)勞動(dòng)爭議處理的權(quán)利以及法律規(guī)定的其他勞動(dòng)權(quán)利。
《勞動(dòng)合同法》第38條規(guī)定：
用人單位有下列情形之一的，勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同：
未依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的的規(guī)定，用人單位如未及時(shí)足額支付勞動(dòng)報(bào)酬或未依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的，勞動(dòng)者均可以此為由解除勞動(dòng)合同，并要求用人單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。
《社會(huì)保險(xiǎn)法》第58條規(guī)定：
用人單位應(yīng)當(dāng)自用工之日起30日內(nèi)為其職工向社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)申請(qǐng)辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記。
也就是說，員工在職期間，如果企業(yè)不能為員工繳納社保，或者出現(xiàn)員工個(gè)人承擔(dān)企業(yè)繳納費(fèi)用的情況，將會(huì)面臨以下用工風(fēng)險(xiǎn)：
1、職工離職后申請(qǐng)仲裁，企業(yè)面臨補(bǔ)繳風(fēng)險(xiǎn)；
2、離職日期未到，或者剛?cè)肼殻诮唤舆^程中發(fā)生工傷，企業(yè)由于當(dāng)月未繳社保將會(huì)承擔(dān)高額的賠償費(fèi)用。
不是每個(gè)公司都能及時(shí)為員工增員，哪怕員工在入職1分鐘發(fā)生了意外，也會(huì)被判定工傷。但社保不一定會(huì)在短時(shí)間內(nèi)就增員成功，所以補(bǔ)充工傷就顯得格外重要了，和社保相比，補(bǔ)充工傷的及時(shí)補(bǔ)位的優(yōu)勢(shì)明顯。
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企業(yè)要注意這些情況
1、員工當(dāng)月工資收入不夠保險(xiǎn)個(gè)人部分扣繳額，需要員工個(gè)人承擔(dān)個(gè)人差額部分費(fèi)用（此情形為僅受在職天數(shù)導(dǎo)致收入較低，而非企業(yè)績效等故意狀態(tài)下導(dǎo)致月收入異常低于常值甚者低于最低月工資的情形）；
2、員工入職月自行或前單位已經(jīng)繳納社保；員工離職月員工入職下家單位時(shí)間早于社保征繳時(shí)間，且員工要求必須攜帶解合書按時(shí)入職同時(shí)下家單位為其繳納當(dāng)月保險(xiǎn)（此情形必須商定一致且只能在離職日之后發(fā)起停保和次日發(fā)起解合，避免形成工傷后社保處于停保狀態(tài)）。
實(shí)操中不管是“當(dāng)月申報(bào)當(dāng)月減員”還是“當(dāng)月申報(bào)次月減員”等規(guī)則，如果法理上判斷有強(qiáng)制義務(wù)，則需要補(bǔ)繳。
回到“員工月初離職，企業(yè)是否應(yīng)當(dāng)為其繳納社?！钡膯栴}，一旦員工深究，實(shí)操中還是很有希望能獲得補(bǔ)繳的。
也就是說，一旦員工申請(qǐng)勞動(dòng)仲裁或者向法院提起訴訟，百分之百勝訴，單位是必須要全額補(bǔ)償?shù)?，還要承擔(dān)高額的滯納金。
綜上，建議HR和員工協(xié)商一致，靈活處理，比如：員工10號(hào)在上家離職，15號(hào)入職下家，下家基數(shù)更高，員工肯定想離職當(dāng)月辦理減員；但是如果還沒找到新工作的，就有可能會(huì)搬出條文要求HR給繳納當(dāng)月社保，這就到了考驗(yàn)HR溝通能力的時(shí)候了。
給工作未滿月員工補(bǔ)繳社保的做法，會(huì)讓公司承擔(dān)更多的社保費(fèi)用，所以建議我們的HR小伙伴遇到類似情況最好注意以下幾點(diǎn)：
① 入職時(shí)間提早規(guī)劃，避開“尷尬盲區(qū)”；及時(shí)辦理增員，以免承擔(dān)相應(yīng)法律后果。一般情況下，月底入職，是可以在次月辦理增員的，30天以內(nèi)增員是符合法律規(guī)定的。
