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如何建設(shè)成功的人力資源管理信息化？在人力資源管理信息化的過程中，面臨種種風(fēng)險，使人猶豫。人力資源管理信息化的案例，眾說紛紜，使人迷惑。有些企業(yè)在講信息化的成功，如數(shù)家珍，仿佛一夜之間就換了新天地。有些企業(yè)在講失敗的案例，巨大的資金投入，漫長的實施周期，難以使用的信息系統(tǒng)。有些人力資源管理軟件廠商在講成功的案例，強(qiáng)大的軟件功能，一流的實施團(tuán)隊，很高的投資回報；有些廠商在講失敗的案例，總會談到客戶基礎(chǔ)管理水平差，不愿變革等等。
但成功的人力資源管理信息化的涵義是什么？如何才能有效保證信息化的成功呢？
我們想從信息成功的界定“認(rèn)為成功的項目”和“實際成功的項目”、“成功IT項目”和“成功的信息化”之間的區(qū)別與聯(lián)系；并就建設(shè)信息化過程中的三個問題“做什么”、“如何做”“誰來做”，加以說明。
“成功的人力資源管理信息化”定義
人力資源管理的信息化建設(shè)一般是以一個或多個IT項目的建設(shè)來開展的，因此有人將“成功的人力資源管理信息化”等同于企業(yè)“成功的IT項目”。在項目管理當(dāng)中，又有“成功的項目”和“認(rèn)為成功的項目”的區(qū)別。為了提高對“成功的人力資源管理信息化”的認(rèn)識，避免一開始就走入認(rèn)識的誤區(qū)，我們有必要先對這三個概念加以區(qū)分。
“認(rèn)為成功的項目”與“真正成功的項目”
一個項目的成功與否是通過它的三個產(chǎn)出來判斷的：1.項目實際成果；2.項目可交付成果；3.是否達(dá)到項目干系人的期望。
其中，“項目實際成果”是項目追求的本質(zhì)目標(biāo)；“項目可交付成果”則是項目組工作成果的表現(xiàn)形式；“是否達(dá)到項目干系人的期望”則取決于項目干系人對項目工作成果的理解和判斷?！绊椖繉嶋H成果”和“項目可交付成果”是判斷項目成功的重要依據(jù)，但一個項目最終是否被判定為成功，則取決于“是否達(dá)到了項目干系人的期望”。因此項目經(jīng)理一般會傾向于將追求滿足項目干系人的期望，可能導(dǎo)致將項目做成“認(rèn)為成功的項目”作為追求的根本目標(biāo)，偏離了項目本來應(yīng)該追求的目標(biāo)――“項目實際成果”，產(chǎn)生“目標(biāo)偏離”現(xiàn)象
項目的“目標(biāo)偏離”現(xiàn)象在人力資源管理IT項目建設(shè)中十分普遍?？紤]到很多人力資源管理的信息化項目是以外部力量為主導(dǎo)來建設(shè)的，項目經(jīng)理關(guān)注短期的“認(rèn)為的項目成功”并不奇怪?？紤]到信息化項目在技術(shù)和管理上的復(fù)雜性，“項目干系人的期望”可能存在誤區(qū)，也可能被誤導(dǎo)，“目標(biāo)偏離”就十分正常了?？紤]到項目雙方是通過“可交付成果”來判斷項目成敗的，而“可交付成果”與“實際效果”之間有沒有必然的因果關(guān)系，尚有疑問，所以“目標(biāo)偏離”的問題就顯得有些復(fù)雜了。比如項目實施過程中有培訓(xùn)，但培訓(xùn)的知識在企業(yè)業(yè)務(wù)中可能用不到；如果能用到，用到的新知識是不是一定能提高企業(yè)的效率；如果能提高企業(yè)的效率，項目成本相比，投資回報是不是可以接受的？
面對這些問題，解決的思路就是人力資源管理信息化建設(shè)要以自己的力量為主導(dǎo)，借助于“中立”、“權(quán)威”、“專業(yè)”的第三方的幫助，從企業(yè)根本的利益和需求出發(fā)，通過科學(xué)的項目管理，進(jìn)行IT項目建設(shè)，實現(xiàn)真正意義上的“項目成功”。
“成功的項目”與“成功的人力資源管理信息化”
我們可以將“成功的項目”定義為滿足了項目的PCTS(質(zhì)量、成本、時間、范圍)目標(biāo)。但人力資源管理信息化項目的成功完成是否就意味著人力資源管理信息化的完全成功呢？顯然不是。因為人力資源管理信息化是一個長期的過程，IT項目建設(shè)是其中重要的第一步。要真正發(fā)揮IT系統(tǒng)的作用，則在于人力資源管理IT項目建成后的不斷深入應(yīng)用和持續(xù)改進(jìn)。這同樣要求企業(yè)有一支自己的復(fù)合型人才隊伍來完成這項工作。
從上面的討論我們可以得出一個結(jié)論，要實現(xiàn)“成功的人力資源管理信息化”，有一支自己的復(fù)合型信息化建設(shè)隊伍至關(guān)重要。事實上，這只是人力資源管理信息化中要解決的基本問題之一。一個企業(yè)要成功地進(jìn)行信息化建設(shè)，必須解決好三個基本問題。
1.做什么？――目標(biāo)和方向問題，明晰要建設(shè)什么樣的信息化
2.如何做？――方法和手段問題，保證企業(yè)信息化建設(shè)沿著正確的軌道向前邁進(jìn)；
3.誰來做？――組織和責(zé)任問題，保障企業(yè)信息化建設(shè)長治久安的組織設(shè)計和隊伍建設(shè)。
這三個基本問題貫穿人力資源管理信息化建設(shè)的始終，對這三個基本問題的回答和解決也成為人力資源管理信息化建設(shè)始終的主旋律。
一、人力資源管理信息化做什么
企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)有各種各樣的具體原因：競爭的壓力、降低成本的需要、市場機(jī)會的把握、決策執(zhí)行速度的提高、客戶服務(wù)的改善……如果將這些原因用一句話來概括，則可以將企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)歸結(jié)為：通過信息技術(shù)手段，解決人力資源管理中面臨的現(xiàn)實問題，獲得切實的收益。
