中國(guó)企業(yè)經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本已經(jīng)發(fā)生了變化和改善，已經(jīng)沒(méi)有優(yōu)化的空間。隨著新《勞動(dòng)合同法》、企業(yè)年假等制度的頒布實(shí)施，企業(yè)的人工成本和法律風(fēng)險(xiǎn)都不同程度地增加。如何有效優(yōu)化人工成本結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)人工成本的有效柔性管理，將成為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的又一有效途徑。許多企業(yè)都想出了共同的辦法，加大利用信息技術(shù)來(lái)規(guī)范和提高人力資源管理水平，降低人工成本，降低人工風(fēng)險(xiǎn)。因此，eHR系統(tǒng)的選擇和使用已經(jīng)成為人力資源管理領(lǐng)域的一個(gè)非常熱門(mén)的話(huà)題。用戶(hù)要選擇合適的eHR系統(tǒng)，需要制定正確的選擇策略，遵循規(guī)范的選擇流程，設(shè)計(jì)完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。這樣不僅可以幫助用戶(hù)規(guī)避選擇陷阱，有效規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)，還可以大大縮短用戶(hù)的選擇周期，降低選擇成本。為此，我們總結(jié)了以下三種策略和七個(gè)步驟，供用戶(hù)選擇參考。

　　策略1：適合的才是最好的

　　選擇eHR系統(tǒng)時(shí)，客戶(hù)必須要對(duì)企業(yè)自身人力資源管理所處的階段有清晰的認(rèn)識(shí)，并能對(duì)未來(lái)發(fā)展的需要有所判斷?！斑m合的解決方案”必須立足于客戶(hù)所處管理階段的現(xiàn)實(shí)，但又能在一定程度上引導(dǎo)與促進(jìn)客戶(hù)人力資源管理水平的提升。不立足于企業(yè)自身的實(shí)際情況，盲目追求“最完美的解決方案”，很可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)為適應(yīng)該解決方案中蘊(yùn)含的先進(jìn)管理模式與業(yè)務(wù)流程，不得不對(duì)企業(yè)現(xiàn)有管理模式與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行大規(guī)模再造，甚至?xí)苯記_擊企業(yè)業(yè)已形成的核心價(jià)值。“適合的解決方案”倡導(dǎo)的是一種漸進(jìn)式的“管理改進(jìn)”，而“完美的解決方案”往往迫使企業(yè)進(jìn)行“管理革命”。就現(xiàn)階段而言，國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)是負(fù)擔(dān)不起“管理革命”的代價(jià)的，這也意味著與企業(yè)實(shí)際情況差別較大的過(guò)于先進(jìn)的解決方案是很難順利推行的，或者花了很大代價(jià)推行，最終運(yùn)行起來(lái)的可能只是很基礎(chǔ)的部分。

　　事實(shí)上，沒(méi)有所謂能夠解決所有問(wèn)題的“完美解決方案”。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言是最好的解決方案，換到其他企業(yè)就未必適合。適合自己的才是最好的解決方案。

　　策略2：不只是選擇產(chǎn)品，更是選擇合作伙伴

　　eHR系統(tǒng)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的買(mǎi)來(lái)就用的軟件產(chǎn)品，其部署過(guò)程是一個(gè)包含了系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實(shí)施、培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)、系統(tǒng)應(yīng)用管理等眾多環(huán)節(jié)的復(fù)雜過(guò)程，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題，都可能導(dǎo)致eHR系統(tǒng)在企業(yè)中實(shí)施或應(yīng)用的失敗。這也決定了客戶(hù)在選擇eHR解決方案時(shí)不能只關(guān)注產(chǎn)品本身的特性與價(jià)格等因素，還應(yīng)該深入了解產(chǎn)品技術(shù)框架、產(chǎn)品的成熟度、產(chǎn)品的客戶(hù)數(shù)量、供應(yīng)商的服務(wù)能力、供應(yīng)商eHR業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)以及公司的發(fā)展前景等關(guān)于供應(yīng)商綜合實(shí)力方面的因素。很多時(shí)候，客戶(hù)在支付了可觀(guān)的費(fèi)用后卻得不到相應(yīng)的服務(wù)；甚至有些供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因退出eHR業(yè)務(wù)領(lǐng)域，導(dǎo)致其過(guò)去的客戶(hù)無(wú)法得到后續(xù)的服務(wù)。

