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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在eHR項目實施過程中，經(jīng)?？梢月牭郊追巾椖拷?jīng)理問：“×經(jīng)理，我們到底什么時候才能上線?現(xiàn)在的進度已經(jīng)比計劃延期將近一個月了!”甚至?xí)苯訂枺骸澳銈児驹趯嵤┑臅r候到底有沒有計劃?!”……可能很多乙方經(jīng)理會說，在項目實施的周期當中，往往計劃沒有變化快。確實，這是客觀存在的。無論是各種不可預(yù)估的風(fēng)險，還是因為行業(yè)/集團政策的變動所引起的需求變更，這些在某種程度上都是不可從根本上避免的，只能努力地去規(guī)避。盡管有這樣或那樣的客觀存在，但這絕不應(yīng)該是項目經(jīng)理忽視或不重視實施計劃制定和管理的理由。認為花費那么多時間來制定實施計劃，根本是在浪費時間的觀點也是非常錯誤的。因為制定出具有很強可執(zhí)行性、全面及動態(tài)更新的計劃，不僅容易取得客戶的信任，平息他們的很多顧慮，感覺我們很專業(yè)，從而使得整個e-hr項目實施過程會比較順利地完成，而且對于乙方經(jīng)理對項目實施過程的控制作用也是不言而喻的。
結(jié)合本文作者多年的工作經(jīng)驗，試圖從實戰(zhàn)的角度來簡單闡述有關(guān)項目實施計劃擬定過程中的一些應(yīng)該注意的問題。當然通過理論中所提到的一些內(nèi)容，這里不再贅述，有興趣的同行可以自行參考。
首先，在項目實施計劃的制定過程中，項目經(jīng)理一定要充分地重視，在盡量掌握項目實際情況的條件下，努力制定出高質(zhì)量的計劃。因為一般情況下，客戶在選型的過程中，在投標書中都要求有實施計劃。但這樣的實施計劃大部分情況下是由銷售人員根據(jù)以往的計劃模板，進行簡單調(diào)整而形成的。所以這樣的計劃，僅僅只是其中一些關(guān)鍵時間點(里程碑)值得參考。真正可執(zhí)行的、高質(zhì)量的計劃，應(yīng)該是由項目經(jīng)理在經(jīng)過詳細的需求調(diào)研，綜合考慮客戶的實際情況之后，著手制定出來的。除了實施過程和任務(wù)必須完整之外，筆者著重要強調(diào)的是對風(fēng)險的評估和防范。因為影響計劃可行性的一個非常重要的方面，是對風(fēng)險的識別和防范工作考慮得不夠全面、分析得不夠細致。當然，如何做到這一點，實施經(jīng)驗可能起到的作用比較大。另外，仔細研究本項目與其他項目的不同點在哪里，也是很關(guān)鍵的。這樣才能形成高質(zhì)量的、量身定制的實施計劃。作者在幾年前與某國際知名外企的IT經(jīng)理有過一次合作，當時是要完成一個員工編碼由六位替換為八位的項目。當時在制定計劃時，他甚至考慮到了如果在編碼替換過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫癱瘓，將對項目產(chǎn)生哪些影響，如何消除，需要哪些資源……所以，有的時候，變化雖然快，但如果真正制定出高質(zhì)量的實施計劃，在很大程度上我們可以以不變應(yīng)萬變。
其次，實施計劃的制定也要與時俱進。計劃畢竟是計劃，即使我們?nèi)缟厦嬲撌龅模ㄟ^努力制定了高質(zhì)量的計劃。但要注意的是，這樣的計劃只是在當時制定的時候，按當時所掌握的信息來說是最好的。但如果真的發(fā)生了超出預(yù)料的風(fēng)險，必要的時候就應(yīng)該對計劃做出相應(yīng)的調(diào)整。當然，有人可能會說，頻繁地調(diào)整實施計劃會有損計劃的權(quán)威性。確實也有一定的道理。但反過來說，假設(shè)實際情況已經(jīng)發(fā)生了較大變化，原有的計劃已經(jīng)是有等于無了，沒有任何的可執(zhí)行性和控制作用，那就真的變成雞肋了。況且，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖的方法來制定母子計劃。母計劃更加關(guān)注的是一些項目實施的關(guān)鍵時間點，可以認為是一個戰(zhàn)略性的計劃。這一計劃是不會輕易發(fā)生變化的，因為這往往是由客戶的信息化管理規(guī)劃所決定的。而在此之下形成第二級的子計劃，這一計劃是對母計劃中各個項目實施階段的一個詳細分解，具有真正的可執(zhí)行性，也是戰(zhàn)術(shù)性的計劃。這樣，當發(fā)生變化時，一般只須對相應(yīng)的子計劃進行調(diào)整即可。比如可以每周分析項目進展、檢查計劃執(zhí)行情況、找出計劃與實際之間的差距，每周更新一次子計劃，基本上實時保證計劃的可執(zhí)行性，并及時傳達到雙方項目組成員。
最后，有了好的計劃，如何保證按計劃執(zhí)行也是至關(guān)重要的。事實上，有的時候進度延期，可能不是因為計劃制定地有問題，而是因為相關(guān)責(zé)任人沒有按照計劃規(guī)定的時間和標準來完成各自的工作。這種情況更容易發(fā)生在客戶方的最終用戶身上，因為絕大部分最終用戶都不是全職在項目中，而原有的日常工作還要兼顧。這樣很多時候沒有更多的時候來看最新的計劃，甚至忘記了還有項目中的工作。所以對最終用戶的督促工作可能在整個項目實施周期中都是不能停止的。而對于項目實施人員來說，如果當天的工作中出現(xiàn)一些小意外而導(dǎo)致可能影響進度的情況發(fā)生時，可能加班趕回工期也是必要的選擇。這樣，項目組雙方成員都應(yīng)該有責(zé)任、有意識來保證按計劃完成工作。