由此看來，如何認(rèn)清人力資源管理現(xiàn)狀，明確要通過IT技術(shù)解決的管理問題，就成為解決第一個問題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這個問題的解答是通過現(xiàn)狀診斷與業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化，人力資源管理IT規(guī)劃，系統(tǒng)需求分析等三項工作來完成的。
1.業(yè)務(wù)現(xiàn)狀診斷與流程梳理/優(yōu)化
業(yè)務(wù)現(xiàn)狀診斷的作用是運用管理思想、工具、方法對企業(yè)管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、提出解決方案。流程梳理/優(yōu)化則是根據(jù)診斷的結(jié)果，充分考慮信息系統(tǒng)能夠提供的支持，對人力資源管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理或優(yōu)化設(shè)計，設(shè)計人力資源管理在信息系統(tǒng)支持下的運作和管理模式。
2.IT規(guī)劃
IT規(guī)劃的目的在于架設(shè)管理和IT之間的橋梁，通過IT規(guī)劃過程也是將人力資源管理的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、管理問題、業(yè)務(wù)流程出發(fā)落實到企業(yè)的IT戰(zhàn)略和軟件系統(tǒng)規(guī)劃上來。
3.系統(tǒng)需求分析
系統(tǒng)需求分析的作用在于將現(xiàn)狀診斷和業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化、IT規(guī)劃的工作繼續(xù)向前推進(jìn)，將管理問題的解決與IT系統(tǒng)緊密結(jié)合起來，從業(yè)務(wù)出發(fā)提出對網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件系統(tǒng)功能層面的需求，為IT項目建設(shè)提供清晰明確的目標(biāo)。
作為人力資源管理信息化建設(shè)的起點，對人力資源管理信息化“做什么”的回答是人力資源管理信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，是人力資源管理信息化建設(shè)的燈塔，是否能夠按計劃實現(xiàn)這一目標(biāo)是判斷人力資源管理信息化建設(shè)成敗的唯一標(biāo)準(zhǔn)。因此企業(yè)必須在經(jīng)行信息化建設(shè)之前進(jìn)行充分的診斷梳理優(yōu)化、IT規(guī)劃和需求分析，保證一開始就樹立起正確的目標(biāo)。
二、人力資源管理信息化如何做
“如何做”其實及時如何通過一系列的人力資源管理信息化項目和持續(xù)改進(jìn)措施對人力資源管理信息化過程進(jìn)行管理理，使之沿著在企業(yè)的控制之中面向“做什么”確定的目標(biāo)，沿著正確的軌道向前運行的過程。
目前，項目管理在人力資源管理信息化過程中已經(jīng)得到普遍關(guān)注。項目管理解決的就是“如何做”中要解決的一個重要問題，根據(jù)美國項目管理協(xié)會(PMI)的PMBOK知識體系，項目管理可以劃分為九大知識領(lǐng)域。
PMBOK中對項目管理9大知識領(lǐng)域都有專門的探討，這里不再贅述。需要強(qiáng)調(diào)的是作為IT項目，人力資源管理信息化項目的最大特點是風(fēng)險非常大，在項目啟動前必須對風(fēng)險有充分的認(rèn)識。
多年來國內(nèi)外的信息化實踐證明，人力資源管理信息化雖然風(fēng)險巨大、難易預(yù)料，其中還是有規(guī)律可循的。關(guān)鍵是要借鑒以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，通過結(jié)構(gòu)化的風(fēng)險識別方法發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險因素，對其發(fā)生的概率和影響程度進(jìn)行預(yù)估，采取預(yù)防和應(yīng)對措施，達(dá)到未雨綢繆，提前對風(fēng)險進(jìn)行管理和控制。
三、人力資源管理信息化誰來做
回答了“做什么”和“如何做”的問題，最終要落實到“誰來做”的問題。也就是如何圍繞目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行組織設(shè)計和人力資源保障，明確相應(yīng)的職責(zé)。
這個問題的回答是通過信息化組織結(jié)構(gòu)和制度建設(shè)，復(fù)合型信息化人才隊伍建設(shè)兩方面的工作來完成的。
1.信息化組織結(jié)構(gòu)和制度建設(shè)
“人力資源管理信息化是“一把手”工程……”
“人力資源管理信息化不是“交鑰匙”工程……”
“必須處理好業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門、業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員的關(guān)系……”
………………
這些早已是人力資源管理信息化過程中大家形成的共識并已變成了老生常談；但一直以來都沒有找到徹底的解決辦法，其根源就在于沒有從組織結(jié)構(gòu)和制度建設(shè)入手進(jìn)行徹底的變革。
