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?事實(shí)上，eHR系統(tǒng)管理軟件選型并不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地挑選就可以了。企業(yè)需要在選型之前必須做好以下這些關(guān)鍵步驟，這樣才能讓eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功。
1.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟一：確定項(xiàng)目組及目標(biāo)
eHR系統(tǒng)管理軟件是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時(shí)需要考慮的因素很多。一般來說，我們建議用戶成立一個(gè)3-7人組成的選型項(xiàng)目組。當(dāng)項(xiàng)目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際，設(shè)定eHR項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開始前沒有明確的目標(biāo)，將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目組浪費(fèi)大量時(shí)間對(duì)一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，甚至導(dǎo)致選擇不合適的合作伙伴。
其次，確定項(xiàng)目目標(biāo)，需要項(xiàng)目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標(biāo)。
2.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟二：確定項(xiàng)目預(yù)算
確定項(xiàng)目預(yù)算是比較困難的。用戶擬定預(yù)算一般會(huì)參考兩種方法：一是通過了解供應(yīng)商的一般報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來擬定；二是通過向其他已經(jīng)實(shí)施過eHR系統(tǒng)管理軟件的同行了解項(xiàng)目成本情況。比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評(píng)估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。
與此相對(duì)應(yīng)，在擬定預(yù)算時(shí)，要特別注意將費(fèi)用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用費(fèi)用。軟件費(fèi)用一般指軟件許可費(fèi)用及每年的升級(jí)維護(hù)費(fèi)用；實(shí)施費(fèi)用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開發(fā)等方面的費(fèi)用。
3.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟三：確定項(xiàng)目建設(shè)模式
對(duì)于IT部門力量比較強(qiáng)大的用戶而言，隨著eHR系統(tǒng)管理軟件選型工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目組成員經(jīng)常會(huì)在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)eHR系統(tǒng)管理軟件供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場(chǎng)非常耗費(fèi)精力的爭(zhēng)論，選型流程走到這一步，用戶不應(yīng)讓這種爭(zhēng)論繼續(xù)下去，否則因?yàn)檫@個(gè)因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠(yuǎn)離制定的目標(biāo)。
是自行開發(fā)還是外包？可以通過回答以下幾個(gè)問題來確定答案：內(nèi)部是否能為eHR項(xiàng)目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識(shí)來完成系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)工作，并自始至終能指導(dǎo)IT部門的開發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比，IT部門將賦予eHR項(xiàng)目怎樣的優(yōu)先權(quán)；HR部門能否得到IT部門及時(shí)、高質(zhì)量的服務(wù)；是否有很多特殊要求以致外部供應(yīng)商提供的eHR系統(tǒng)不能通過實(shí)施配置來滿足企業(yè)70%以上的需求。
雖然有些用戶已經(jīng)自行開發(fā)了一些簡(jiǎn)單的eHR系統(tǒng)管理軟件，但外包給專業(yè)廠商是目前以及未來的主流趨勢(shì)。
4.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟四：選供應(yīng)商編發(fā)RFP
在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初選時(shí)，項(xiàng)目組應(yīng)該著手準(zhǔn)備RFP(需求建議書)。RFP是用戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書，編制而成的需求規(guī)范。RFP不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制RFP的過程實(shí)際上也是用戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過程，并以此建立起用戶與供應(yīng)商深入溝通的橋梁。RFP可節(jié)省選型時(shí)間，并使得各供應(yīng)商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。
因此，編寫RFP十分必要。一般而言，RFP主要應(yīng)包括以下幾部分內(nèi)容：企業(yè)情況概述/HR管理現(xiàn)狀，項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施范圍、需要支持的員工數(shù)量、需要支持的用戶數(shù)量，功能需求描述、性能要求，現(xiàn)有IT基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述、技術(shù)要求，項(xiàng)目進(jìn)度要求，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)要求等，供應(yīng)商已實(shí)施過的主要用戶名單及聯(lián)系方式(至少10家以上，需要包括一批與項(xiàng)目組要求的規(guī)模接近或業(yè)務(wù)背景類似的用戶)，供應(yīng)商答復(fù)RFP及提交項(xiàng)目建議書的注意事項(xiàng)。 一旦完成了RFP編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定的具備競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2—4周時(shí)間回應(yīng)RFP。在此期間，供應(yīng)商會(huì)不斷對(duì)RFP提出一些疑問，必要情況下，項(xiàng)目組需要就此對(duì)RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商。
5.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟五：評(píng)估方案建議書