　　因此，從某種意義上來(lái)看，客戶(hù)不只是在選擇eHR產(chǎn)品，更應(yīng)該是選擇一家值得信賴(lài)的eHR供應(yīng)商作為自己的合作伙伴。

　　策略3：避免過(guò)度招標(biāo)

　　企業(yè)在進(jìn)行HR軟件選型時(shí),會(huì)遇到大量的廠(chǎng)商參與競(jìng)爭(zhēng)。一般的用戶(hù)都希望引入競(jìng)爭(zhēng)，“花最少的錢(qián)，辦最好的事”。因此，招標(biāo)成了企業(yè)達(dá)到這一目標(biāo)的途徑之一。

　　eHR軟件雖經(jīng)幾年的發(fā)展，仍處在“群雄逐鹿”的早期時(shí)代，不同廠(chǎng)商的產(chǎn)品適用的客戶(hù)群是不一樣的，很少有廠(chǎng)商提供的產(chǎn)品能夠適應(yīng)不同性質(zhì)、不同規(guī)模企業(yè)的所有需求。針對(duì)某一個(gè)客戶(hù)，有些廠(chǎng)商的產(chǎn)品比較貼近，有些則相去甚遠(yuǎn)?？傆幸恍┤鮿?shì)的廠(chǎng)商為了獲得項(xiàng)目機(jī)會(huì)而將價(jià)格報(bào)的很低，多數(shù)情況下，客戶(hù)也會(huì)順勢(shì)以此來(lái)引發(fā)廠(chǎng)商之間的價(jià)格戰(zhàn)。最后的結(jié)果是：客戶(hù)集市場(chǎng)上所有軟件的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處寫(xiě)成的“完美需求”，以一個(gè)最低價(jià)中標(biāo)，這就是所謂的“過(guò)度招標(biāo)”現(xiàn)象。這種情況下，看上去客戶(hù)是最大的贏(yíng)家，實(shí)際上它早已違背了“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”最基本的市場(chǎng)規(guī)律，一些廠(chǎng)商在客戶(hù)“過(guò)度招標(biāo)”狀態(tài)下作出的種種承諾，往往會(huì)在獲得項(xiàng)目機(jī)會(huì)后大打折扣，這將為項(xiàng)目的后期實(shí)施與應(yīng)用留下大量隱患。

　　eHR項(xiàng)目的成功，需要客戶(hù)與供應(yīng)商共同努力才能達(dá)成。任何一方如果僅考慮自身的利益而忽視對(duì)方的利益，就很難在客戶(hù)與供應(yīng)商之間建立起信任關(guān)系，受到損害的將會(huì)是項(xiàng)目的利益，最終會(huì)導(dǎo)致客戶(hù)與供應(yīng)商的兩敗俱傷。

　　步驟一：確定項(xiàng)目組及目標(biāo)

　　eHR系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時(shí)需要考慮的因素很多。一般來(lái)說(shuō)，我們建議用戶(hù)成立一個(gè)3-7人組成的選型項(xiàng)目組。

　　項(xiàng)目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際，設(shè)定eHR項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開(kāi)始前沒(méi)有明確的目標(biāo)，將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目組浪費(fèi)大量時(shí)間對(duì)一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，甚至導(dǎo)致選擇不合適的合作伙伴。

　　確定項(xiàng)目目標(biāo)，需要項(xiàng)目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門(mén)經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶(hù)等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來(lái)完成。只有這樣，才能確定出滿(mǎn)足自身需要的合理目標(biāo)。