特別需要提醒注意的就是30天的問題，比如1月10日入職的員工，有的企業(yè)選擇在下月的13號(hào)，或者14號(hào)，甚至15號(hào)劃款當(dāng)天選擇辦理社保增員，這種做法存在風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)檎咭?guī)定的是30日內(nèi)，也就是說下個(gè)月1月10日前企業(yè)就應(yīng)當(dāng)辦理完參保繳費(fèi)，哪怕至少要辦理完社保增員，否則員工可以以“未依法辦理參保登記”即未依法繳納社保費(fèi)為由解除勞動(dòng)合同，索要半個(gè)月的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。
這里有HR會(huì)說，劃款的時(shí)間是統(tǒng)一規(guī)定的，沒錯(cuò)，但是參保登記、基數(shù)申報(bào)、保費(fèi)繳納是三個(gè)程序，劃款代表最后一道程序保費(fèi)繳納，前面兩道程序是通過社保增員完成的，企業(yè)完全可以先辦理參保登記，后等待劃款繳費(fèi)。
用人單位已經(jīng)為勞動(dòng)建立社保賬戶且險(xiǎn)種齊全，只不過用人單位和社保機(jī)構(gòu)約定了通過劃款繳納社保的方式，并沒有影響或者侵害參保職工的權(quán)益，這種情況我們認(rèn)為只要辦理了參保登記，后面保費(fèi)繳納已經(jīng)是板上釘釘?shù)氖虑?，勞?dòng)者再以此為由解除勞動(dòng)合同索要經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金沒有道理的。
② 把離職減員追繳風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)防，尤其是當(dāng)月繳納下月社保費(fèi)用的地區(qū)，做工資扣繳時(shí)要提前注意這個(gè)問題；
③ 全國性公司，社保規(guī)則復(fù)雜的地方，建議多查詢當(dāng)?shù)卣呋蛘咦稍儗I(yè)機(jī)構(gòu)；
④ 在合法界限內(nèi)，把握“合理”的度，類似于“21日離職而當(dāng)月未繳”這種明顯不太合理（雖然有些地方是可操作當(dāng)月減員）的做法，應(yīng)當(dāng)慎重，在外部合法邊界內(nèi)制定合理的內(nèi)部規(guī)則。
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員工離職，HR忘記減員
多交了保費(fèi)怎么辦？
1、如果當(dāng)?shù)卣咴试S單位申請(qǐng)社保退費(fèi)，那么HR可以帶著《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)退費(fèi)申請(qǐng)表》、《用人單位與員工終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系備案表》到稅務(wù)機(jī)關(guān)柜臺(tái)辦理。
2、如果當(dāng)?shù)卣卟辉试S，比如蘇州市明確規(guī)定“蘇州市市區(qū)（市本級(jí)、姑蘇區(qū)、吳中區(qū)、相城區(qū)、新區(qū)）用人單位滯后辦理退工停保手續(xù)導(dǎo)致多繳社保費(fèi)用的，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不退費(fèi)?！蛾P(guān)于做好用工登記備案與職工社會(huì)保險(xiǎn)申報(bào)業(yè)務(wù)統(tǒng)一經(jīng)辦聯(lián)動(dòng)管理工作的通知》”
這種情況下，多繳納的社保費(fèi)用大概率是要公司承擔(dān)了。
有的HR可能會(huì)產(chǎn)生疑惑，就算承擔(dān)社保費(fèi)用中的公司繳納部分，但這里面還包括了離職員工個(gè)人部分，是不是可以要求離職員工返還呢？
來看案→合肥中院（2018）皖01民終5870號(hào)
員工王某2012年9月離職，但是公司忘記辦理社保停繳，直到2016年3月，接到當(dāng)?shù)厣绫２块T通知后，該公司才意識(shí)到社保未減員，不得不支付王某2012年10月至2016年4月社保費(fèi)42000余元。
這之后，公司以“不當(dāng)?shù)美鄙显V法院，要求王某返還42000余元社保費(fèi)用。
二審判決認(rèn)為“該利益雖為員工所得，但其受益是有條件的，條件未成就時(shí)，員工客觀上未受益，用人單位可等條件成就時(shí)再主張返還”為由，判決王某無需返還該筆保險(xiǎn)費(fèi)。
最后這家公司只能默默承擔(dān)下這筆“冤枉賬”。
為了避免發(fā)生這類意外，HR在處理員工離職工作時(shí)一定要細(xì)心，最好是準(zhǔn)備一份完整流程清單，包括：填寫離職單、離職面談、核準(zhǔn)離職申請(qǐng)、業(yè)務(wù)交接、辦公用品及公司財(cái)產(chǎn)的移交、監(jiān)督移交、人員退保、離職生效、資料存檔、整合離職原因，對(duì)照清單逐步完成各流程。