供應(yīng)商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評(píng)估建議書的標(biāo)準(zhǔn)。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個(gè)電子表格，將RFP中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來分類排列，根據(jù)其對(duì)用戶的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。需要指出的是，價(jià)格的靈活性往往比較大，在后期的商務(wù)談判過程中一般都會(huì)有所變動(dòng)。但報(bào)價(jià)必須在建議書里予以明示，因?yàn)檫@個(gè)報(bào)價(jià)將會(huì)成為未來進(jìn)行價(jià)格談判的參考依據(jù)，不至于使供應(yīng)商毫無根據(jù)、漫無邊際地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。
接下來是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)。在這個(gè)階段，用戶應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動(dòng)權(quán)，準(zhǔn)備好在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候就一些關(guān)鍵問題進(jìn)行提問。對(duì)供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評(píng)估主要基于RFP階段的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。全部系統(tǒng)演示過程結(jié)束后，用戶對(duì)每一家供應(yīng)商及其提供的eHR解決方案就有了直觀認(rèn)識(shí)。
6.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟六：拜訪用戶或軟件測(cè)試
在與勝出的供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項(xiàng)目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶。與典型用戶聯(lián)系之前，項(xiàng)目組需要準(zhǔn)備一系列有針對(duì)性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的eHR系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施效果、系統(tǒng)維護(hù)與應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、后續(xù)服務(wù)水平以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等方面展開。
不過，拜訪用戶這一環(huán)節(jié)對(duì)于有些項(xiàng)目來說難度較大，費(fèi)用開銷也較大。那么，搞一次關(guān)鍵需求測(cè)試也是一個(gè)比較理想的替代方案。供應(yīng)商按照用戶預(yù)先提供的測(cè)試用例進(jìn)行測(cè)試，進(jìn)一步確認(rèn)產(chǎn)品的各項(xiàng)性能指標(biāo)，如易用性、開放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)是讓使用該模塊的工作人員參與進(jìn)來，共同參與評(píng)判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績(jī)效等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門，他們往往在系統(tǒng)選型前已經(jīng)在應(yīng)用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務(wù)，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會(huì)找出種種理由排斥使用新軟件，而堅(jiān)持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是eHR系統(tǒng)管理軟件應(yīng)用走向失敗的一個(gè)很關(guān)鍵的原因。
7.eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的關(guān)鍵步驟七：調(diào)整方案，最后決策
通過與供應(yīng)商及其用戶的現(xiàn)場(chǎng)溝通，項(xiàng)目組將會(huì)對(duì)RFP再次進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，確保在前面各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能、實(shí)施計(jì)劃、報(bào)價(jià)以及售后服務(wù)等方面的各項(xiàng)議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進(jìn)行答復(fù)或確認(rèn)；除了報(bào)價(jià)之外，供應(yīng)商對(duì)其他部分內(nèi)容都能相對(duì)容易地做出最大限度承諾。
對(duì)供應(yīng)商及其用戶的拜訪結(jié)束后，項(xiàng)目組事實(shí)上已經(jīng)對(duì)供應(yīng)商做出了大致的排名。如果這些供應(yīng)商在最后一次方案調(diào)整中沒有出現(xiàn)明顯失誤，經(jīng)過對(duì)方案的再次評(píng)估后，上述排名的印象基本上不會(huì)變化。如果排名第一的供應(yīng)商明顯優(yōu)于其他幾家，則可以邀請(qǐng)?jiān)摴?yīng)商進(jìn)行合同談判。但這并不代表其他幾家供應(yīng)商完全喪失了機(jī)會(huì)，在前面的合同談判不順利時(shí)，其他幾家供應(yīng)商就有了新的機(jī)會(huì)，因此在沒有正式簽署合同之前，不要將機(jī)會(huì)的大門對(duì)其他供應(yīng)商過早關(guān)閉。
以上就是eHR系統(tǒng)管理軟件選型成功的七個(gè)關(guān)鍵步驟，每個(gè)步驟都是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的，所以任何一個(gè)環(huán)節(jié)企業(yè)都不要落下，這樣才能更快速地選型和上線適合的eHR系統(tǒng)管理軟件，從而推動(dòng)企業(yè)人力資源管理數(shù)字化進(jìn)程。
關(guān)于紅海云
紅海云是中國領(lǐng)先的新一代人力資源管理一體化綜合解決方案提供商，核心產(chǎn)品紅海HCM系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)功能模塊數(shù)據(jù)割裂的局限，從核心人力管理、勞動(dòng)力管理到戰(zhàn)略人才管理，涵蓋人力資源業(yè)務(wù)12大模塊，百余項(xiàng)功能一體化布局。并通過紅海云PaaS平臺(tái)、Open API平臺(tái)、自動(dòng)化運(yùn)維平臺(tái)等底層數(shù)字化配套體系的賦能，讓紅海HCM系統(tǒng)擁有了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的靈活性和可擴(kuò)展性。
迄今為止，紅海云服務(wù)的客戶已成功覆蓋華北，華東、華南、西南地區(qū)市場(chǎng)，已有逾千家大中型企業(yè)借助紅海產(chǎn)品獲得領(lǐng)先的人力資源管理數(shù)字化能力，廣泛分布于互聯(lián)網(wǎng)、地產(chǎn)、金融、醫(yī)藥、教育，汽車、物流、新零售等行業(yè)，包括中國銀行、保利物業(yè)、石藥集團(tuán)、以嶺藥業(yè)、科興生物、中金珠寶、華宇集團(tuán)、祥源控股、雪松控股、真功夫、中郵金融、影兒集團(tuán)、比音勒芬、曹操出行等眾多頭部企業(yè)。