　　步驟二：確定項(xiàng)目預(yù)算

　　確定項(xiàng)目預(yù)算是比較困難的。用戶(hù)擬定預(yù)算一般會(huì)參考兩種方法：一是通過(guò)了解供應(yīng)商的一般報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)擬定；二是通過(guò)向其他已經(jīng)實(shí)施過(guò)eHR系統(tǒng)的同行了解項(xiàng)目成本情況。

　　比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通前，用戶(hù)先要了解企業(yè)過(guò)去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評(píng)估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對(duì)應(yīng)，在擬定預(yù)算時(shí)，要特別注意將費(fèi)用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用費(fèi)用。軟件費(fèi)用一般指軟件許可費(fèi)用及每年的升級(jí)維護(hù)費(fèi)用；實(shí)施費(fèi)用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開(kāi)發(fā)等方面的費(fèi)用。

　　步驟三：確定項(xiàng)目建設(shè)模式

　　對(duì)于IT部門(mén)力量比較強(qiáng)大的用戶(hù)而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目組成員經(jīng)常會(huì)在自行開(kāi)發(fā)還是外包給專(zhuān)業(yè)eHR供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場(chǎng)非常耗費(fèi)精力的爭(zhēng)論，選型流程走到這一步，用戶(hù)不應(yīng)讓這種爭(zhēng)論繼續(xù)下去，否則因?yàn)檫@個(gè)因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠(yuǎn)離制定的目標(biāo)。

　　是自行開(kāi)發(fā)還是外包?可以通過(guò)回答以下幾個(gè)問(wèn)題來(lái)確定答案：內(nèi)部是否能為eHR項(xiàng)目提供所有必需的IT資源；HR部門(mén)是否有足夠的精力與專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)完成系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)工作，并自始至終能指導(dǎo)IT部門(mén)的開(kāi)發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比，IT部門(mén)將賦予eHR項(xiàng)目怎樣的優(yōu)先權(quán)；HR部門(mén)能否得到IT部門(mén)及時(shí)、高質(zhì)量的服務(wù)；是否有很多特殊要求以致外部供應(yīng)商提供的eHR系統(tǒng)不能通過(guò)實(shí)施配置來(lái)滿(mǎn)足企業(yè)70%以上的需求。雖然有些用戶(hù)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)了一些簡(jiǎn)單的人事管理系統(tǒng)，但外包給專(zhuān)業(yè)廠(chǎng)商是目前以及未來(lái)的主流趨勢(shì)。

　　步驟四：選供應(yīng)商編發(fā)RFP

　　在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初選時(shí)，項(xiàng)目組應(yīng)該著手準(zhǔn)備RFP(需求建議書(shū))。RFP是用戶(hù)為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書(shū)，編制而成的需求規(guī)范。RFP不能確保用戶(hù)據(jù)此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶(hù)發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制RFP的過(guò)程實(shí)際上也是用戶(hù)進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起用戶(hù)與供應(yīng)商深入溝通的橋梁。RFP可節(jié)省選型時(shí)間，并使得各供應(yīng)商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫(xiě)RFP十分必要。

一旦完成了RFP編寫(xiě)，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定的具備競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2—4周時(shí)間回應(yīng)RFP。在此期間，供應(yīng)商會(huì)不斷對(duì)RFP提出一些疑問(wèn)，必要情況下，項(xiàng)目組需要就此對(duì)RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商。

　　步驟五：評(píng)估方案建議書(shū)

　　供應(yīng)商在正式提交方案建議書(shū)之前，用戶(hù)需要制定評(píng)估建議書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個(gè)電子表格，將RFP中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來(lái)分類(lèi)排列，根據(jù)其對(duì)用戶(hù)的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。需要指出的是，價(jià)格的靈活性往往比較大，在后期的商務(wù)談判過(guò)程中一般都會(huì)有所變動(dòng)。但報(bào)價(jià)必須在建議書(shū)里予以明示，因?yàn)檫@個(gè)報(bào)價(jià)將會(huì)成為未來(lái)進(jìn)行價(jià)格談判的參考依據(jù)，不至于使供應(yīng)商毫無(wú)根據(jù)、漫無(wú)邊際地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。

