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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
HR如何處理員工的個(gè)人信息才合理合法？中國法律在個(gè)人信息保護(hù)方面邁出了重要的一步，被譽(yù)為”社會(huì)生活百科全書”的《民法典》，對(duì)我們平日里從合同簽訂到公司設(shè)立，甚至物業(yè)費(fèi)用和婚姻問題都有著指導(dǎo)作用。特別值得注意的是，《民法典》中關(guān)于個(gè)人信息的新規(guī)定，對(duì)企業(yè)人力資源管理提出了新的挑戰(zhàn)和要求。
據(jù)了解，新出臺(tái)的《民法典》對(duì)個(gè)人信息這一塊有了一些新規(guī)定，但在實(shí)際的人力資源管理又經(jīng)常會(huì)涉及到員工信息，那企業(yè)可以獲取的員工信息包括哪些？HR在日常工作中需要注意哪幾點(diǎn)？
01員工的個(gè)人信息
根據(jù)《民法典》第1034條規(guī)定，自然人的個(gè)人信息受法律保護(hù)。
這里的個(gè)人信息是以電子或者其他方式記錄的能夠單獨(dú)或者與其他信息結(jié)合識(shí)別特定自然人的各種信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份證件號(hào)碼、生物識(shí)別信息、住址、電話號(hào)碼、電子郵箱、健康信息、行蹤信息等。
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立職工花名冊，以備勞動(dòng)部門檢查，職工花名冊包括姓名、性別、民族、身份證號(hào)、戶口性質(zhì)、文化程度、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、職工類別、職稱資質(zhì)、用工形式、工種崗位、用工起始時(shí)間、合同期限、合同類型、入司年限等。
企業(yè)有權(quán)了解員工與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的情況，比如，健康情況、知識(shí)技能、學(xué)歷、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、家庭地址、主要家庭成員等。
02涉及到員工信息的背景調(diào)查
根據(jù)《民法典》第111條規(guī)定，自然人的個(gè)人信息受法律保護(hù)。任何組織或者個(gè)人需要獲取他人個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)依法取得并確保信息安全，不得非法收集、使用、加工、傳輸他人個(gè)人信息，不得非法買賣、提供或者公開他人個(gè)人信息。
所以現(xiàn)在做背調(diào)，企業(yè)需要更加謹(jǐn)慎，不能再找第三方機(jī)構(gòu)，最后在背調(diào)前和員工協(xié)商簽訂協(xié)議或者授權(quán)調(diào)查，這樣才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，避免后期帶來的不必要麻煩。
03員工檔案信息的收集
員工入職后，根據(jù)用工需求，都需要建立花名冊或者詳細(xì)檔案，會(huì)涉及到員工姓名、性別、身份證號(hào)碼、戶籍地址、現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容。
根據(jù)《民法典》第111條規(guī)定，自然人的個(gè)人信息受法律保護(hù)。企業(yè)依法收集、使用、加工、傳輸個(gè)人信息當(dāng)然不違法，所謂依法是指，在招聘訂立勞動(dòng)合同階段，企業(yè)有權(quán)根據(jù)《勞動(dòng)合同法》了解員工與履行勞動(dòng)合同相關(guān)的信息，比如基本信息、健康情況、知識(shí)技能、學(xué)歷、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、家庭住址、家庭成員構(gòu)成等。
所以企業(yè)在員工在職期間，應(yīng)該謹(jǐn)慎收集、妥善保管，并在員工離職后2年后，進(jìn)行合理銷毀。
04處理個(gè)人信息的注意事項(xiàng)
根據(jù)《民法典》第1035條規(guī)定，處理個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵循合法、正當(dāng)、必要原則，不得過度處理，并符合下列條件：
（1）征得該自然人或者其監(jiān)護(hù)人同意,但是法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的除外；
（2）公開處理信息的規(guī)則；
?。?）明示處理信息的目的、方式和范圍；
?。?）不違反法律、行政法規(guī)的規(guī)定和雙方的約定。個(gè)人信息的處理包括個(gè)人信息的收集、存儲(chǔ)、使用、加工、傳輸、提供、公開等。
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