　　接下來(lái)是系統(tǒng)演示，這為用戶(hù)與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)。在這個(gè)階段，用戶(hù)應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動(dòng)權(quán)，準(zhǔn)備好在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候就一些關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)。對(duì)供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評(píng)估主要基于RFP階段的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。全部系統(tǒng)演示過(guò)程結(jié)束后，用戶(hù)對(duì)每一家供應(yīng)商及其提供的eHR解決方案就有了直觀(guān)認(rèn)識(shí)。

　　步驟六：拜訪(fǎng)用戶(hù)或軟件測(cè)試

　　在與勝出的供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項(xiàng)目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商提供的用戶(hù)名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶(hù)。與典型用戶(hù)聯(lián)系之前，項(xiàng)目組需要準(zhǔn)備一系列有針對(duì)性的問(wèn)題，問(wèn)題可以圍繞該典型用戶(hù)的eHR系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施效果、系統(tǒng)維護(hù)與應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、后續(xù)服務(wù)水平以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等方面展開(kāi)。

　　拜訪(fǎng)用戶(hù)這一環(huán)節(jié)對(duì)于有些項(xiàng)目來(lái)說(shuō)難度較大，費(fèi)用開(kāi)銷(xiāo)也較大。那么，搞一次關(guān)鍵需求測(cè)試應(yīng)該是一個(gè)比較理想的替代方案。供應(yīng)商按照用戶(hù)預(yù)先提供的測(cè)試用例進(jìn)行測(cè)試，進(jìn)一步確認(rèn)產(chǎn)品的各項(xiàng)性能指標(biāo)，如易用性、開(kāi)放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)是讓使用該模塊的工作人員參與進(jìn)來(lái)，共同參與評(píng)判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績(jī)效等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門(mén)，他們往往在系統(tǒng)選型前已經(jīng)在應(yīng)用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務(wù)，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會(huì)找出種種理由排斥使用新軟件，而堅(jiān)持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是eHR系統(tǒng)應(yīng)用走向失敗的一個(gè)很關(guān)鍵的原因。

　　步驟七：調(diào)整方案最后決策

　　通過(guò)溝通與供應(yīng)商和用戶(hù)的網(wǎng)站,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將在EHR再次補(bǔ)充和調(diào)整,確保每個(gè)鏈接的前面的技術(shù)環(huán)境,系統(tǒng)功能,系統(tǒng)性能,實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和報(bào)價(jià)及售后服務(wù)等各種問(wèn)題充分考慮,并要求供應(yīng)商回復(fù)或確認(rèn)計(jì)劃調(diào)整;對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，除了報(bào)價(jià)以外的所有事情都做出最大的承諾相對(duì)來(lái)說(shuō)比較容易。

　　在對(duì)供應(yīng)商及其用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)際上已經(jīng)對(duì)人力資源管理系統(tǒng)供應(yīng)商做出了一個(gè)粗略的排名。如果這些供應(yīng)商在上次的方案調(diào)整中沒(méi)有出現(xiàn)重大錯(cuò)誤，在重新評(píng)估方案后，上述排名的印象將保持不變。如果排名第一的供應(yīng)商明顯優(yōu)于其他供應(yīng)商，請(qǐng)邀請(qǐng)?jiān)摴?yīng)商進(jìn)行合同談判。但是，這并不意味著其他幾家供應(yīng)商已經(jīng)完全失去了機(jī)會(huì)，在之前的合同談判不順利的情況下，其他幾家人力資源管理系統(tǒng)供應(yīng)商又有了新的機(jī)會(huì)，所以不要在正式簽訂合同之前就對(duì)其他人力資源管理系統(tǒng)供應(yīng)商關(guān)上大門(mén)。